Verktygslådan för uppföljning i öppen förskolaTill toppen

Verktygslådan för uppföljning i öppen förskola


Välkommen till Verktygslådan Del 2

Verktygslådan vill inspirera er att utveckla insatser inom öppna förskolan för att påskynda etableringen och stärka integrationen för utrikes födda föräldrar och deras barn. Här finns tips och idéer, både till er som redan idag erbjuder riktade insatser och till er som funderar över att inleda ett sådant arbete.

Verktygslådans innehåll

Verktygslådan består av två delar. Det här är Del 2 som är ett stöd för uppföljning. Det är en praktisk vägledning för att synliggöra framsteg och säkerställa att målsättningarna med insatserna uppfylls. I bilagan finns verktyg för uppföljning för den som vill komma igång direkt. Del 1 lyfter fram tips på insatser och aktiviteter samt kommunexempel inom olika områden. Del 1 hittar du här.

1. Innan ni sätter igång

Denna del ger er redskap för att systematiskt följa upp vad den öppna förskolans etablerings- och integrationsinsatser skapar för värde. Här finns vägledning för hur uppföljningen kan planeras och organiseras. I bilagan finns verktyg för uppföljning för den som vill komma igång direkt.

Uppföljningen ger en bild av era styrkor och utvecklingsområden. Den kan öka såväl kvalitet och arbetsglädje som verksamhetens status. Konsten är att göra uppföljningen steg för steg.

Målgrupp för uppföljningsstödet är i första hand den öppna förskolans ledning. Det kan också användas av medarbetare i den öppna förskolan. Om verksamheten redan bedriver ett kvalitetsarbete kan materialet anpassas till befintliga processer.

Varför uppföljning?

Att synliggöra värdet av den öppna förskolan är positivt. Såväl för medarbetare som får svart på vitt vad det dagliga arbetet faktiskt bidrar till, som för politiker vilka fattar beslut om finansiering. Det är även värdefullt för samarbetsaktörer som hänvisar besökare till den öppna förskolan.

När vi följer upp något säger vi samtidigt att det vi gör har betydelse. Uppföljning innebär därmed en professionalisering, där verksamheten tar ansvar för att arbeta mot vissa mål. Detsamma gäller för samarbetspartners om dessa inkluderas i uppföljningen. Uppföljningen sätter också ord på vad verksamheten vill uppnå. Det kan användas i både extern och intern kommunikation samt vid introduktion av nya medarbetare.

Genom uppföljningen lär chefer och medarbetare känna sin verksamhet och får en bild av vad som fungerar bra och mindre bra. Denna kunskap är ett värdefullt underlag vid diskussioner om hur de egna arbetssätten kan utvecklas.

Vad ska följas upp?

Det här stödet kan anpassas utifrån varje kommuns och öppen förskolas ambitioner och förutsättningar. När politiskt formulerade målsättningar finns för verksamheten, bör de vara en utgångspunkt. Om målsättningar saknas eller inte är tillräckliga är det bra att formulera vad verksamheten vill uppnå innan uppföljningsarbetet påbörjas.

En central utgångspunkt är att uppföljningen ska fokusera på det som är viktigast i verksamheten. Finns exempelvis endast mål om antal besökare bör dessa kompletteras med mål som beskriver vilket värde verksamheten vill skapa för besökarna. Målen behöver inte vara mätbara i betydelsen att det går att sätta en siffra på dem. Det viktiga är att de anger en ambition och riktning för arbetet.

Uppföljningsmetoderna är utformade för att följa upp kvalitativa mål i den öppna förskolan, där behov och förutsättningar varierar stort inom målgruppen. Delmålen utgår från kapitel 1–5 i Verktygslådans första del. Värdet av att arbeta med dessa områden som en väg till etablering finns belagd i forskning och studier. Läs mer i SKR:s kunskapsöversikt Öppen förskola öppnar många dörrar. Delmålen är:

  1. Fungerande sätt för samverkan och att nå utrikes födda föräldrar
  2. Stärkt språkutveckling
  3. Främja deltagande i förskolan
  4. Stärkt hälsa och egenmakt
  5. Stärkt arbetsmarknadsanknytning

Stödet kan även användas i en bredare uppföljning av den öppna förskolan. Detta då etablering och integration i de flesta fall bara är en del i verksamhetens uppdrag.

Vikten av förankring

Berörda parter behöver involveras innan uppföljningsarbetet påbörjas. En god förankring bidrar till att uppföljningen fungerar, används och blir långsiktigt hållbar.

Om initiativet till uppföljningen tas av ansvarig chef handlar det om att förankra beslutet hos såväl ansvariga politiker som hos de medarbetare som ska genomföra uppföljningen. Politiker behöver veta vad uppföljningen kan ge för information och hur den knyter an till de politiska ambitionerna med verksamheten. Medarbetarna behöver i ett tidigt skede involveras i planeringen av uppföljningen samt få klart för sig vilka arbetsuppgifter den medför.

Om initiativet till uppföljningen tas av medarbetare på den öppna förskolan eller inom sfi behöver det stämmas med ansvarig chef.

Frågor för reflektion och diskussion

  1. Varför vill vi följa upp vår verksamhet?
  2. Är det något särskilt vi vill veta mer om?

2.Planering av uppföljningsprocessen

Efter beslut och förankring om vad som ska följas upp, behövs en planering för uppföljningsarbetet. Har ni sedan tidigare ett systematiskt kvalitetsarbete (även om det inte finns några krav på det för öppen förskola) finns sannolikt redan rutiner för datainsamling, analys och användning. Verktygslådan kan då främst bidra med nytt innehåll till kvalitetsarbetet.

Datainsamling

I det här stödet finns ett antal datainsamlingsmetoder beskrivna. Ni kan använda en eller flera av dessa beroende på vad ni vill uppnå och vilka förutsättningar ni har att genomföra datainsamlingen. I kapitel 3 och bilagan beskrivs datainsamlingsmetoderna.

För att datainsamlingen ska fungera väl behövs:

  • Ett tydligt uppdrag och tillgängliggörande av tid till medarbetarna samt engagemang från ansvarig chef. Detta kan minska risken att den nya uppgiften prioriteras ned om tiden inte uppfattas räcka till. Detsamma gäller när sfi-lärare eller andra professioner ska delta.
  • Utse en ansvarig som ser till att material finns tillgängligt och som kontrollerar att arbetet fortlöper som det ska.
  • Börja med att införa en eller ett fåtal metoder, och lägg sedan till fler efterhand. Om medarbetarna får tid på sig att komma in i nya arbetssätt kan uppföljningen bli hanterbar, hållbar och succesivt mer fullständig.

Sammanställning

Även för sammanställningen av resultatet behöver en eller flera ansvariga utses. Sammanställningen kan exempelvis göras en gång per termin, eller i samband med eventuella tertial- eller kvartalsrapporter. För flera av datainsamlingsmetoderna finns mallar för sammanställning, dessa länkas till i bilagan.

Analysera och ta fram mål gemensamt

För att främja utveckling bör analysen åtminstone delvis göras gemensamt i medarbetargruppen. Ni kan diskutera alla nedanstående punkter vid samma tillfälle eller dela upp dem vid olika tillfällen. Även vad gäller analys av verksamhetens förmåga att nå sina mål (den första punkten nedan) kan en uppdelning göras så att olika delmål står i fokus vid olika tillfällen.

  • Analysera verksamhetens förmåga att nå sina mål. Vad säger det insamlade materialet om verksamhetens förmåga att nå sina målsättningar? Analysen kan utgå från frågeställningar som finns i kapitel 4. Sammanställningen av materialet är underlag för diskussionen. Den som ansvarar för sammanställningen kan lyfta fram resultat som är särskilt centrala för de olika delmålen.
  • Ta fram utvecklingsmål/åtgärder. Utifrån analysen av verksamhetens förmåga att nå sina mål kan personalgruppen komma fram till att verksamheten bör utvecklas inom vissa områden. Ett förslag till struktur för formulering av utvecklingsmål finns i kapitel 4.
  • Följa upp utvecklingsmål/åtgärder. Om utvecklingsmål formuleras är det viktigt att dessa särskilt följs upp i samband med övrig uppföljning, när lämplig tid har gått.
  • Utvärdera och uppdatera datainsamlingsmetoderna. Särskilt när nya metoder införs är det viktigt att också utvärdera om datainsamlingen gav användbar information samt hur genomförandet fungerat. Uppdateringar kan behöva göras, exempelvis av svarsalternativ i enkäter eller frågeställningar i den löpande reflektionen. Detta genomförs förslagsvis i samband med övrig uppföljning.

Kommunikation av resultat

Kommunikation av resultaten är en viktig del i uppföljningsprocessen. Förutom till ansvariga politiker, som har ett direkt intresse av vad uppföljningen visar, så kan utvalda delar också kommuniceras till högre beslutsfattande chefer i kommunen samt samarbetsaktörer. För aktörer som slussar besökare till verksamheten kan uppföljningen också vara ett underlag för att berätta om verksamheten och motivera nya besökare. Resultaten kan också delges lokal media.

Exempel på planeringsdokument

För att säkerställa att alla delar av uppföljnings/kvalitetsprocessen genomförs kan det vara till hjälp att ta fram ett planeringsdokument där samtliga moment listas och innehållet specificeras. Ett exempel finns nedan.

Tabell:1 Exempel på planeringsdokument

 

Månad

Moment

Ansvariga

Januari

16 jan: Uppdatering av planering

Enhetschef

Februari

1–14 feb: Datainsamlingsmetod 1

Pedagoger på ÖF

Pedagog A huvudansvar

Mars

1–31 mars: Datainsamlingsmetod 2

Koordinator huvudansvar
Pedagoger på ÖF
Sfi-lärare

April

Ingen aktivitet


Maj

14 maj: Sammanställning

Koordinator

Maj

20 maj: Analysmöte:
Analys av resultat och arbetssätt Ta fram utvecklingsmål
Utvärdering av datainsamlingsmetoder

Enhetschef huvudansvar
Koordinator
Pedagoger på ÖF

Maj

Nämndmöte 25 maj: Kommunikation av resultat till ansvariga politiker
26–31 maj: Kommunikation till högre beslutsfattande chefer och samverkansaktörer

Enhetschef

Juni–Aug

Ingen aktivitet


September

3 sep: Uppdatering av planering

Enhetschef

Oktober

1–14 okt: Datainsamlingsmetod 1

Pedagoger på ÖF
Pedagog A huvudansvar

November

7–14 nov: Datainsamlingsmetod 3

Enhetschef BVC

December

7 dec: Sammanställning

Koordinator

December

10 dec: Analysmöte:
Analys av resultat och arbetssätt Uppföljning av utvecklingsmål
Ta fram utvecklingsmål
Utvärdering av datainsamlingsmetoder

Enhetschef huvudansvar
Koordinator
Pedagoger på ÖF

December

Nämndmöte 14 dec: Kommunikation av resultat till ansvariga politiker

Enhetschef

Frågor för reflektion och diskussion

  1. Vad behöver vi ta hänsyn till när vi planerar verksamheten?
  2. Finns några risker när vi ska börja följa upp vår verksamhet och hur kan vi hantera dem?
  3. Vilken information är viktig att kommunicera till politiker och andra aktörer?

3. Om datainsamlingsmetoder

Här beskrivs de metoder för datainsamling som ingår i Verktygslådan. En detaljerad beskrivning av respektive metod finns i bilagan.

Datainsamlingsmetoderna är framtagna för att passa den öppna förskolans flexibla och öppna verksamhet. Föräldrar som besöker den öppna förskolan registreras inte. Därför är det inte möjligt att följa upp hur en enskild person utvecklas över tid. Många besöker också den öppna förskolan oregelbundet. När vi frågar vilket värde verksamheten har för besökarna behöver vi därför veta om den som svarar är där för första gången eller har besökt verksamheten regelbundet under en längre tid.

Av dessa skäl behövs bakgrundsfrågor i exempelvis enkäter om hur ofta en förälder besöker den öppna förskolan. För att ta reda på vilket värde verksamheten har för en målgrupp som har behov av insatser för etablering behöver vi ställa frågor om födelseregion och sysselsättning. Vissa metoder riktar sig istället särskilt till målgruppen som behöver komma vidare i en etableringsprocess.

Även om integration och etablering är i fokus för det här materialet så finns förutsättningar att följa upp andra aspekter av verksamheten. Vissa datainsamlingsmetoder berör alla besökare, inte enbart de med behov av stöd att utveckla språk och nå etablering (exempelvis enkätfrågor, statistik om besök). Andra metoder är utformade så att de kan kompletteras med frågor som inte rör språk och etablering (exempelvis löpande reflektion och självvärdering).

Olika insamlingsmetoder ger en samlad bild

En utgångspunkt för framgångsrik uppföljning är att valda insatser leder till ny kunskap och ökad medvetenhet utan alltför mycket administration. Datainsamlingsmetoderna i materialet är en kombination av kvalitativ och kvantitativ metod.

  • Några metoder som presenteras är tänkta att användas löpande. Dessa är statistik om besök och deltagande, dokumentation av framsteg och löpande reflektion och självvärdering. Avsikten är att få ett gott underlag genom förhållandevis snabba och enkla moment som genomförs varje dag eller varje vecka, antingen kontinuerligt eller under vissa perioder.
  • Andra metoder genomförs mer sällan, och kräver i vissa fall en större arbetsinsats. Dessa är enkäter, intervjuer, uppföljande kontakt efter avslut samt uppgifter från samarbetsaktörer.

Hantering av insamlade uppgifter

De uppgifter som samlas in med hjälp av Verktygslådans datainsamlingsmetoder är av generell karaktär (med ett undantag). De uppgifter som samlas in ska i regel inte vara möjliga att härleda till en individ, vilket innebär att de inte är personuppgifter i lagens mening och därmed inte kräver särskild hantering. Om ni misstänker att insamlade uppgifter i er verksamhet går att härleda till en individ, stäm av era rutiner med kommunens dataskyddsombud.

Uppföljande kontakt efter avslut är undantaget, eftersom metoden kräver lagring av personuppgifter i form av namn och kontaktuppgifter för att kunna kontakta besökare en tid efter avslut. I det fallet krävs att hantering av personuppgifterna sker i enlighet med kommunens rutiner för dataskydd.

Datainsamlingsmetoderna

Här ges en kort beskrivning av datainsamlingsmetoderna. De beskrivs mer utförligt i bilagan.

A. Statistik om besök och deltagande. För statistik över hur många som besöker verksamheten i stort och hur många som deltar i olika insatser, såsom språkundervisning eller möte med studie- och yrkesvägledare.

B. Föräldraenkät. Gör enkäter om hur besökande föräldrar upplever verksamheten och vad den betyder för dem. Enkäter har fördelen att de kan nå många föräldrar och därmed ge en samlad bild av besökarnas uppfattning. Nackdelen är att enkäter inte ger fördjupningar och förklaringar. En dialog med besökarna utifrån enkätfrågor och enkätresultat är ett sätt att få en sådan fördjupning.

C. Dokumentation av framsteg. Majoriteten av de framsteg som besökarna på den öppna förskolan gör, sker tidigt i en etableringsprocess, innan mer mätbara framsteg i form av praktik, arbete eller avklarade sfi-nivåer uppnås. Genom att medarbetarna systematiskt noterar varje gång de får kännedom om ett framsteg ges en samlad bild. Detta görs på ett enkelt sätt utifrån en lista med färdiga kategorier.

D. Intervjufrågor. För att få mer fördjupade insikter om vad verksamheten betyder för besökarna kan intervjuer genomföras. För att skapa förutsättningar för ett gott samtal kan intervjuerna, om det är möjligt, genomförs av en person med liknande erfarenheter som den som intervjuas. Om en intervjuare dessutom talar samma språk som den som blir intervjuad så skapas förutsättningar för mer nyanserade svar än om samtalet genomförs med tolk eller en begränsad svenska eller engelska.

E. Uppföljande kontakt en tid efter avslut. För att få en uppfattning om verksamhetens betydelse på lång sikt kan en uppföljande kontakt tas med föräldrar som gett sitt medgivande. Det gäller föräldrar som tidigare besökt verksamheten regelbundet och där det är tydligt när tiden på den öppna förskolan slutar, exempelvis då barnet börja på förskola.

F. Löpande reflektion och självvärdering. Att varje dag eller vecka kort reflektera kring det egna arbetet utifrån specifika frågeställningar kan öka personalens medvetenhet om det egna arbetet och sätta fokus på centrala perspektiv i verksamheten.

G. Kvalitativ uppföljning samarbetsaktörer som slussar deltagare till den öppna förskolan. Den öppna förskolan kan återkommande, exempelvis en gång per termin, fråga de aktörer som slussar besökare till den öppna förskolan hur slussningen har fungerat.

H. Uppgifter från sfi. Uppgifter från sfi kan ge er en bild av hur stor målgruppen för språkundervisning på öppna förskolan är samt kunskapsutvecklingen hos deltagarna. Varje kommun får undersöka möjligheterna att få sådan information, då sfi har olika system för dokumentation och uppföljning.

I. Uppgifter från förskola. För att få en bild av om deltagandet på den öppna förskolan underlättar barnens deltagande i ordinarie förskola kan ni varje höst fråga förskolor hur inskolningen av dessa barn fungerat.

För att följa upp verksamhetens förmåga att främja språkutveckling och etablering är dokumentation av framsteg samt föräldraenkät särskilt viktiga. Dessa båda metoder är utformade för att synliggöra och kvantifiera framsteg, som enligt forskningen är avgörande för möjligheterna att etablera sig i samhället, men som är svårfångade i formell statistik.

För att följa det egna arbetet är personalens löpande reflektion och självvärdering särskilt central.

Frågor för reflektion och diskussion

  1. Vilka datainsamlingsmetoder verkar mest intressanta för oss?
  2. Vilka metoder ska vi välja för att få en allsidig bild av verksamheten styrkor och utvecklingsområden?
  3. Vilka datainsamlingsmetoder har vi goda förutsättningar för att genomföra?

4. Analys och utveckling

I det här kapitlet ges en vägledning i hur ni kan analysera underlaget och använda det för att utveckla verksamheten.

Analys utifrån delmålen

Analysen av underlaget bör göras med utgångspunkt i verksamhetens mål. Här utgår vi från mål för de fem områden som beskrivs i kapitel 1 och i Verktygslådans första del. De flesta datainsamlingsmetoder ger information om flera olika delmål. Som stöd för analysen finns frågeställningar på nästa sida kopplade till de olika delmålen.

Varje fråga diskuteras i medarbetargruppen och personalen ger sig själv ett betyg: rött, gult eller grönt. Rött betyder ”behöver förbättras”, gult betyder ”viss förbättringspotential finns” och grönt betyder ”fungerar bra”. Om verksamheten har mätbara mål som anger ett förväntat resultat, är dessa en naturlig utgångspunkt vid betygssättningen.

För varje delmål diskuteras under analysmötet vilka faktorer i verksamheten som bidrar till positiva resultat samt vilka områden som behöver utvecklas. Det är inte nödvändigt att ha utvecklingsmål för alla områden med gult eller rött betyg.

Förslag till frågeställningar

Nedan listas förslag på frågeställningar som analysen kan utgå ifrån. Efter varje fråga står inom parantes vilken del av datainsamlingen som kan ge underlag för att besvara frågan. Varje område avslutas med två frågor om styrkor och utvecklingsbehov, där ni gör en egen värdering under analysmötet.

I Verktygslådans första del finns reflektionsfrågor som kan användas som ett komplement för självvärdering.

1. Fungerande samverkan och sätt att nå utrikes födda föräldrar

  • Hur många besökare når vi? (A. Statistik)
  • Antal besökare totalt
  • Antal förstagångsbesökare
  • Hur stor andel av föräldralediga från sfi deltar i språkundervisning på den öppna förskolan? (A. Statistik, H. Uppgifter från sfi)
  • Når vi en målgrupp som har behov av stöd i etablering? (B. Enkätfråga 4 och 5)
  • Hur stort deltagande har vi i de olika aktiviteterna? (A. Statistik)
  • Hur får besökarna kännedom om verksamheten? (B. Enkätfråga 1)
  • Hur fungerar slussning/hänvisning hos våra samarbetsaktörer? (G. Uppgifter från samarbetsaktörer)
  • Vilka styrkor har vi vad gäller att nå ut till målgruppen? (Egen värdering)
  • Inom vilka delar av verksamheten behöver vi utvecklas? (Egen värdering)

2. Stärkt språkutveckling

  • I vilken utsträckning har målgruppens språkutveckling stärkts? (C. Dokumentation av framsteg 10, B. Enkätfråga 8 och 12, A. Intervjuer, H. Uppgifter från sfi)
  • Har vi erbjudit språkundervisning på tider som passar eleverna? (B. Enkätfråga 11)
  • Vilka styrkor har vi vad gäller att stärka målgruppens språkutveckling? (Egen värdering)
  • Inom vilka delar av verksamheten behöver vi utvecklas? (B. Enkätfråga 13, Egen värdering)

3. Främjande av deltagande i förskolan

  • I vilken utsträckning främjas besökande barns deltagande i förskolan? (C. Dokumentation av framsteg 13, B: Enkätfrågor 8–9, D. Intervjuer)
  • Har den öppna förskolan skapat bättre förutsättningar inför förskolestarten? (I. Uppgifter från förskola, D. Intervjuer)
  • Vilka styrkor har vi vad gäller att främja deltagande i förskolan? (Egen värdering)
  • Inom vilka delar av verksamheten behöver vi utvecklas? (Egen värdering)

4. Stärkt hälsa och egenmakt

  • I vilken utsträckning har den öppna förskolan främjat målgruppens delaktighet och nätverk? (B. Enkätfråga 7, F. Löpande reflektion 2, 5, 6 samt intervjuer)
  • I vilken utsträckning har målgruppen stärkt sin egenmakt, exempelvis genom att göra saker de tidigare avstått ifrån? (C. Dokumentation av framsteg 1–12, D. Intervjuer)
  • I vilken utsträckning har den öppna förskolan främjat en god hälsa? (B. Enkätfråga 8, F. Löpande reflektion 7, D. Intervjuer)
  • I vilken utsträckning har den öppna förskolan främjat målgruppens förmåga att orientera sig i samhället? (B. Enkätfråga 8, F. Löpande reflektion 1, 3, D. Intervjuer)
  • Vilka styrkor har vi vad gäller att stärka hälsa och egenmakt? (Egen värdering)
  • Inom vilka delar av verksamheten behöver vi utvecklas? (Egen värdering)

5. Stärkt arbetsmarknadsanknytning

  • I vilken utsträckning har målgruppen tagit konkreta steg mot utbildning och arbete? (C. Dokumentation av framsteg 10–15)
  • I vilken utsträckning har den öppna förskolan främjat målgruppens förutsättningar för deltagande i arbetslivet, exempelvis genom ökad kunskap om samhället, nätverk med etablerade? (B. Enkätfråga 7 och 8, F. Löpande reflektion 1-3, D. Intervjuer)
  • Vilka styrkor har vi vad gäller att stärka målgruppens förutsättningar för deltagande i arbetslivet? (Egen värdering)
  • Inom vilka delar av verksamheten behöver vi utvecklas? (Egen värdering)

Exempel på sammanställning av analysen

För att visa hur analysen enligt frågeställningarna ovan kan sammanfattas och dokumenteras så visas här ett exempel på hur dokumentationen från analys gällande delmålet stärkt hälsa och egenmakt skulle kunna se ut.

Mall sammanställning analys för delmål

Tabell 2: Exempel på sammanställning av analys

Fråga

Värdering

Styrkor verksamhet

Svagheter verksamhet

Planerade aktiviteter och utvecklingsmål

I vilken utsträckning har målgruppen stärkt sin egenmakt, exempelvis genom att göra saker de tidigare avstått ifrån?

Grönt

Vi gör utflykter och andra aktiviteter
Vi uppmuntrar föräldrar att våga nytt



I vilken utsträckning har den öppna förskolan främjat en god hälsa?

Gult

Vi erbjuder gemenskap och sammanhang som ger bättre psykiskt mående

Vi saknar aktiviteter för bättre fysisk hälsa

Aktiviteter:
Inför promenad en gång per vecka

Inför yoga med baby en gång per vecka


Mål:
Fler i målgruppen väljer alternativ "mår bättre" i enkäten. (ej relevant att ange antal, då det varierar vilka som ingår i målgruppen)


Förbättrat fysiskt mående näms i intervjuer.

I vilken utsträckning har den öppna förskolan främjat målgruppens förmåga att orientera sig i samhället?

Gult

Erbjuder föreläsningar i samhällsorientering

De som inte deltar i föreläsningar får
inte mycket samhällsinformation

Aktiviteter:
Genomför föreläsningar dagtid, utöver kvällstid
Ställer frågor och ger information i det dagliga samtalet (följs upp genom löpande reflektion)


Mål:
Fler i målgruppen väljer alternativ ”kunskap om samhället” i enkäten
Fler framsteg noteras för deltagande i samhällsorientering, föräldrautbildning etc. (ej relevant att ange antal)

Frågor för reflektion och diskussion

  1. Vilka frågeställningar är relevanta att utgå ifrån för oss (från listan ovan eller andra frågeställningar)?
  2. Vad krävs för att vi ska ge oss själva betyg grönt, gult respektive rött (nå samsyn i medarbetargruppen)?

Bilaga Konkreta datainsamlingsmetoder

A. Statistik om besök och deltagande

Antalet besökare kan exempelvis dokumenteras genom att låta föräldrar markera sin och sitt barns närvaro när de kommer till verksamheten. För att få en uppfattning om antalet unika besökare kan föräldrar som är där för första gången markera en särskild ruta. För att få en mer fullständig bild av deltagandet kan verksamhetens medarbetare också dokumentera antalet deltagare i vissa specifika aktiviteter, såsom samtal med studie- och yrkesvägledare (syv) eller föräldrarådgivare samt språkundervisning.

A. Mall insamling av besöksstatistik
A. Mall sammanställning besöksstatistik

Att tänka på

Avgörande för att statistiken ska bli korrekt är att samtliga besökande föräldrar fyller i inskrivningsblanketten. Vid det första besöket på den öppna förskolan kan medarbetarna därför poängtera vikten av att blanketten fylls i. De kan också påminna föräldrar, exempelvis i slutet av sångstund eller andra aktiviteter. Att inskrivningsblanketten är väl synlig är också en viktigt.

B. Föräldraenkäter

De enkätfrågor som presenteras här kan komplettera de enkätfrågor som verksamheten har sedan tidigare eller helt ersätta dessa. Vi lämnar nedan förslag på enkätfrågor som kan ges till alla besökande föräldrar samt frågor som riktar sig till elever i språkundervisning.

B. Enkät till föräldrar på den öppna förskolan

Diskussion med besökare utifrån enkäten

För att fördjupa den kunskap som enkäten ger kan medarbetarna diskutera frågor och svar med de föräldrar som besöker verksamheten. Fokusera på enkätfrågorna med bilder utifrån dessa frågor:

  • Fördjupningsfrågor om hur de ser på innebörden av de olika områdena. Exempelvis:
  • Hur är det när familjelivet är bra?
  • I vilka situationer känner jag mig vilsen i Sverige? Vilken kunskap om samhället behöver jag?
  • I vilka situationer på den öppna förskolan kan jag känna mig osäker? När känner jag mig trygg?
  • Är det något av dessa områden som är särskilt viktiga för dig? Hur skulle vi kunna hjälpa dig mer inom de områdena?

Medarbetarna kan också själva välja ut några områden som de ser som viktiga eller där de sett ett intressant resultat i svaren. Diskussionen kan då utgå från frågor som:

  • Varför tror ni att många/få har valt att markera det här ordet/meningen?
  • Hur skulle vi kunna utveckla verksamheten för att få fler eller färre att markera det här alternativet?

Att tänka på

Inför genomförandet av en enkätundersökning behöver ni ta ställning till om den ska genomföras digitalt eller i pappersform. Kanske har kommunen ett digitalt enkätverktyg som kan användas. Tänk på att flera enkätfrågor har illustrationer för att underlätta förståelsen. Ett annat alternativ är att låta besökarna besvara enkäterna i pappersformat och sedan föra över och räkna samman dem i enkätverktyg eller i Excel-mallar som finns nedan.

B. Mall att fylla i enskilda enkätsvar
B. Mall sammanställning enkätsvar

För stora delar av målgruppen kan det vara svårt att besvara en enkät på svenska. För de besökare som deltar i språkundervisning är det en god idé att gå igenom enkäten i undervisningen. Medarbetarna kan också gå igenom enkäten personligen med besökarna. Enkäten blir då inte anonym, vilket är negativt. Fördelen är att enkäten då kan genomföras som en intervju med möjlighet till fördjupning. Att översätta enkäten till de vanligaste språken är ett annat sätt att göra det lättare för målgruppen att besvara enkäten.

Vid sammanställning av enkätsvaren behöver svaren sorteras utifrån bakgrundsfrågorna (fråga 1–6) så att analysen kan ta utgångspunkt i dessa. Det kan också vara relevant att göra jämförelser mellan olika grupper, exempelvis om utrikes födda och inrikes födda upplever verksamheten olika.

C. Dokumentation av framsteg

I den här metoden noterar Medarbetarna på den öppna förskolan när de får veta att besökarna har gjort framsteg enligt listan nedan. Observera att en central utgångspunkt är att framsteg bara noteras om det utgör en förändring från en persons tidigare beteende. Exempelvis noteras inte om en person deltar i en utflykt vid första tillfället, utan bara om hen tidigare låtit blir att följa med trots att möjlighet funnits. Detta sätt att räkna innebär att det är framstegen som räknas och inte antalet personer som gör framsteg.

C. Mall dokumentation av framsteg

Framsteg att notera:

  1. Kommit till den öppna förskolans generella verksamhet och inte enbart riktade insatser
  2. Deltagit aktivt i verksamheten (sångstund, kreativa aktiviteter, fika etc.)
  3. Deltagit i djupare och/eller längre samtal med medarbetare eller annan besökare
  4. Ger uttryck för nya insikter/värderingar som stärker egenmakt
  5. Valt att delta i samhällsorientering, föräldrautbildning, träffa syv eller annan utbildning som förmedlas via den öppna förskolan
  6. Deltagit i gemensam utflykt i närområdet eller längre bort (park, bibliotek, museum etc.)
  7. Gjort egen utflykt i närområdet eller längre bort (park, bibliotek, museum etc.)
  8. Träffat annan besökare till öppna förskolan utanför verksamheten
  9. Tagit kontakt med annan relevant samhällsaktör (medborgarkontor, socialtjänst, jurist, etc.)
  10. Skrivit in sig på sfi
  11. Sökt annan utbildning
  12. Sökt arbete
  13. Väljer att ha barn i förskola (ställt i kö eller fått plats)
  14. Fått praktik
  15. Fått arbete

Att tänka på

En utmaning med den här metoden är att dokumentationen av framsteg behöver göras anonymt för att undvika att insamlade uppgifter ska kunna härledas till en individ. Detta innebär en risk för dubbelnoteringar. Kommuner har löst detta genom att dokumentera framstegen på utskrivet papper och att skriva en bokstav som representerar en person vid varje notering. Uppgifterna behöver sedan föras över i digitalt format i samband med exempelvis halvårsvis sammanställning. För de personer som kommer regelbundet kan personalen eventuellt dela upp ansvaret sinsemellan, så att varje personal följer ett antal medarbetare snarare än att alla följer samtliga.

Medarbetarna kan också välja att visa listan för besökare och ställa frågor till dem om vilka framsteg de gjort. På så sätt kan dubbelnoteringar undvikas samtidigt som medarbetarna får in mer information om besökarnas framsteg. Erfarenheter visar att det också kan fungera motiverande för vissa föräldrar. De kan därigenom få syn på att exempelvis deltagande i den ordinarie verksamheten eller utflykter kan vara viktiga steg i en personlig utveckling och på vägen mot etablering. Det kan också leda till att besökare ser till att uppfylla de framsteg som de ännu inte uppnått.

Vid analys och kommunikation av resultatet är det viktigt att förklara att den här metoden inte fångar alla framsteg som besökarna gör och att det är sannolikt att ytterligare framsteg uppnås.

D. Intervjuer med föräldrar

Intervjuer med besökande föräldrar kan göras utifrån följande frågor.

Frågeguide intervjuer med föräldrar

Kort intro: Jag heter NN och gör en intervjustudie där vi intervjuar föräldrar som besöker den öppna förskolan. Den öppna förskolan vill veta vad ni som besöker verksamheten tycker och vilken betydelse den öppna förskolan har för er. Utifrån det ni berättar vill den öppna förskolan utvecklas och bli ännu bättre. Du kommer att vara anonym, det vill säga jag kommer inte att berätta vidare för andra vad du har sagt.

Frågor om den öppna förskolan

  1. Hur ofta kommer du hit till den öppna förskolan?
  2. Vad brukar du göra när du är här?
  3. Hur har den öppna förskolan hjälpt dig?
    Ställ först frågan öppet. Därefter kan du fråga särskilt om den öppna förskolan har påverkat följande områden och i så fall hur:
    a. Språkkunskaper
    b. Förståelse för det svenska samhället
    c. Hälsa
    d. Syn på framtiden
    e. Möjligheter att få ett arbete längre fram
    f. Bättre förståelse för ordinarie förskola
  4. Hur har den öppna förskolan hjälpt ditt barn?
  5. Vad är bra med den öppna förskolan?
  6. Vad är mindre bra?
  7. Har du förslag på förändringar?

Bakgrundsfrågor om dig

  1. Hur länge har du bott i Sverige?
  2. Hur många barn har du, i vilka åldrar?

Att tänka på

Intervjuer kan ge en nyanserad och levande bild av vad verksamheten ger besökarna. Erfarenheter visar samtidigt att det finns en risk att intervjuer blir alltför kortfattade, på grund av begränsade språkkunskaper eller ovana att bli intervjuad. Användning av tolk kan också göra att nyanser går förlorade. Dessa utmaningar kan hanteras om intervjuerna genomförs av en person med liknande erfarenheter som den som intervjuas.

Olika metoder för brukarrevision talar för att den som har egen erfarenhet ofta ställer andra typer av frågor, och ofta får andra svar än den som saknar egen erfarenhet. En person som har erfarenheter av att komma som ny till Sverige och att ha små barn i det nya landet kan därför genomföra intervjuerna. Om hen dessutom talar samma språk som den som blir intervjuad (om denna inte talar flytande svenska) så skapas goda förutsättningar för samtalet. I enlighet med perspektivet i brukarrevisioner kan frågorna ovan med fördel bytas ut eller justeras av den som ska genomföra intervjuerna.

Notera att om ni dokumenterar de intervjuades namn så krävs att uppgifterna hanteras i enlighet med GDPR. Stäm i så fall av rutiner med kommunens dataskyddsombud. Om ni inte dokumenterar namn och insamlade uppgifter inte kan härledas till en individ krävs däremot ingen särskild hantering.

E. Uppföljande kontakt en tid efter deltagande

Medarbetarna kan göra en uppföljning en tid efter att besökaren slutat på öppna förskolan, exempelvis ett år senare. I samband med avslutet behövs i så fall rutiner för att fråga om föräldrarna är villiga att ha en uppföljande kontakt, samt att be om kontaktuppgifter. När en tid har gått kontaktar personalen besökaren. Samtalet kan utgå från följande frågor:

Hej! Det har nu gått en tid sedan du slutade besöka oss på den öppna förskolan. Vi är nyfikna på hur du ser på verksamheten nu.

  • Har du haft användning av tiden på den öppna förskolan under det år som gått?
  • Nu när ett år har gått, har du förslag på förändringar i verksamheten som kan hjälpa personer i liknande situation som din ytterligare?

Observera att den här datainsamlingsmetoden innebär att ni behöver lagra personuppgifter. Kontakta därför kommunens dataskyddsombud för att säkerställa att ni följer GDPR:s bestämmelser kring insamling och lagring av personuppgifter.

F. Löpande reflektion och självvärdering

Medarbetarna kan gemensamt reflektera utifrån en eller ett par frågor, till exempel fem minuter dagligen eller femton minuter per vecka. Frågorna nedan är förslag. Verksamheterna bestämmer själva vilket innehåll och vilka formuleringar som är relevanta för dem. Självklart kan ni också byta ut någon/några av frågorna mot andra som inte har med integration och etablering att göra.

Reflektionen avslutas med att medarbetarna ger sig själv ett betyg: rött, gult eller grönt. Rött betyder ”Inte alls/mycket lite”, gult betyder ”Delvis, men inte vid alla relevanta tillfällen” och grönt betyder ”Ja, genomgående när det varit relevant under hela dagen/veckan”.

F. Mall för löpande reflektion och självvärdering

Förslag på självvärderingsfrågor

  1. Har vi samtalat om framtidsdrömmar, utvecklingsmöjligheter och v ägar dit, utifrån våra besökares förutsättningar och önskemål?
  2. Har vi främjat möten mellan svenskspråkiga (personer etablerade i samhället) och icke svenskspråkiga (personer som ännu inte är etablerade i samhället)?
  3. Har vi i samtal gett våra besökare information om samhällsaktörer, såsom förskola, medborgarkontor, bibliotek som är relevant utifrån deras behov och förutsättningar?
  4. Har vi tagit tillvara våra olika kompetenser och perspektiv från våra samarbetspartners i arbetet och verkat för en god samverkan?
  5. Har vi verkat för att föräldrarna kan bli stöd för varandra, exempelvis genom att introducera kontakt och att låta dem hjälpa varandra och bli förebilder?
  6. Har vi välkomnat och uppmärksammat alla föräldrar och alla barn under dagen?
  7. Har vi främjat en god hälsa, exempelvis genom ökad kunskap och aktiviteter?

Att tänka på

Det är angeläget att göra reflektionen till en naturlig del av arbetsvardagen. Om det är svårt att samla medarbetarna varje dag är ett alternativ att ha individuell reflektion varje dag och markera med färg, och så samlas det ihop vid ett tillfälle i veckan. Även samverkanspartners kan inkluderas i arbetet, till exempel brobyggare från språkverksamheter eller liknande.

G. Uppgifter från samarbetsaktörer som slussar deltagare till öppna förskolan

Den öppna förskolan kan terminsvis fråga de aktörer som slussar besökare till den öppna förskolan om hur slussningen har fungerat. Här avses barnhälsovården och andra aktörer i närområdet. Tanken är att personalgruppen hos samarbetsaktören vid något tillfälle tillsammans diskuterar och besvarar frågorna.

Frågor som kan ställas är:

  • I vilken utsträckning informerar medarbetarna föräldralediga/gravida som inte talar svenska om verksamheten på den öppna förskolan? Ges informationen till alla föräldrar eller görs ett urval?
  • Vid vilka tillfällen och på vilket sätt ges informationen? (skriftligt material, muntlig information, följer med och ser till att kontakt upprättas etc.)
  • Hur uppfattar medarbetarna att information om den öppna förskolan tas emot av målgruppen?
  • Kan informationen ges på ett sätt som i än högre grad främjar övergångar till den öppna förskolan när detta är relevant?
  • Vid vilka tillfällen ges inte information trots att det vore relevant?
  • Varför?
  • Hur kan detta förändras?

Att tänka på

Innan frågorna ställs bör syftet med uppföljningen förankras hos samarbetsaktörerna. En samsyn behöver finnas om att målgruppen, såväl som de båda verksamheterna, gynnas av samverkan. Om ni genomför enkäten, återkoppla gärna resultat om var besökarna har fått information om den öppna förskolan (fråga 1) till era samarbetsaktörer.

H. Uppgifter från sfi

Sfi har olika system för dokumentation och uppföljning, varför det inte är möjligt att ange vilka uppgifter som kan samlas in från sfi. Den öppna förskolan kan ha en dialog med sfi i sin kommun för att ta reda på vilka uppgifter som är möjliga att få ut. Följande information kan vara relevant att samla in.

En del av målgruppen för språkundervisning på den öppna förskolan är personer som är föräldralediga från sfi. För att ta reda på hur stor den delen av målgruppen är kan den öppna förskolan be sfi om uppgifter om antalet föräldralediga från sfi-undervisningen. Detta kan sedan jämföras med antalet personer som deltar i språkundervisning på den öppna förskolan. Observera att när kvinnor sjukskriver sig under graviditeten registreras detta som en vanlig sjukskrivning, varför det kan krävas en manuell genomgång för att få fram fullständiga uppgifter.

Det kan också vara relevant att följa upp kunskapsutvecklingen hos dem som deltagit i språkundervisning på den öppna förskolan. Detta förutsätter att det är sfi som bedriver undervisningen på öppna förskolan och att deltagarna registreras hos sfi. Genom att kartlägga de studerandes kunskapsnivå när de påbörjar och avslutar insatsen kan sfi undersöka hur kunskapsnivån utvecklats under föräldraledigheten. Sfi-läraren på den öppna förskolan behöver då registrera kartläggningsresultat vid insatsens start och avslut, exempelvis i sfi-verksamhetens system eller i den individuella studieplanen. I uppföljningen är det viktigt att ta hänsyn till hur ofta en person har deltagit i undervisningen på den öppna förskolan, eftersom detta varierar stort mellan olika personer.

Tips: För nya elever, som inte har deltagit i sfi-undervisning tidigare kan det vara bra att upprätta en individuell studieplan tillsammans med syv och sfi-lärare när insatsen påbörjas. Studieplanen kommer att följa den studerande under studier på vuxenutbildningen. Informationen från språkundervisningen under föräldraledigheten kommer därigenom också att föras vidare till studierna efter föräldraledigheten.

I. Uppgifter från förskola

Den öppna förskolan kan varje höst fråga förskolor, där familjer på öppna förskolan skriver in sina barn, hur inskolningen har fungerat för de barn som gått på den öppna förskolan. Innan frågorna ställs bör syftet med uppföljningen förankras hos förskolorna. En samsyn behöver finnas om att samverkan och uppföljning kan bidra till ömsesidigt lärande.

Frågor som kan ställas är:

  • Hur har inskolningen fungerat för barn som har gått på den öppna förskolan och har annat modersmål än svenska?
  • På vilket sätt, om något, märks en skillnad mellan de barn som gått på öppen förskola och de som inte har gjort det, bland de barn som har annat modersmål än svenska?
  • Finns utmaningar i inskolningen, där vi på den öppna förskolan bättre kan förbereda barn och föräldrar inför deltagandet i förskolan