Upphandling för jämställdhetTill toppen

Upphandling för jämställdhet


– en vägledning

Inledning

I ett jämställt samhälle svarar all offentligt finansierad verksamhet mot både kvinnors och mäns villkor och behov. Den här vägledningen visar hur organisationer kan ställa jämställdhetskrav i upphandlingen, på leverantörer, på varor, tjänster och byggentreprenader. Syftet är att kunna erbjuda en likvärdig välfärd och en jämställd fördelning av resurser till olika grupper av kvinnor och män, flickor och pojkar.

Om vägledningen

  • Denna vägledning gäller för upphandlingar enligt lagen om offentlig upphandling (LOU), samt lagen om upphandling inom försörjningssektorerna (LUF).
  • I texten hänvisas till upphandlande organisationer, vilket inkluderar statliga myndigheter, enheter, kommuner och regioner.
  • Med begreppet avtal avses såväl kontrakt som ramavtal.
  • Vägledningen kompletterar annat stöd för offentlig upphandling från Upphandlingsmyndigheten, Sveriges Kommuner och Regioner (SKR) och Adda.

Vägledningen utgår från Upphandlingsmyndighetens modell för inköpsprocessen i tre steg: förberedelser, genomförande och realisering av avtalet. Inledningsvis beskrivs hur det övergripande nationella, regionala och lokala regelverket styr mot jämställdhetskrav i upphandlingen.

De olika stegen i processen involverar olika funktioner och nivåer i organisationen, från den politiska ledningen eller myndighetsledningen till upphandlare och controllers. De olika stegen i det här stödet riktar sig därför till delvis olika målgrupper, men det är förstås bra om alla inblandade har en förståelse för helheten.

Checklista för jämställd upphandling

De viktigaste frågorna i vägledningen finns samlade i en separat checklista. Den är gjord som en ifyllbar PDF, så att svaren enkelt kan sparas och användas som dokumentation av inköpsprocessen.

Checklista för jämställd upphandling (pdf)

Du som deltar i en upphandling:

  • bidrar till att jämställdhetsperspektivet är en naturlig del i både planering, genomförande och uppföljning av en upphandling
  • bidrar till att det som upphandlas har sin grund i verkliga behov och inte utifrån föreställningar om vad kvinnor och män brukar vilja ha
  • bjuder in olika grupper av kvinnor och män till dialoger inför en upphandling och dialogen utformas så att en bredd av röster lyfts fram
  • synliggör utfallet för kvinnor och män samt tänkbara effekter för jämställdhet, kopplat till upphandlingen.

En modell för strategiska inköp

En modell för strategiska inköp Förklaringstext: Illustrationen visar stegen i en inköpsprocess, från övergripande policy till förberedelser, upphandling och realisering av avtalet.

Källa: Upphandlingsmyndigheten

Illustrationen visar stegen i en inköpsprocess, från övergripande policy till förberedelser, upphandling och realisering av avtalet.

Jämställdhetsintegrering

Jämställdhetsintegrering är en strategi för att nå jämställdhetsmål, till exempel de nationella jämställdhetspolitiska målen eller mål som beslutas av kommun- eller regionfullmäktige. Strategin innebär att all planering, beslutsfattande, genomförande och uppföljning ska ha ett jämställdhetsperspektiv. Det är en strategi för att göra jämställdhetsarbetet till en del av den ordinarie verksamheten, istället för att det bedrivs i separata projekt.

För att förankra jämställdhetskrav i organisationen måste det integreras i befintliga processer, i styrning, ledning och uppföljning. Om jämställdhetsaspekten arbetas in i existerande upphandlingspolicys, checklistor för upphandling, vägledningar, rapporteringssystem, kommunikation och så vidare, blir det en naturlig del av verksamheten för dem som direkt ska arbeta med frågan.

Strategin förutsätter att det finns ett övergripande beslut om jämställdhetsintegrering, att ledningen följer upp arbetet, samt att det finns kunskap och kompetens om jämställdhet i organisationen.

Lärande exempel: Jämställdhet i upphandlingspolicyn

En upphandlingspolicy är ofta kortfattad och övergripande, men Region Örebro län skriver explicit ut att jämställdhet ska beaktas när så bedöms vara möjligt:

5.3 Miljö, etiska och sociala krav i upphandling

Vid upphandling ska relevanta krav på miljö, etiska och sociala ansvarstagande ställas på leverantör och dennes vara/tjänst. Styrande för utformande av specifika hållbarhetskrav är Region Örebro läns verksamhetsplan samt Miljö- och hållbarhetsprogrammet.

Styrande för krav på socialt ansvarstagande är den uppförandekod som tagits fram gemensamt av alla landsting och regioner.

Region Örebro län ska särskilt beakta jämställdhet, social hänsyn och den sociala ekonomin när så bedöms vara möjligt

Hållbar upphandling (Region Örebro läns webbplats) Stöd för jämställdhetsintegrering

Fördjupning: Jämställdhet eller jämlikhet?

Jämställdhet och jämlikhet låter nästan likadant och har många beröringspunkter, men det är inte samma sak.

Jämlikhet innebär att alla människor har samma värde och rättigheter, oavsett vilka de är. I Sverige hänvisar vi ofta till de sju diskrimineringsgrunderna:

  • kön
  • etnisk tillhörighet
  • religion eller annan trosuppfattning
  • sexuell läggning
  • funktionsnedsättning
  • könsöverskridande identitet eller uttryck
  • ålder.

Det finns mycket annat som påverkar människors livsvillkor, till exempel socioekonomiska faktorer, såsom utbildningsnivå och inkomst.

Diskrimineringsgrunderna är ett skydd för minoriteter, som historiskt har varit utsatta för diskriminering. Diskrimineringsgrunden kön är ett undantag, eftersom varken kvinnor eller män är en minoritet. Däremot är alla personer som tillhör minoriteter också kvinnor eller män (med undantag för personer som har en annan könsidentitet och alltså inte kan eller vill identifiera sig som kvinna eller man).

Jämställdhet innebär att kvinnor och män har samma rättigheter, skyldigheter och möjligheter inom alla områden i livet. Man kan alltså säga att jämställdhet handlar om jämlikhet mellan kvinnor och män. Den grundläggande utmaningen är att män som grupp har mer makt och resurser än kvinnor som grupp. Den här ojämställdheten bärs upp av föreställningar om hur kvinnor och män är eller bör vara, det vi kallar genusnormer. Det är föreställningar som påverkar alla kvinnor och män, oavsett andra faktorer som ålder, hudfärg, funktionsförmåga, sexuell läggning, etc.

Att ställa jämställdhetskrav i upphandlingar handlar om att försöka lösa strukturella utmaningar som är kopplade till kvinnors och mäns kön – eller föreställningar om kön – samt att förebygga ojämställdhet.

Att belysa kön i kombination med andra faktorer kallas för ett intersektionellt perspektiv på jämställdhet. Ett intersektionellt perspektiv gör att vi kan belysa förhållanden och villkor för olika grupper av kvinnor eller män, till exempel kvinnor i en viss ålder eller män med viss etnisk tillhörighet.

Jämställdhet har ett eget mål i Agenda 2030, mål 5, men pekas också ut i inledningen till agendan som en förutsättning för att nå alla 17 mål.

Det råder bred konsensus i det svenska samhället om att kvinnor och män ska ha samma rättigheter, skyldigheter och möjligheter. Det kommer till uttryck genom grundlagens förbud mot diskriminering i samband med kön, men också genom möjligheten att särbehandla ett kön om det är ett led i att främja jämställdhet.

Strävan efter jämställdhet kommer också till uttryck i lagar och förordningar som till exempel diskrimineringslagen och skollagen, samt i förordningen om den officiella statistiken som ställer krav på könsuppdelad statistik.

Det övergripande målet för den svenska jämställdhetspolitiken, som riksdagen antagit, är att kvinnor och män ska ha samma makt att forma samhället och sina egna liv.

Mål för jämställdhet (Regeringskansliets webbplats)

Jämställd upphandling startar i styrdokumenten

Strategiska inköp startar i styrningen

Illustrationen visar stegen i en inköpsprocess, med fokus på de övergripande beslut som styr upphandlingsprocessen.

Källa: Upphandlingsmyndigheten

Illustrationen visar stegen i en inköpsprocess, med fokus på de övergripande beslut som styr upphandlingsprocessen.

Jämställdhet är en del av en socialt ansvarsfull upphandling. I upphandlingslagstiftningen anges att en upphandlande organisation bör beakta bland annat sociala hänsyn vid offentlig upphandling om upphandlingens art motiverar detta.

Jämställdhet är också en väsentlig del av arbetet med de globala hållbarhetsmålen i Agenda 2030. Det är ett mål i sig (mål 5), men det pekas också ut i agendans inledning som en förutsättning för att nå samtliga 17 mål. Jämställdhetsarbetet bidrar alltså till genomförandet av Agenda 2030.

För att jämställdhet ska få genomslag i upphandlingen och för att skapa förändringar som blir bestående över tid, krävs tydliga beslut och riktlinjer från ledningen, liksom rutiner för uppföljning och återrapportering. (Det är förstås möjligt att ställa krav på jämställdhet i upphandling även utan övergripande beslut, men strategin jämställdhetsintegrering förutsätter en fungerande styrkedja från ledningen ut i alla verksamheter.) Övergripande krav på sociala hänsyn i upphandlingar som återfinns i lagstiftning, eller politiska åtaganden, behöver anpassas och konkretiseras genom policys, mallar och interna stöddokument som används i det praktiska upphandlingsarbetet.

Jämställd upphandling i statliga myndigheter

Regeringen har antagit en nationell upphandlingsstrategi. Ett av de sju inriktningsmålen är att offentlig upphandling ska bidra till ett socialt hållbart samhälle och där nämns jämställdhet som en viktig aspekt. Strategin vänder sig främst till statliga myndigheter men ska också fungera som ett stöd för kommuner, regioner och andra upphandlande myndigheter.

Nationella upphandlingsstrategin (PDF)

Många statliga myndigheter har jämställdhetsuppdrag i sin instruktion eller i sitt regleringsbrev. Det pågår också sedan några år tillbaka ett omfattande arbete för att utveckla myndigheternas arbete med jämställdhetsintegrering, med stöd av Jämställdhetsmyndigheten.

Särskilt stöd till myndigheter (Jämställdhetsmyndighetens webbplats)

Ett 30-tal statliga myndigheter lyder också under förordningen om antidiskrimineringsvillkor i upphandlingskontrakt, och har i uppdrag att vid vissa kontraktstilldelningar inkludera särskilda villkor för att förhindra diskriminering hos leverantören. Syftet är att öka genomslaget för diskrimineringslagens förbud mot diskriminering.

Förordning (2006:260) om antidiskrimineringsvillkor (Riksdagens webbplats)

Jämställd upphandling i kommuner och regioner

Förtroendevalda i många kommuner och regioner har gjort politiska åtaganden om att ge likvärdig service till olika grupper av kvinnor och män, och att fördela resurser rättvist mellan könen. Ett vanligt sätt är att ställa sig bakom den europeiska deklarationen om jämställdhet på lokal och regional nivå, den så kallade CEMR-deklarationen, som bland annat omfattar bestämmelser om offentlig upphandling. Vid utgången av 2020 hade 112 kommuner och 18 regioner ställt sig bakom CEMR-deklarationen.

Den europeiska deklarationen för jämställdhet på lokal och regional nivå (PDF)

CEMR-deklarationen antogs 2006 av de europeiska kommun- och regionförbundens samarbetsorganisation Council of European Municipalities and Regions (CEMR). Deklarationen är ett verktyg för kommuner och regioner att integrera jämställdhetsperspektivet i det politiska beslutsfattandet och i den praktiska verksamheten. SKR står bakom deklarationen och rekommenderar sina medlemmar att underteckna den.

När kommuner eller regioner lägger ut delar av sin verksamhet på andra utförare aktualiseras artikel 12: Kommunen eller regionen ska se till att den leverantör som tilldelas kontraktet tar samma ansvar för att säkerställa eller främja jämställdhet som kommunen/regionen skulle haft om den själv hade tillhandahållit tjänsten.

Kommunen förbinder sig också att utnyttja sina befogenheter enligt EU:s upphandlingslagstiftning för att ställa krav på sociala hänsyn som villkor för fullgörandet av kontraktet.

Genom CEMR-deklarationen förbinder sig undertecknaren att se till att de medarbetare eller konsulter som har ansvar för upphandling och kontrakt avseende externa tjänster har nödvändiga kunskaper för att beakta jämställdhetsdimensionen i sitt arbete.

Fördjupning: CEMR-deklarationen om offentlig upphandling


Artikel 12

  1. Undertecknaren är medveten om sitt ansvar att främja jämställdhet när den fullgör sina uppgifter och skyldigheter i samband med upphandling av varor och tjänster, inklusive kontrakt om varuleveranser, tillhandahållande av tjänster eller byggentreprenader.
  2. Undertecknaren inser att detta ansvar är särskilt viktigt när kommunen/regionen har för avsikt att lägga ut en viktig tjänst till allmänheten, som undertecknaren enligt lag är ansvarig för, på entreprenad till ett annat rättssubjekt. I sådana fall ska undertecknaren se till att rättssubjektet som tilldelas kontraktet (oavsett ägandeform) har samma ansvar för att säkerställa eller främja jämställdhet som undertecknaren skulle ha haft om kommunen/regionen själv hade tillhandahållit tjänsten.
  3. Undertecknaren förbinder sig också, där så anses lämpligt, att genomföra följande åtgärder:
    • för varje viktigare kontrakt som kommunen/regionen avser att ingå beakta jämställdhetsaspekterna och de lagliga möjligheter som finns att främja jämställdhet
    • se till att kontraktsvillkoren beaktar de jämställdhetsmål som uppställts för kontraktet
    • se till att dessa mål beaktas och avspeglas även i övriga kontraktsvillkor
    • utnyttja sina befogenheter enligt EU:s upphandlingslagstiftning för att ställa krav på sociala hänsyn som villkor för fullgörande av kontraktet
    • se till att de medarbetare eller konsulter som har ansvar för upphandling och kontrakt avseende externa tjänster är medvetna om jämställdhetsdimensionen i sitt arbete, bland annat genom lämplig utbildning
    • se till att huvudkontraktet innehåller krav på att även underleverantörer ska uppfylla skyldigheten att främja jämställdhet

Förbereda upphandling för jämställdhet

Planera, kartlägg, analysera

Bilden visar de olika förberedande stegen i inköpsprocessen: planering, kartläggning och analys av behov och marknad.

Källa: Upphandlingsmyndigheten

Bilden visar de olika förberedande stegen i inköpsprocessen: planering, kartläggning och analys av behov och marknad.

Förberedelserna omfattar planering, kartläggning och analys av behov och marknad. I vilken ordning aktiviteterna genomförs kan variera och i många fall utförs de parallellt.

För att formulera jämställdhetskrav och kriterier för utvärdering är det bra att identifiera utmaningar och behov redan i planeringsfasen. Om jämställdhetskravet ska bidra till en lyckad upphandling, som svarar mot organisationens behov och mål, behövs det resurser och kompetens för detta i arbetsgruppen som genomför upphandlingen.

I planeringsfasen är det viktigt att få en bild av vad upphandlingen syftar till, samt hur och på vilket sätt jämställdhet kan beaktas i någon del av kravställningen eller i utvärderingen av anbuden. Tre grundläggande frågor behöver besvaras:

  • Vad är syftet och vilken är målsättningen med upphandlingen?
  • Vilken eller vilka verksamheter berörs av resultatet av upphandlingen?
  • Vem eller vilka personer berörs av resultatet av upphandlingen? Hur ser könsfördelningen ut bland medborgare/patienter/brukare/elever etc.? Berörs kvinnor och män på samma sätt? Kan de ta del av resultatet på samma villkor?

Säkerställ rätt kompetens

Strategin jämställdhetsintegrering innebär att jämställdhet blir en fråga för alla medarbetare i organisationen, men det innebär inte att alla automatiskt blir jämställdhetsexperter. Se till att arbetsgruppen har tillgång till jämställdhetskompetens.

  • Finns det en jämställdhetsstrateg i organisationen?
  • Finns det en hållbarhetsstrateg med jämställdhetskompetens?
  • Finns det personer inom verksamhetsområdet som har jämställdhetskompetens, till exempel utvecklingsledare?
  • Definiera ansvar och roller inom arbetsgruppen, så att inte jämställdhetsperspektivet faller mellan stolarna eller blir en uppgift för ”alla och ingen”.

Att samarbeta med andra upphandlande organisationer kan vara ett bra sätt att stärka kompetensen och fördjupa jämställdhetsanalyserna. Finns det myndigheter, kommuner eller regioner som har erfarenhet av att arbeta systematiskt med jämställdhetskrav i sina upphandlingar? Finns det andra som har gjort upphandlingar inom samma avtalsområde eller utifrån motsvarande jämställdhetsutmaningar?

Lärande exempel: Fem kommuner delar på kompetensen

Att arbeta systematiskt med krav på jämställdhet eller social hållbarhet i upphandlingar kräver specialistkompetens. När fem mindre kommuner i Skåne bildade en gemensam inköpscentral fick de också möjlighet att anställa en hållbarhetsspecialist.

Det började 2013 när upphandlaren i Osby slutade och kommunen plötsligt stod utan upphandlingskompetens. Lösningen blev att dela på inköpsfunktionen med grannkommunen Östra Göinge, som också bara hade en upphandlare anställd. Den nya organisationen fick tre anställda. Förutom samordningsvinster minskade också sårbarheten – upphandlingsfunktionen stod och föll inte med en enda medarbetare.

Under 2020 anslöt sig Hörby, Höör och Bromölla av samma skäl: för att förstärka resurser och kompetens inom upphandlingsområdet.

Idag har de fem kommunerna en gemensam inköpscentral med fem upphandlare, en administratör, en chef samt två nya funktioner som inköpscontroller och hållbarhetsspecialist.

Den nya organisationen genomför ett hundratal upphandlingar om året. Under en övergångsperiod fasas befintliga avtal ut allt eftersom, och ersätts i stor utsträckning med gemensamma inköp.

Kommunernas nya gemensamma inköpspolicy slår fast att inköpen ska bidra ”till en hållbar samhällsutveckling och en god livsmiljö för medborgarna, vilket innebär att relevanta krav på miljömässig, social och ekonomisk hållbarhet ställs i upphandlingar”.

Östra Göinge kommuns inköpspolicy (PDF)

Även om enskilda upphandlare även tidigare lagt in miljökrav eller sociala krav i vissa upphandlingar, har det mest skett ad hoc – och ofta utan tillräcklig sakkunskap. Med hållbarhetsspecialisten på plats kan inköpscentralen börja arbeta mer systematiskt och strategiskt med hållbarhetskrav.

Göra en tids- och aktivitetsplan

Identifiera vilka aktiviteter som ska genomföras före, under och efter upphandlingen, när de bör ske och hur lång tid de tar. I vilka delar är det aktuellt med ett jämställdhetsperspektiv? Hur ser ni till att jämställdhetsperspektivet beaktas, vem ansvarar för frågan i de olika leden av processen, vilket stöd kan behövas?

Börja också fundera på vilka förutsättningar som finns för att kartlägga och analysera behov och marknad ur ett jämställdhetsperspektiv. Finns det kända jämställdhetsutmaningar inom avtalsområdet? Finns det könsuppdelad statistik för analys och uppföljning? Om inte, finns det andra data som stöd för analysen? Vilka möjligheter finns att komplettera statistik med forskning och andra undersökningar?

Kartlägga och analysera behoven som ska tillgodoses

När uppdrag, kompetens, organisation och resurser finns på plats för att arbeta med jämställdhetskrav i upphandlingen, är det dags att kartlägga och analysera de behov som kraven ska tillgodose. Ni behöver också undersöka vilka krav som leverantörerna har en rimlig möjlighet att leva upp till.

Ta hjälp av befintlig kunskap och forskning. Många jämställdhetsutmaningar är strukturella och finns inom alla sektorer i samhället.

På SKR:s webbplats finns ett antal faktablad som kortfattat beskriver jämställdhetsutmaningar inom olika verksamhetsområden i kommuner och regioner.

Faktablad om jämställdhetsutmaningar (SKR:s webbplats)

Statistiska centralbyrån ger vartannat år ut en sammanställning av statistik över kvinnors och mäns villkor. Den ger bra överblick över jämställdhetsutmaningar inom olika områden.

På tal om kvinnor om män – lathund för jämställdhet 2020 (PDF)

Skillnader i kvinnors och mäns villkor och förutsättningar beror ofta på strukturella faktorer. Det innebär att jämställdhetsutmaningar ofta är generella. Att kvinnor och män till stor del lever och verkar inom skilda områden och på olika nivåer i samhället, gäller överallt i Sverige (och i världen). Kvinnor och män jobbar till stor del inom olika sektorer och branscher, ägnar sig åt olika fritidsaktiviteter, tar ansvar för olika delar av det obetalda hem- och omsorgsarbetet, drabbas av fysisk och psykisk ohälsa på olika sätt, för att ta några exempel.

Därför kan det vara bra att göra jämställdhetsanalysen redan på kategorinivå. På så sätt finns det en grundläggande kunskap i organisationen om jämställdhetsutmaningar som kan vara utgångspunkt för analysen i olika upphandlingar inom en och samma kategori eller avtalsområde.

I kartläggningsfasen identifierar ni de frågeställningar som behöver kartläggas och analyseras vidare. Det kan exempelvis vara:

  • I vilka upphandlingar kan det bli aktuellt att ställa krav på jämställdhet?
  • Vilka krav är lämpliga att ställa?
  • Hur ser förutsättningarna ut för krav kopplade till jämställdhet för varor, tjänster och byggentreprenader?
  • Hur kan ni föra dialog med potentiella leverantörer?

En upphandlande myndighet har stor frihet att själv formulera de krav som ska ställas på det som upphandlas, så länge de grundläggande upphandlingsprinciperna följs. En av principerna är att kraven och villkoren i en upphandling måste stå i rimlig proportion till det som upphandlas (proportionalitetsprincipen). Det innebär att kraven ska vara både lämpliga och nödvändiga för att uppnå syftet med upphandlingen. Kraven får alltså inte vara onödigt långtgående. Vad som är proportionerligt eller inte får avgöras mot bakgrund av föremålet för upphandlingen och i varje enskilt fall. Kraven måste också ha en koppling till det som ska upphandlas.

Mer information om de grundläggande upphandlingsprinciperna finns på Upphandlingsmyndighetens webbplats:

Information om de grundläggande upphandlingsprinciperna (Upphandlignsmyndighetens webbplats)

Checklista: Viktiga frågor att ställa i analysfasen

  • Är ett jämställdhetsperspektiv aktuellt? Kan föremålet för upphandlingen/upphandlingarna i en viss kategori beröra kvinnor och män, flickor och pojkar (och personer som identifierar sig på annat sätt)? Kan upphandlingen få konsekvenser som gör att det är viktigt med en jämställdhetsanalys?
  • Vilka konsekvenser får upphandlingen för olika grupper av kvinnor och män, flickor och pojkar? Exempel på frågor som kan aktualiseras rör bemötande, service och fördelning av makt och resurser. Vad säger brukarenkäter, trygghetsundersökningar och andra former av återkoppling från invånarna? (Se checklista för kartläggning av användare nedan.)
  • Visar analysen några specifika jämställdhetsutmaningar inom det aktuella avtalsområdet, som upphandlingen kan bidra till att lösa? Kan ett jämställdhetskrav innebära en förbättring av den upphandlade varan, tjänsten eller byggentreprenaden?
  • Går det att koppla upphandlingen till organisationens övriga jämställdhetsarbete inom olika verksamheter? Kan upphandlingen bidra till något av organisationens jämställdhetsmål på övergripande nivå eller på nämndnivå? Till de nationella jämställdhetspolitiska målen?
  • Planera redan nu för hur jämställdhetskraven ska följas upp. Det är viktigt att formulera konkreta och tydligt mätbara mål eller nyckeltal för uppföljningen. Det är också viktigt att formulera hur uppföljningen ska ske – till exempel genom egenrapportering, könsuppdelad statistik, uppföljningsmöten etc. – och vilka som ansvarar för de olika aktiviteterna.

Krav på utförande eller funktion

Kravställningen kan antingen ske genom att ni preciserar krav på hur varan, tjänsten eller byggentreprenaden ska utföras eller genom att beskriva funktionen, det vill säga vad som ska uppnås i stället för hur något ska uppnås. Genom att beskriva upphandlingens önskade funktioner, effekter och resultat överlämnar ni till leverantörerna att hitta den bästa lösningen. Det är till exempel inte den upphandlande organisationen som behöver beskriva hur leverantören ska nå en jämn könsfördelning bland fastighetsskötare, eller hur snöröjning ska tillgodose behoven hos olika grupper av kvinnor och män, flickor och pojkar. Mer om olika sätt att ställa krav kan ni läsa i avsnittet om att genomföra upphandlingen.

Krav på jämställdhet kan omfatta både leverantören och varan, tjänsten eller byggentreprenaden som upphandlas. Ett krav kan alltså vara att leverantörer i egenskap av arbetsgivare visar hur de arbetar för att leva upp till diskrimineringslagens krav på att ge anställda kvinnor och män lika rättigheter och möjligheter (inom den del av företagets verksamhet som omfattas av anbudet).

Diskrimineringslagens krav på jämställdhetsarbete

Alla svenska arbetsgivare ska följa diskrimineringslagens krav på aktiva åtgärder. Det innebär bland annat långtgående krav på att aktivt främja lika möjligheter för kvinnor och män i arbetslivet, när det gäller löner, arbetsförhållanden möjlighet att förena förvärvsarbete och föräldraskap, motverka sexuella trakasserier, sträva efter jämn könsfördelning inom olika yrken och på olika nivåer i organisationen. Kraven gäller alla arbetsgivare oavsett storlek. Arbetsgivare med minst 25 anställda ska också dokumentera arbetet varje år. Arbetsgivare med minst tio anställda ska dokumentera sitt arbete med den årliga lönekartläggningen.

Diskrimineringslagen (Diskrimineringsombudsmannens webbplats)

Ett annat krav kan vara att varan, tjänsten eller byggentreprenaden som upphandlas ska svara mot både kvinnors och mäns behov, eller på annat sätt bidra till jämställdhet mellan olika grupper av kvinnor och män. Några exempel kan vara att företagshälsovården har kunskap om könsskillnader i kvinnors och mäns arbetsrelaterade ohälsa, eller att fastighetsförvaltare har personal som vet hur de ska agera vid tecken på våld i en lägenhet.

Lärande exempel: Stridsuniform för kvinnor och män

Tillsammans med Danmark, Finland och Norge upphandlar Sverige ett nytt gemensamt uniformssystem. Där ingår allt från underkläder till ytterplagg för olika klimat och miljöer. De nordiska länderna får därigenom en gemensam stridsuniform, som bara skiljs åt genom olika kamouflagemönster.

Med en växande andel kvinnor i Försvarsmakten är det ett allt viktigare krav för Sverige, att alla plagg som ingår i uniformssystemet ska vara anpassade till både kvinnor och män i alla militära uppgifter.

Omfattande tester har genomförts för att säkra användbarheten för såväl kvinnor som män. 400 soldater i hela Norden har använt uniformen under olika årstider och i skilda miljöer. Deras synpunkter har sedan vägts samman med labb-tester till en teknisk bedömning av uniformssystemen.

En fördel med en gemensam nordisk uniform är storleken på upphandlingen. Kontraktsvärdet landar en bit över motsvarande 4 miljarder kronor, vilket har lockat leverantörer från hela världen att vara med och konkurrera.

Beslutet om vilken leverantör som får uppdraget kommer att tas under fjärde kvartalet 2021 efter en sammanvägning av brukartester, labbtester och anbudshandlingar. De första leveranserna till Sverige beräknas ske 2023.

Från svensk sida deltar Försvarets materielverk (FMV) i upphandlingen. Myndigheten har ett tydligt jämställdhetsuppdrag i sitt regleringsbrev, och ska ”säkerställa att de varor och tjänster som myndigheten upphandlar är ändamålsenligt utformade för kvinnor och män”, där det är relevant.

För att fullgöra sitt uppdrag arbetar FMV sedan flera år med så kallad Integration av humanfaktorer (HFI). Det kan beskrivas som ett systematiskt arbetssätt för att utveckla materiel och tekniska system som passar alla människor i en viss given grupp, utifrån deras fysiska och kognitiva egenskaper.

För att stärka FMV:s systematiska arbetssätt att utveckla och anskaffa användbar materiel för Försvarsmaktens personal, fick FMV i uppdrag att ta fram en handbok för användbarhet och HFI 2015. FMV har sedan dess utvecklat en försvarsgemensam standard, riktlinjer, mallar, stöd och utbildningar för att etablera arbetssättet bland sina 1 800 anställda.

FMV upphandlar och utvecklar materiel och tjänster till det svenska försvaret, allt från stridsflygplan och ubåtar till utrustning till soldater. Vid utgången av 2020 hade FMV drygt 600 uppdrag till ett gemensamt värde på nästan 83 miljarder kronor.

Om det som ska upphandlas produceras i länder utanför Sverige är det viktigt att identifiera vilka risker som finns i leveranskedjan kopplat till jämställdhet. Inom exempelvis textilindustrin utgör kvinnor en majoritet av arbetstagarna. I bland annat Bangladesh, Indien och Kambodja har det rapporterats om allvarliga former av diskriminering och trakasserier baserat på kön, såsom fysiskt våld, sexuella övergrepp och nekad ersättning vid föräldraledighet. Även vid tillverkning av textil i Europa, såsom i Central- och Östeuropa, rapporteras om diskriminering av kvinnor vad gäller exempelvis löner.

Upphandlingsmyndigheten har tagit fram en lättillgänglig digital tjänst för att identifiera hållbarhetsrisker i samband med produktion i andra länder.

Identifiera hållbarhetsrisker i leveranskedjan (Upphandlingsmyndighetens webbplats)

Beroende på om jämställdhetskraven handlar om leverantören som arbetsgivare eller om föremålet för upphandlingen kommer kraven att formuleras på olika sätt i upphandlingen. Mer om detta i följande avsnitt.

Analysera era behov

För att ställa jämställdhetskrav behövs en tydlig bild av vilka jämställdhetsutmaningar som upphandlingen kan bidra till att lösa, alternativt på vilket sätt jämställdhetskrav kan höja kvaliteten i en specifik verksamhet. Syftet med analysen är att identifiera vilket eller vilka behov som ska tillgodoses.

För att kartlägga behovet kan ni till exempel använda intervjuer, fokusgrupper, enkäter eller workshoppar. Sträva efter att involvera olika grupper av kvinnor och män, flickor och pojkar, med hänsyn till bland annat ålder, funktionsnedsättningar, socioekonomiska förutsättningar med mera.

Oavsett metod bör kartläggningen leda fram till ett tydligt uttryckt och avgränsat behov.

Kartläggning av användare

Genom att kartlägga vilka som faktiskt brukar använda varor, tjänster eller byggentreprenader som upphandlas, får ni en bild av om resurserna fördelas likvärdigt mellan kvinnor och män. Det är också viktigt att kartlägga vilka som inte brukar vara användare och anledningen till att de inte är det. Brukar kvinnor använda parker eller andra naturområden i kommunen i samma utsträckning som män, och under samma tider? Parkeringshus? Använder de utegymmen? Vad behöver i förekommande fall göras för att alla ska kunna använda det som köps in i största möjligaste mån? Tänk på att behoven och förutsättningarna för användarna är olika, och att de dessutom varierar över tid och i olika situationer.

Bredda om möjligt kartläggningen till att omfatta olika grupper av kvinnor och män, utifrån till exempel ålder, utbildningsnivå, födelseland och funktionsnedsättning.

Checklista för kartläggning av användare

  • Vilka olika grupper av kvinnor och män, flickor och pojkar brukar använda produkten, tjänsten eller byggnaden/anläggningen som ska köpas in? Identifiera avsedda användare/brukare/patienter, etc. med hänsyn till kön, men också med hänsyn till andra faktorer som ålder, socioekonomi, födelseland, funktionsnedsättning, etc.
  • Används produkten, tjänsten eller byggentreprenaden i samma utsträckning eller på samma villkor?
  • Vilka olika grupper av kvinnor och män, flickor och pojkar brukar inte använda produkten, tjänsten eller byggentreprenaden? Identifiera vilka som inte är användare, enligt ovan.
  • Varför använder vissa grupper av kvinnor och män, flickor och pojkar inte produkten, tjänsten eller byggentreprenaden? Är det ett problem? Medför det att resurser inte fördelas likvärdigt mellan kvinnor och män, flickor och pojkar? Vad skulle göra det möjligt för fler grupper av kvinnor och män, flickor och pojkar att få tillgång till, förstå, och använda produkten, tjänsten eller byggentreprenaden? Identifiera åtgärder med organisationens jämställdhetsmål som utgångspunkt.

Analysera marknaden

Nästa steg är att göra en marknadsanalys för att få kunskap om vad marknaden har att erbjuda och vilka leverantörer som finns. Kanske har ni redan gjort en marknadsanalys på kategorinivå? Utgå i så fall från den, och komplettera vid behov. Ta med er resultatet från behovsanalysen i detta arbete. Vilka behov av jämställdhet är det som ska tillgodoses med upphandlingen?

Genom att ställa jämställdhetskrav kan ni;

  • bidra till att stimulera utvecklingen inom en bransch genom att premiera leverantörer som redan har ett bra jämställdhetsarbete och driva på andra leverantörer att ta efter, både som arbetsgivare och som leverantör av varor, tjänster och byggentreprenader
  • uppmuntra leverantörer att reflektera över sin verksamhet genom att de får beskriva hur de arbetar och vill förbättra sitt jämställdhetsarbete
  • tydligt visa vad den upphandlande organisationen värdesätter och är villig att betala extra för, i det här fallet jämställdhet

En viktig del av marknadsanalysen är att ha dialog med leverantörer i ett tidigt skede. Det gäller inte minst inför att ställa jämställdhetskrav. Dialog kan innebära att träffa potentiella leverantörer, experter och andra aktörer för att få kunskap om hur jämställdhetskrav kan ställas på bästa möjliga sätt i den aktuella upphandlingen, samt vilka lösningar marknaden kan erbjuda utifrån upphandlingens mål och syfte.

En tidig dialog kan öppna upp för möjligheten att utveckla verksamheten. Om det är kritiskt för verksamheten att uppnå högt ställda mål om jämställdhet kan en tidig dialog bidra till att ni får in flera förslag till lösningar på de behov som behöver mötas. Den tidiga dialogen kan även göra att ni ser nya möjligheter, som exempelvis att skifta från att upphandla en vara till att upphandla en tjänst.

Att ställa krav i en upphandling är en balansgång: väl avvägda krav stimulerar marknaden till att utveckla sitt jämställdhetsarbete, medan allt för högt ställda krav riskerar att utestänga leverantörer i onödan.

Exempel på frågor att föra marknadsdialog kring

  • Har leverantörerna tillgång till jämställdhetskompetens?
  • Hur bedömer leverantörerna sitt eget jämställdhetsarbete som arbetsgivare enligt diskrimineringslagen? Hur ser leverantörer med färre än 25 respektive 10 anställda på möjligheten att dokumentera sitt jämställdhetsarbete och sin lönekartläggning?
  • Hur ser leverantörerna på möjligheten att utforma varor, tjänster och byggentreprenader utifrån både kvinnors och mäns behov?
  • Vad finns på marknaden i dag?

Under analysfasen gör ni en bedömning av förutsättningarna för att ställa jämställdhetskrav i den aktuella upphandlingen genom att analysera den kunskap som samlats in under planerings- och kartläggningsfaserna.

En större eller mindre del av analysen kan redan vara genomförd på en övergripande nivå i samband med policy- och strategibeslut. Vid större upphandlingar eller för att anpassa till lokal och regional nivå kan ni ändå behöva göra en mer ingående analys för att kunna göra en korrekt bedömning av just den upphandlingen.

Fördjupning: Liten krav-skola

En upphandlande organisation ska välja det eller de anbud som är ekonomiskt mest fördelaktiga. Ett sätt att avgöra det är att utvärdera vilka anbud som har bäst förhållande mellan pris och kvalitet, alltså vilka anbud som bäst motsvarar de krav som ställs på det som ska upphandlas.

För att förstå hur olika krav i upphandlingen fungerar kan det vara bra att försöka se processen ur anbudslämnarens perspektiv, där de olika kraven utgör trösklar på vägen mot att ro en affär i land.

Den första tröskeln som ska passeras är kvalificeringskraven. Det är obligatoriska minimikrav som alla leverantörer måste leva upp till för att över huvud taget få sitt anbud prövat. Det kan till exempel handla om att leverantörerna måste ha en viss kompetens (“yrkesmässig kapacitet”).

Anbudslämnare som kan bekräfta att de lever upp till kvalificeringskraven går vidare till nästa tröskel: kravspecifikationen. Här beskriver den upphandlande organisationen hur varan, tjänsten eller byggentreprenaden ska vara utformad, dels genom obligatoriska krav, dels genom så kallade tilldelningskriterier.

Alla leverantörer vars anbud motsvarar de obligatoriska kraven, går vidare till en utvärdering av anbuden utifrån tilldelningskriterierna. Det är först nu som de olika anbuden ställs mot varandra. Utvärderingen kan göras på olika sätt för att få fram en jämförelsesumma som kombinerar priser och kvalitet i anbuden.

Om två eller flera anbud skulle visa sig vara likvärdiga, kan upphandlaren använda ytterligare tillkommande kriterier för att skilja anbuden åt. Även dessa tillkommande kriterier måste framgå av upphandlingsdokumenten vid annonseringen.

Den upphandlande organisationen har också stor frihet att ställa krav på hur leveransen ska fullgöras, genom att ställa så kallade särskilda kontraktsvillkor. De måste framgå av upphandlingsdokumentet, så att alla anbudslämnare är införstådda med vad som förväntas av den eller de som vinner upphandlingen.

Var i processen det är bäst att ställa jämställdhetskrav beror på vad som ska uppnås med en viss upphandling. Hur kraven ska utformas och när i processen de ska ställas är en avvägning mellan olika intressen.

Nackdelen med kvalificeringskrav är att de utesluter alla leverantörer som inte uppfyller kraven vid upphandlingstillfället, vilket i sin tur gör att färre leverantörer kan vara med och konkurrera om kontraktet. Det kan å andra sidan också fungera som incitament för leverantörer att försöka motsvara kraven, till exempel att utveckla sitt interna jämställdhetsarbete redan inför att leverantören ska lämna sitt anbud.

På motsvarande sätt blir obligatoriska krav på det som ska upphandlas till en vattendelare. Samtidigt ger de möjlighet att säkerställa en viss lägsta nivå på varan, tjänsten eller byggentreprenaden.

En tumregel är att ju senare i inköpsprocessen som kraven ställs, desto fler leverantörer kan vara med och få sina anbud prövade.

Kvalificeringskrav

Obligatoriska minimikrav på leverantören

Exempel: Leverantören ska bedriva ett aktivt jämställdhetsarbete enligt diskrimineringslagens krav på aktiva åtgärder.

Kravspecifikation – obligatoriska krav

Krav på upphandlingsföremålet (varan, tjänsten eller byggentreprenaden)

Exempel: Anläggandet av en aktivitetspark som svarar mot både flickors och pojkars behov och prioriteringar.

Tilldelningskriterier

De kriterier som ligger till grund för utvärdering av anbuden

Exempel: Leverantören ska visa hur de tänker säkerställa att anläggningen av en aktivitetspark svarar mot både flickors och pojkars behov och önskemål.

Ytterligare kriterier som används vid val mellan två eller flera likvärdiga anbud.

Exempel: Leverantören visar hur de säkerställer att olika grupper av flickor och pojkar, samt personer som identifierar sig på annat sätt, inkluderas i analysen ovan.

Särskilda kontraktsvillkor

Krav som ställs på leverantören eller leveransen som ska uppfyllas under kontraktstiden

Exempel: Leverantören ska under byggtiden ha fortlöpande dialog med en referensgrupp, med representanter för olika grupper av flickor, pojkar och personer som identifierar sig på annat sätt.

Genomför upphandling med jämställdhetskrav

I upphandlingen sker själv inköpet

Bilden visar den del i inköpsprocessen som utgörs av själva upphandlingsförfarandet.

Källa: Upphandlingsmyndigheten

Bilden visar den del i inköpsprocessen som utgörs av själva upphandlingsförfarandet.

I genomförandet av upphandlingen ingår bland annat att ta fram upphandlingsdokument, att annonsera samt att pröva och utvärdera inkomna anbud. Beslut fattas om vilken leverantör eller vilka leverantörer som har vunnit och beslutet meddelas till de leverantörer som deltagit i upphandlingen. En viss tid efter detta kan avtal tecknas. Genomförandet ser olika ut beroende på vilken typ av upphandlingsförfarande som har valts.

På Upphandlingsmyndighetens webbplats finns ytterligare stöd för att genomföra en upphandling.

Stöd för att genomföra upphandling (Upphandlingsmyndighetens webbplats)

Utforma upphandlingsdokumentet

Som huvudregel innehåller ett upphandlingsdokument fem delar:

  • administrativa krav
  • krav på leverantören
  • krav på föremålet för upphandlingen
  • grund för utvärdering
  • kontraktsvillkor

Administrativa krav

De administrativa kraven ska innehålla en kort och kärnfull beskrivning av upphandlingen, som också kan användas i annonsen. Här kan den upphandlande myndigheten tydliggöra att den beaktar sociala hänsyn (i det här fallet jämställdhet).

Krav på leverantören

Krav på leverantören består av uteslutningsprövning och kvalificering.

Uteslutningsprövningen syftar bland annat till att säkerställa att leverantörerna inte gjort sig skyldiga till vissa brott. Aktuellt ur ett jämställdhetsperspektiv är att en upphandlande myndighet bland annat får utesluta en leverantör från att delta i en upphandling om myndigheten kan visa att leverantören har åsidosatt tillämpliga miljö-, social- eller arbetsrättsliga skyldigheter.

En upphandlande myndighet får i upphandlingen ställa krav på att leverantörerna ska vara kvalificerade i vissa avseenden. Kvalificeringskrav får avse:

  • behörighet att utöva yrkesverksamhet
  • viss ekonomisk och finansiell ställning
  • viss teknisk och yrkesmässig kapacitet.

Ett krav på teknisk eller yrkesmässig kapacitet får innebära att leverantören till exempel ska förfoga över nödvändiga personalresurser med jämställdhetskompetens samt ha sådan erfarenhet av jämställdhetsfrågor som behövs för att kontraktet ska kunna fullgöras.

En upphandlande myndighet får kräva att leverantörerna visar att de har tillräcklig teknisk och yrkesmässig kapacitet genom att till exempel lämna lämpliga referenser från tidigare fullgjorda kontrakt.

Det är viktigt att kraven som ställs är anpassade och väl avvägda i förhållande till upphandlingsföremålet och den aktuella marknaden. Genom kvalificeringen kan den upphandlande myndigheten alltså säkerställa att leverantören har kapacitet att utföra kontraktet i enlighet med de krav som uppställs i upphandlingsdokumenten.

På Upphandlingsmyndighetens webbplats finns ytterligare information om krav på leverantören och grund för uteslutning.

Stöd för krav på leverantören och grund för uteslutning, (Upphandlingsmyndighetens webbplats)

Krav på föremålet för upphandlingen

Avsnittet i upphandlingsdokumenten som innehåller krav på det som ska upphandlas kallas ofta för kravspecifikation eller teknisk specifikation. Det är viktigt att ställa krav så att de produkter som upphandlas svarar mot både kvinnors och mäns behov. Varor, tjänster och byggentreprenader måste ta hänsyn till alla medborgare på ett jämställt och icke diskriminerande sätt. Upphandlande organisationer har stor frihet att själv formulera krav i upphandlingarna, så länge som de grundläggande upphandlingsprinciperna följs. Särskilt kan den så kallade proportionalitetsprincipen behöva beaktas, alltså att kraven och villkoren kopplade till jämställdhet måste stå i rimlig proportion till syftet med upphandlingen.

Exempel: Upphandling av utegym

Vid upphandling av utegym måste hänsyn tas till både kvinnors och mäns behov, förutsättningar och förmågor. Många gånger är redskapen i gymmen utformade så att kvinnor har svårt att använda dem. I de redskap som finns för armgång är ofta pinnarna så tjocka att de inte går att greppa för kvinnor eller personer med mindre händer. Vikterna är också många gånger för tunga och anpassade till mäns träningsönskemål. Det är viktigt att hela gymmet är utformat på ett sätt som är likvärdigt för kvinnor och män. (För kommunen är det också viktigt att fundera över utegymmens placering. Om det placeras på en dåligt belyst plats i ett skogsområde kan det kännas osäkert för många att använda det, särskilt kvinnor, till skillnad från om det är väl upplyst och mer centralt placerat.)

Hur kraven ska formuleras beror på vad som ska upphandlas och vad syftet med upphandlingen är. Fundera till exempel på om kraven ska bestå av detaljkrav (utförandekrav) eller funktionskrav. Funktionskrav anger vad som ska uppnås snarare än att i detalj beskriva varans, tjänstens eller byggentreprenadens utförande.

Det går att använda både detaljkrav och funktionskrav i en och samma upphandling. Genom utförandekraven anges vad som är ett godtagbart utförande för att uppnå den önskade funktionen. Det innebär att om kraven är överlappande och reglerar exakt samma del, kommer utförandekraven att väga tyngre än funktionskraven.

Exempel: Anläggning av gångtunnel. Ett funktionskrav är att gångtunneln ska upplevas som lika trygg att använda under hela dygnet av både kvinnor och män. Utförandekrav skulle kunna vara att tunneln ska ha en viss minsta bredd, att såväl tunneln som det omgivande området ska vara väl upplyst, samt att en person ska kunna se hela tunneln från ingången på båda sidor.

Så länge leverantören bygger en gångtunnel som svarar mot kraven på bredd, insyn och belysning, spelar det ingen roll hur kvinnor och män upplever den, leverantören har fortfarande fullföljt kontraktet.

Funktionskrav i upphandling (Upphandlingsmyndighetens webbplats)

Fundera också på vilka krav som ska formuleras som obligatoriska krav och vilka som ska formuleras som tilldelningskriterier.

Ett anbud som inte uppfyller de obligatoriska kraven ska förkastas, vilket ställer höga krav på att kraven verkligen är relevanta.

En upphandlande organisation kan använda sig av tilldelningskriterier som medför en ökad kvalitet, för att välja ut det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet. Vilken grund för utvärdering som ska användas ska framgå i upphandlingsdokumenten.

Om den utvärderingsgrund som ska användas är bästa förhållandet mellan pris och kvalitet eller kostnad, ska tilldelningskriterierna viktas inbördes. Om de inte kan viktas, ska den upphandlande organisationen beakta dem genom en prioritetsordning. Organisationen ska i något av upphandlingsdokumenten ange hur kriterierna ska viktas eller vilken prioritetsordning som ska tillämpas.

Vid användning av tilldelningskriterier kan exempelvis leverantörerna få beskriva hur de arbetar och hur de driver sitt jämställdhetsarbete, varpå de ges ett mervärde utefter hur väl de uppfyller kriterierna.

Kriteriet måste dock vara relevant för uppdragets utförande och det går inte att ställa krav på något som går utöver själva uppdraget. Det vill säga det skulle kunna gå att ställa krav på att hälften av konsulterna i ett uppdrag ska höra till det underrepresenterade könet, förutsatt att det är kopplat till föremålet för upphandlingen och att kraven står i rimlig proportion till syftet. Det skulle exempelvis kunna röra sig om en strävan att balansera könsfördelningen i en viss bransch eller verksamhet.

Däremot går det inte att ställa krav på att hälften av personerna i styrelsen i konsultföretaget ska vara kvinnor, eftersom det inte har någon koppling till själva uppdraget och därmed går utöver vad som omfattas av upphandlingsföremålet.

Exempel: Tilldelningskriterium vid upphandling av företagshälsovård

Krokoms kommun ville handla upp företagshälsovård med genuskompetens. Anledningen var att kommunens analys hade visat att kvinnors sjukfrånvaro var dubbelt så hög som mäns. Den självrapporterade ohälsan i form av daglig smärta i kroppen var sju gånger vanligare bland kvinnor än bland män.

Analysen visade att rehabiliteringsarbetet och möjligheten till mer omfattande rehabiliteringsinsatser inte hade genomförts med hänsyn till kvinnors och mäns olika arbetsvillkor. Anbuden skulle därför bedömas bland annat med hänsyn till hur genus synliggörs och analyseras i programmen, med utgångspunkt i genusvetenskap och genusforskning.

Bedömningen poängsattes enligt en fyrgradig skala; mycket bra, bra, godkänd och mindre bra. En leverantör som bedömdes som mindre bra på denna punkt skulle inte utvärderas vidare. En av anbudsgivarna som hade bedömts som ”mindre bra” inom detta område överklagade kommunens förfarande till länsrätten. Överklagandet avslogs då länsrätten fann att den beskrivning av efterfrågade genuskunskaper som angetts i anbudsformuläret avseende rehabiliteringsprogram hade varit tillräckligt klar och i övrigt i överensstämmelse med LOU och transparensprincipen. (Se länsrätten i Jämtlands län, dom 09-08-19, mål 351-09 E.)

Kontraktsvillkor

Kontraktsvillkoren tydliggör vilka rättigheter och skyldigheter som finns för den upphandlande organisationen och för leverantören, samt hur leveransen eller uppdraget ska fullgöras. En upphandlande organisation får ställa särskilda sociala villkor för hur ett kontrakt ska fullgöras. De särskilda kontraktsvillkoren behöver inte vara uppfyllda när leverantören lägger sitt anbud utan ska uppfyllas när kontraktet fullgörs. De träder i kraft i samband med att kontraktet börjar löpa eller vid annan tid som den upphandlande organisationen bestämmer.

Ett exempel på särskilda kontraktsvillkor är kraven som Luleå kommun ställde i ett ramavtal för fototjänster. Där förband sig leverantörerna att delta i en utbildning för att lära sig bildspråk med genusperspektiv. På det sättet kunde kommunen försäkra sig om att få en jämställd bildbank, samtidigt som fotograferna fick en möjlighet till fortbildning.

Det finns inga hinder i lagstiftningen mot att ställa villkor på jämställdhet i kontraktet. Grundregeln, som gäller för alla särskilda villkor för fullgörande av kontrakt, är dock att de ska ha anknytning till det som anskaffas. Villkoren ska alltså vara kopplade till föremålet för upphandlingen. Det är viktigt bland annat för att krav och villkor inte får medföra att anbudsgivare diskrimineras i upphandlingen.

I förarbetena till upphandlingslagstiftningen står att utöver anknytningen till det som ska anskaffas är de grundläggande upphandlingsrättsliga principerna det enda som sätter gränser för vilka kontraktsvillkor en upphandlande myndighet får ställa. Det gäller till exempel villkor som syftar till att främja jämställdhet i arbetslivet, ett ökat deltagande av kvinnor på arbetsmarknaden och en balans mellan arbete och privatliv.

Exempel: Kontraktsvillkor för att öka sysselsättningen och bidra till jämställdhet

Offentliga kontrakt kan användas som en väg in till arbetsmarknaden för människor som har svårt att få jobb och samtidigt bidra med kompetens som matchar arbetsmarknadens behov. Sysselsättningskrav i offentlig upphandling innebär att leverantören i ett offentligt kontrakt åtar sig att anställa eller erbjuda praktikplats till personer som står utanför arbetsmarknaden.

Sysselsättningskrav i offentlig upphandling ger också en möjlighet att främja jämställdhet mellan kvinnor och män på arbetsmarknaden genom att jämna ut könsskillnader inom olika branscher eller yrkeskategorier.

Den upphandlande organisationen kan uppmuntra att leverantörer vidtar aktiva åtgärder för att främja en jämn könsfördelning och ökar jämställdheten i samband med utförande av kontraktet (vilket också åligger arbetsgivaren enligt diskrimineringslagens krav på aktiva åtgärder). Det kan till exempel handla om hur tjänsten beskrivs eller genom vilka kanaler rekryteringen sker.

De särskilda kontraktsvillkoren för sysselsättningsfrämjande åtgärder kan kompletteras med en möjlighet till bonus om leverantören uppfyller vissa angivna mål eller uppgifter som har angetts i kontraktsvillkoren i förväg. Leverantörer kan på så vis uppmuntras att till exempel anställa ytterligare personer ur målgrupper som den upphandlande organisationen identifierat eller att öka jämställdheten genom att anställa en eller flera personer av det underrepresenterade könet på arbetsplatsen (förutsatt att personen har lika goda eller näst intill lika goda meriter som personer av det överrepresenterade könet).

Upphandling med mål att öka sysselsättningen (Upphandlingsmyndighetens webbplats)

Information om uppföljning

Den upphandlande organisationen bör följa upp de krav som ställts och då är det bra att redan i upphandlingsdokumenten beskriva hur avtalsuppföljningen kommer att gå till. Vad som ska följas upp avgörs av krav som ställs i upphandlingen, avtalsvillkorens utformning och den upphandlande organisationens behov. Det är bra att lägga med en uppföljningsplan i upphandlingsdokumenten med information om när och hur uppföljningen av kontraktet kommer att ske. Planen bör även beskriva uppföljning av de jämställdhetskrav som ställts i upphandlingen.

Viktigt med könsuppdelad statistik

Gör en bedömning utifrån den enskilda upphandlingen om det är relevant att kräva in statistik och vilken typ av statistik som i sådana fall ska begäras in, till exempel för uppföljning. Om ett krav i upphandlingen av kollektivtrafik är att utföraren aktivt ska arbeta för att kvinnor och män ska känna sig lika trygga som resenärer, behövs det könsuppdelad statistik för att få svar på hur väl utföraren lyckats.

För att kunna följa upp jämställdhetskrav måste statistiken som regel alltså vara könsuppdelad. Följande punkter bör därför ingå i klausulen som reglerar vilken statistik som leverantören ska förse den upphandlande organisationen med:

  • skriftlig statistik för den vara, tjänst eller byggentreprenad som upphandlas
  • att statistiken ska vara könsuppdelad
  • intervall för när det ska ske
  • att statistiken ska vara kostnadsfri för den upphandlande organisationen

Det är också viktigt att ta fram intern statistik om inköpsvärden. Det ger upphandlande organisationer underlag för en grundläggande inköpsanalys som kan användas för jämförelser och som ett verktyg för verksamhetsutveckling. Inköpsstatistik ger även ökad transparens och insyn i hur skattemedlen används i praktiken. Utifrån ett jämställdhetsperspektiv är det viktigt att kunna se mönster om vad som köps in och för hur mycket, och till vilka grupper det köps in. Är det mest män eller kvinnor som drar nytta av en ny sportarena, en ridstig, en ny vårdcentral eller en viss busslinje?

Pröva och utvärdera anbuden

Beroende på hur jämställdhetskraven och tilldelningskriterierna är utformade, får de olika betydelse i prövning och utvärdering av anbuden.

Vad gäller kraven på själva upphandlingsföremålet måste alla obligatoriska krav kopplade till jämställdhet uppfyllas. Om det inte är obligatoriska krav utan tilldelningskriterier ska de olika anbuden utvärderas och viktas mot dessa. Om det till exempel är ett obligatoriskt krav att minst hälften av de upphandlade konsulterna ska vara kvinnor, går det inte att anta ett anbud där bara en tredjedel av konsulterna är kvinnor. Då har den upphandlande myndigheten inte följt det som stod i upphandlingsdokumenten och alltså inte upprätthållit de grundläggande upphandlingsprinciperna. Om det däremot inte är ett obligatoriskt krav utan ett tilldelningskriterium får de leverantörer som har hälften kvinnor bland konsulterna mervärde i utvärderingen av anbuden. De som uppfyller tilldelningskriteriet har således en större chans att vinna upphandlingen.

Realisera avtalet för ökad jämställdhet

Uppföljning av jämställdhetskrav

Bilden visar stegen som följer efter själva upphandlingen: implementering och förvaltning av avtalet.

Källa: Upphandlingsmyndigheten

Bilden visar stegen som följer efter själva upphandlingen: implementering och förvaltning av avtalet.

När upphandlingen har genomförts är det dags att realisera det upphandlade avtalet. Det är nu avtalet ska implementeras i organisationen, samt förvaltas och följas upp så att ni når de mål som satts upp för upphandlingen.

Implementera avtalet

Det är viktigt att alla som är berörda av avtalet får den information de behöver för att kunna använda avtalet så som det är tänkt. Det gäller såväl chefer och medarbetare i den egna organisationen, som medborgare, brukare, patienter med flera. Förklara

  • varför ni har ställt jämställdhetskrav i upphandlingen
  • på vilket sätt kraven ska bidra till att lösa jämställdhetsutmaningar
  • hur det påverkar varans, tjänstens eller byggentreprenadens utformning.

Beskriv gärna också hur avtalet följs upp ur ett jämställdhetsperspektiv och vilka möjligheter som finns att delta i uppföljningen för medborgare/brukare/patienter just utifrån att de är kvinnor och män.

Det är också lämpligt att ha ett uppstartsmöte med leverantören. Se till att upphandlare, beställare och andra relevanta parter är med. På ett uppstartsmöte kan ni exempelvis upprätta en gemensam plan för avtalsuppföljning, klargöra villkoren kopplade till jämställdhet i avtalet för båda parter och gå igenom rutiner och riktlinjer som är relevanta för den specifika upphandlingen.

Följa upp och förvalta avtalet

Ni har mycket att vinna på att arbeta aktivt med avtalsuppföljning och avtalsförvaltning genom hela avtalsperioden. Det gör det lättare att nå målen för den genomförda upphandlingen och kan ge ett bra underlag för kommande upphandlingar.

  • Avtalsuppföljning syftar till att säkerställa att leverantören levererar det som är efterfrågat och uppfyller de krav som är ställda i upphandlingsdokumenten.
  • Avtalsförvaltning innefattar, förutom avtalsuppföljning, en intern administration av organisationens samtliga avtal.

På Upphandlingsmyndighetens webbplats finns ytterligare information om att följa upp och förvalta avtalet.

Stöd för att följa upp och förvalta avtalet, (Upphandlingsmyndighetens webbplats)

Genomför avtalsuppföljningen med jämställdhetsperspektiv

En förutsättning för en bra upphandling och för en god affärsrelation är att arbetet med uppföljning av avtalet sker under hela avtalstiden, ibland även efteråt.

Ni bör följa upp de krav som ni ställt i upphandlingen. Det inkluderar följande:

  • administrativa krav
  • krav på leverantören
  • krav på föremålet för upphandlingen
  • grund för utvärdering
  • kontraktsvillkor

Ni behöver också löpande hantera avvikelser eller brister. Hur dessa ska regleras ska framgå av upphandlingsdokumentets villkor. I uppföljningen kan ni tydliggöra hur villkoren kommer att tillämpas. Många avtal innehåller en så kallad sanktionstrappa eller åtgärdsplan för hur brister och avvikelser ska hanteras. Åtgärderna som vidtas ska vara proportionerliga i förhållande till avvikelsen.

För att leda organisationen till ett bra inköpsbeteende är det viktigt att arbeta med intern styrning i avtalsförvaltningen. Det innebär bland annat att ni gör olika slags analyser och kommunikationsinsatser kopplat till förvaltningen.

Finns det kriterier för uppföljning och finns det en plan för hur den ska gå till? Det är viktigt att formulera mätbara kriterier eller nyckeltal för att följa upp upphandlingen ur ett jämställdhetsperspektiv. Jämställdhetskrav bör således alltid kopplas till kriterier för uppföljning. Likaså är det viktigt att formulera på vilket sätt en uppföljning ska ske och vilka som ansvarar för de olika aktiviteterna.

Exempel på metoder för uppföljning av jämställdhetskrav

Beroende på vilka krav som ställts i upphandlingsdokumenten kan exempelvis följande metoder användas för uppföljning:

  • uppföljningsmöten med leverantör, där bland annat jämställdhetsaspekter diskuteras
  • mätning av kvalitet genom exempelvis könsuppdelade indikatorer eller nyckeltal
  • enkätundersökning till leverantör, beställare eller tredje part (exempelvis kvinnor och män som är patienter, brukare med mera.) där svaren redovisas uppdelat på kön
  • uppföljning av egenrapportering från leverantör, kan vara direkt till upphandlande organisation eller exempelvis nationella kvalitetsregister. Även egenrapporteringen ska omfatta ett jämställdhetsperspektiv, till exempel utifrån könsuppdelad statistik eller i form av redogörelse för arbetet med aktiva åtgärder enligt diskrimineringslagen.
  • platsbesök hos leverantören för att kontrollera att de kvalificeringskrav som ställts på exempelvis särskild jämställdhetskompetens finns på arbetsplatsen

Följ upp avtalet utifrån jämställdhetskraven

Inför ett beslut om förlängning av avtalet, eller inför att det upphör bör ni göra en sammanställning av hur avtalet har fungerat utifrån jämställdhetskraven. Bedöm om ni har uppnått de jämställdhetsmål ni hade med upphandlingen. Här är det bra att utvärdera både tillsammans med er leverantör och internt inom er organisation. Detta ligger sedan till grund för kommande avtalsförvaltning.

Utvärderingen av den tidigare avtalsperioden är viktig information i analysfasen för kommande upphandling av liknande varor, tjänster eller byggentreprenader.