Bilaga 5. Kartlägg förbättrat arbetssätt

Förbered kartläggningen av det förbättrade arbetssättet genom att gå igenom uppdragsbeskrivningen/processomfattningen och titta på hur andra organisationer/företag arbetar i processen och hanterar de specifika problem som tagits upp i workshopsgruppen.

Som processutvecklare/workshopsledare handlar det om att våga ifrågasätta och ställa frågor. Ibland kan gruppen fastna i det som inte fungerar och har inte förmågan att hitta lösningar. En fördel är då att ha en tanke, eller idéer att trigga igång gruppen med.

Utifrån nuläget, kundundersökning, mål och förbättringsområden som identifierats skapas det bästa sättet att genomföra arbetet på. Workshopgruppen kan med fördel förbereda sig genom att omvärldsbevaka hur andra organisationer löst arbetet. Det förbättrade arbetssättet kommer inte att bli bättre än det gruppen lyckas ta fram och det gäller att få dem att kunna tänka nytt.

Arbetssteg för att beskriva processen

1. Utgå från kundbehov och smarta mål
2. Identifiera vad som ska starta processen och hur. Rita starthändelsen. Exempelvis ”inskickad ansökan”.
3. Identifiera vad som händer sen, vilken aktivitet startar när ansökan skickas in. Exempelvis ”registrera ansökan”. Fortsätt kartlägga alla aktiviteter till dess att kundens behov är tillgodosett. Följ ansökan genom organisationen utifrån hur kunden på bästa sätt ska uppleva kundresan.
4. Identifiera stopphändelsen, vad är det som gör att processen avslutas. Vilket resultat levereras.
5. Notera under workshopen vad som behöver göras för att nå mål och förbättrat arbetssätt.