Bilaga 1. Kartlägga processens nuläge

Genom att beskriva processen med hjälp av en karta får vi:

• En gemensam förståelse för varandras arbetssätt och hur det fungerar att skapa kundnytta på ett så effektivt sätt som möjligt
• Ett underlag för att ta fram SMARTa mål för processen
• Underlag för förbättringar av processen

Arbetssteg för att kartlägga processens nuläge

1. Identifiera vem som är kund. I en processkartläggning är det viktigaste att fokusera på att uppnå kundens behov. Vem eller vilka som är kunder är inte alltid självklart. Kunden kan vara intern eller extern. Interna kunder kan exempelvis vara medarbetare, chefer med mera i Skellefteå kommun. Externa kunder kan exempelvis vara medborgare, brukare, vårdnadshavare, elever med mera. Ibland är det svårt att förhålla sig till begreppet kund, då går det att använda begrepp som ”den processen finns till för” eller ”vem som har rätt att beställa något av processen”. Allt utvecklingsarbete ska göras med utgångspunkt från kundens behov och förväntningar.
2. Identifiera vad som startar processen. Rita starthändelsen. Exempelvis ”inskickad ansökan”.
3. Identifiera vad som händer sen, vilken aktivitet startar när ansökan skickas in. Exempelvis ”registrera ansökan”. Fortsätt kartlägga alla aktiviteter till dess att kundens behov är tillgodosett. Följ ansökan genom organisationen utifrån hur kunden upplever det.
4. Identifiera stopphändelsen, vad är det som gör att processen avslutas. Vilket resultat levereras.
5. Kartlägg ev. roller kopplat till processen (vem utför), IT-stöd som används och vilka avdelningar, enheter som processen flödar genom.

En process kan beskrivas på olika detaljeringsnivåer beroende på syftet med kartläggningen. Det gäller att som processutvecklare balansera den information man tar in för analys mot nyttan och syftet med uppdraget. Det är något man lär sig med erfarenhet. Generellt kan sägas att ju mer teknikutveckling som behövs desto mer detaljerad kartläggning behövs.