Bilaga: Metoder

Stinky Fish

För att skapa ett öppet klimat där man i gruppen vågar dela rädslor och osäkerhet med varandra genomfördes under det första mötet aktiviteten Stinky fish. Den stinkande fisken är en metafor för saker man går runt och bär på men inte gärna pratar om, och som luktar mer ju längre man håller dem inne. Genom att lägga sin/sina stinkande fiskar på bordet kan man i en grupp börja känna förtroende för varandra, man kan bättre förstå och relatera till varandra. Utifrån den diskussion som det leder till kan man identifiera utvecklingsområden. Aktiviteten är snabb och kan med fördel genomföras tidigt i en process.

De personer som av sina kommuner utsetts för att delta i LEDA-mötena representerade sina digitalt framgångsrika arbetsgivare, men det innebar inte per automatik att de som individer helt och hållet omfamnat alla inslag av digitalisering i sin arbetsvardag eller kände sig helt igenom digitalt kompetenta i alla situationer. Under LEDA #1 genomfördes övningen för att detta skulle få komma fram. Detta är den instruktion som gavs.

Övningen Stinky fish är hämtad från Hyper Island Toolbox. Hyper Island, ett företag som designar transformativa lärsituationer med fokus på utveckling för både individer och företag, har utvecklat ett metodstöd med ett stort antal övningar med olika fokus.

Alla är tillgängliga via https://toolbox.hyperisland.com/

World café

World Café är en strukturerad dialogmetod som kan användas till att bearbeta olika typer av frågor. Under LEDA #2 presenterade samtliga kommuner sina digitala förändringsresor med hjälp av bildstöd från projektets graphic recorder. Efter feedback från övriga kommuner fick samtliga i läxa att fundera på, och i den delade Google Driven sammanfatta:

  • HUR man arbetat
  • Främjande och hämmande faktorer i arbetet
  • Vilka framgångsfaktorer som funnits och varför de blev just framgångsfaktorer
  • Vilka misstag som gjordes och varför

Under LEDA #4 användes World Café-metoden i syfte att hitta mönster och nyckelområden med utgångspunkt i allt det material som inkom i och med läxan från LEDA #2. I obearbetad form gick det inte att dra några slutsatser av allt material, men genom att bearbeta det genom World Café-metoden blev det användbart.

World Café organiseras på följande sätt:

  • Omgivningen ska kännas avslappnad och trevlig, gärna som på ett café med runda bord och med tillgång till post it-lappar, färgade pennor och blädderblocksblad. Runt varje bord sitter 4 eller högst 5 personer för att dialogen ska fungera optimalt.
  • Det finns ingen facilitator eller moderator för diskussionen. Alla tar själva ansvar för att bidra till processen och lyssna till de andra, samt att dokumentera. En moderator kan lätt göra de övriga deltagarna mer passiva. Däremot utser man en bordsvärd som berättar om ramarna för diskussionen.
  • Diskussionen förs i tidsintervaller om 20 minuter. Efter varje 20-minuterspass byter deltagarna bord och hamnar i ett nytt sammanhang. Ofta väljer man att låta bordsvärden sitta kvar och ta emot de nya personerna, kort återberätta den diskussion som just förts och förklara innebörden av det som tecknats ner.
  • Varje 20-minuterspass utgår från en viss frågeställning kopplat till den övergripande diskussionen. Samma fråga kan användas till flera pass, alternativt kan frågorna bygga på varandra för att leda diskussionerna framåt.
  • Efter varje pass kan deltagare från grupperna kort dela med sig av gruppens diskussion med samtliga i rummet för att ge ytterligare inspiration till nästkommande diskussionspass.

Uppdraget för en bordsvärd vid World Café under LEDA:

  • Du är värd, men ansvaret för samtalet delar ni på.
  • Stanna kvar när resten av deltagarna runt bordet går till nästa bord, och välkomna det nya gänget som slår sig ner.
  • Börja med att ge en kort introduktion till vad som diskuterats vid bordet tidigare. Bara några minuter och bara det viktigaste. Hjälp de nya deltagarna att hitta rätt bland skisser, anteckningar och slutsatser.
  • Uppmuntra alla vid bordet att delta (om det behövs) och var uppmärksam så att alla röster hörs. Bidra till att alla tankar, idéer, upptäckter och djupare frågor blir nedskrivna, ritade och berättade på ert stora papper.
  • När (innan) det är dags för byte av bordsdeltagare, gör den digitala sammanställningen. I det här fallet i en mapp på Google Drive. Att sammanfatta dokumentationen digitalt säkerställer att inga kloka tankar faller mellan stolarna när papper och lappar ska samlas in och tydas.
  • Påminn – om det behövs – bordet om etiketten.

Frågeställningen som användes under LEDA handlade om att göra intressanta iakttagelser, att hitta mönster och nyckelområden i materialet som inkommit utifrån kommunernas läxarbete.

Frågeställningen som användes under LEDA handlade om att göra intressanta iakttagelser, att hittamönster och nyckelområden i materialet som inkommit utifrån kommunernas läxarbete.

Under dagen sammanställdes 100-tals faktorer till 13 nyckelområden. Dessa viktades mot varandra med hjälp av Menti, några närbesläktade områden bakades samman och fick nya rubriker och mynnande tillslut ut i de 11 nyckelfaktorer för framgångsrik digital transformation som resterande arbete under året handlade om att förtydliga och exemplifiera.

Prioritering med hjälp av Maslow

Maslows behovstrappa är välkänd, och många har även sett en uppdaterad version där wifi skämtsamt lagts till som ett grundläggande behov längst ner.

För att sätta ljus på vilka digitala självklarheter som LEDA-deltagarna har och behöver ha på plats för att kunna genomföra sitt dagliga arbete användes Maslow som inspiration under LEDA #5. I grupper diskuterade deltagarna hur deras professionella digitala behovstrappor ser ut. Det är lätt att man tar saker i sin vardag för givet och inte tänker på dem, men det som är självklart och som bara måste finnas på plats och fungera för att man ska kunna utföra sitt jobb på ett bra och effektivt sätt är kanske inte självklart på alla arbetsplatser.

Genom att sammanställa sin digitala behovstrappa utifrån stegen i bilden ovan, och specificera det som man tar som självklart kan man hjälpa andra som ännu inte kommit lika långt i sin digitala utveckling. Det kan även för egen del sätta ljus på var man är som mest sårbar och vad man alltså måste säkra upp och skapa rutiner för att upprätthålla funktionaliteten på.

Övningen mynnande ut i uppmaningen att i skrift dela med sig kommunvis av sina självklarheter och hur man fick dem på plats. Nedan följer ett exempel på färdigt resultat:

Helsingborg
Vilken/vilka självklarheter har ni på plats:

  • Har en tydlig politisk inriktning att tillvarata digitaliseringens möjligheter.
  • Att tillvarata digitaliseringens möjligheter finns med i verksamheternas Styrkort. (Mål - och resultatuppföljning)
  • Staden har en Digitaliseringsdirektör som samordnar arbetet över hela staden. Vi ska jobba tillsammans och inte i stuprör.
  • En tydlig vilja från verksamhetens ledning att jobba med såväl IT/digitalisering som logistik och innovation.
  • Tillgång till wifi på många publika ytor.
  • Wifi i alla gemensamma ytor på vårdboenden, på träffpunkter, i hemvårdslokaler m.m,
  • En stabil infrastruktur.
  • Organiserat en särskild enhet med ansvar för IT/digitalisering men också för logistik och innovation. Dessa frågor hänger nära samman.
  • Tydliga och kommunicerade “Fokusområden”. (Proaktiv verksamhet, Effektivisering/automatisering, Delaktighet och Attitydpåverkan)
  • Strukturerad omvärldsbevakning.
  • Goda relationer med Näringslivskontoret för möjlighet till utveckling av såväl vård- och omsorg som utveckling av nya arbetstillfällen.
  • Goda relationer med de fackliga organisationerna, Kommunala Pensionärsrådet, SeniorNet m.m.

Kritiska faktorer som gjorde att ni fick dem på plats:

  • Tydlig politisk viljeinriktning både övergripande i staden och från Vård- och omsorgsnämnden.
  • Tydlig vilja från såväl stadsledningen som förvaltningsledningen.

Var i behovstrappan ser ni att det hör hemma:

Vi uppfattar att vi är på steg 4 i behovstrappan. Det grundläggande är på plats, rädslor och negativa attityder har förändrats och det känns som att det börjar hända saker på allvar.

Kritiska vänner

Deltagarna i LEDA arbetade i grupper med att utveckla material kopplat till de 11 nyckelområden de gemensamt kommit fram till som avgörande. Resultatet av arbetet skulle utgöra det initiala innehållet i wikin Mittköping. Olika perspektiv behövs för att en produkt ska bli så bra och heltäckande som möjligt, varför de fick i uppdrag att agera kritiska vänner åt varandra.

Syftet med detta var att:

  • Leda processen framåt
  • Hjälpa till att rama in innehållet inom arbetsområdet med fokus på målet och goda erfarenheter/självklarheter
  • Hjälpa till att tydliggöra de identifierade och beskrivna faktorerna som möjliggör utveckling eller som står i vägen för den
  • Hjälpa till att eventuellt identifiera och beskriva fler faktorer
  • Koppla tillbaka till de identifierade nyckelområdena

Tips för rollen som kritisk vän:

  • Ha målet i fokus
  • Ställ frågor som leder processen framåt mot målet
  • Ha syftet med frågorna/responsen i åtanke hela tiden, dvs. håll dig till ämnet
  • Var konkret i frågeställningarna - var positiv och konstruktiv
  • Lyft såväl bra saker som mindre bra saker - våga vara tydlig
  • Förbered dig (läs på materialet, skriv ner frågor etc.)


Tips till mottagare:

  • Kom ihåg att det handlar om att föra arbetet framåt, inte om dig som person
  • Var “open minded” - ta till dig av responsen du får
  • Låt frågor och svar sjunka in
  • Repetera gärna responsen för att se att du uppfattat den rätt
  • Säg ifrån om det känns obekvämt, tråkigt eller negativt
  • Dokumentera så mycket som möjligt

Arbetsprocess kritiska vänner i LEDA:

  • Mottagaren (ägaren av materialet) presenterar kortfattat området, sitt arbete och innehåll kopplat till målet
  • Den kritiska vännen ger respons på materialet i form av nyfikna, framåtsyftande, konkreta frågor kopplade till processen och målet
  • Mottagaren lyssnar, repeterar gärna det som sägs, dokumenterar och svarar
  • En konkret dialog kring innehållet, vad som kan förändras, förbättras, förtydligas osv. förs
  • Byte: kritisk vän är mottagare och vice versa

Förberedelser:

  • Se till att det egna materialet är tillräckligt klart för din kritiska vän att ta del av på beslutat datum
  • Var inläst på den egna gruppens material så att du kan presentera det och ta emot respons kring det
  • Läs in dig på materialet du ska vara kritisk vän på. Formulera några frågor utifrån arbetsområdet så som du tolkar det och såklart kopplat till målet
  • När du läser materialet - tänk “two stars and a wish” - att alltid lyfta ett par saker som är bra för att sedan gå in på det som kan förbättras eller förtydligas