LEDA för smartare välfärd
Lärdomar av ett annorlunda förändringsledningsprogram
Lärdomar av ett annorlunda förändringsledningsprogram
Projektet LEDA för smartare välfärd pågick 2016-2018. Organisatoriskt genomfördes LEDA som två projekt; ett förberedelseprojekt och ett genomförandeprojekt. Den här slutrapporten beskriver LEDA som helhet.
Då projektet genomfördes på ett sätt som var nytt för oss på SKL, och även för de kommuner som medverkande, anser vi det viktigt att inte enbart sprida det faktiska resultat som arbetades fram under projektet, utan även de lärdomar som finns att ta del av kring hur LEDA planerades och genomfördes, samt hur projektet uppfattades av samtliga inblandade.Under projektets gång processades ett antal nyckelfaktorer för digital utveckling och förändring fram av deltagarna. Dessa har sammanställts i en rapport med just det namnet, ”Nyckelfaktorer för digital utveckling och förändring”. Den, tillsammans med den här rapporten, utgör resultatet av LEDA för smartare välfärd, och vi hoppas att innehållet i dem ska fungera som stöd och inspiration till samtliga kommuner som ska genomföra digitala förändringsprojekt. För att validera resultatet har vi låtit Dina Koutsikouri, forskare vid institutionen för tillämpad IT vid Göteborgs Universitet granska och analysera resultatet utifrån befintlig forskning om digital mognad i offentlig sektor. Hennes analys är sammanställd i rapporten ”LEDA digitalisering i kommuner – analys av nyckelområden och faktorer”.
Vi vill framföra ett stort tack till de kommuner och de engagerade deltagare som vågade ge sig in i projektet LEDA för smartare välfärd tillsammans med oss. Utan ert engagemang, ert mod, er klokskap och er villighet att dela med er hade Mittköping inte blivit en digital kommun i framkant att lära av och vi hade varit många erfarenheter kortare.
Slutligen har ett webbinarium genomförts där projektet sammanfattas och olika aspekter och erfarenheter av det belyses och diskuteras. Medverkar gör en representant från de deltagande kommunerna, en representant från projektledningen på SKL samt forskaren som analyserat resultatet. Samtliga rapporter och webbinariet finns att tillgå på skl.se/leda.html.
Rapporten inleds med en bakgrund till varför vi ansåg att ett projekt som LEDA behövde initieras, samt en beskrivning av mål och syfte och önskat resultat. Därefter beskrivs hur projektet organiserades och vilka som var direkt involverade i det. Vidare redogör vi för planeringen av och innehåll i projektet, samt kort om vad det resulterade i. Även spridningen av projektresultatet beskrivs. I och med att formen för genomförandet var nyskapande har vi valt att ägna ett avsnitt åt att diskutera hur arbetat upplevdes, dels av de medverkande kommunerna och dels av projektledningen från SKL. Rapporten avslutas med ett antal lärdomar som vi tar med oss efter genomfört projekt, och som vi tror kan vara generella och värdefulla att ta del av oavsett projektform.
Bakgrund
I oktober 2015 undertecknade regeringen och Sveriges Kommuner och Landsting, SKL, en avsiktsförklaring om en närmare samverkan för digital förnyelse av det offentliga Sverige, Digitalt Först . Man såg att det fanns, och fortfarande idag finns, en outnyttjad potential i att med digitaliseringens hjälp möta de samhällsutmaningar offentlig sektor står inför kopplat till demografiska förändringar och förväntningar på fortsatt god service till samtliga medborgare. Komplexiteten i uppdraget är hög och en ökad samordning utgör en av de stora utvecklingspotentialerna i den offentliga förvaltningen. Överenskommelsen utgick från ett antal grundläggande principer, som tillgänglighet, användbarhet, jämlikhet och digital delaktighet, samt med krav på informationssäkerhet och den enskildes rätt till sekretess och integritetsskydd.
SKL har, i rollen som medlemsorganisation för samtliga Sveriges kommuner och regioner, god insyn i den digitala förnyelse som pågår runt om i landet. Vi har därmed kännedom om att man hunnit olika långt och till följd av det erbjuder sina medborgare varierande grad av digital service. Kunskapen baseras på kontakter med medlemmar, på resultaten av eBlomlådan , ett skattningsverktyg för kommuners arbete med digital service och verksamhetsutveckling, samt på en SIFO-undersökning från våren 2016 om invånarnas digitala förväntningar på kommuner och regioner. Svaren i SIFO-undersökningen visade att endast 21 % ansåg att kommunen och regionen levde upp till deras förväntningar på digital service i ganska eller mycket stor utsträckning. 66 % ansåg att det var hög tid att den digitala servicen förbättrades.
För att skapa möjligheter för samtliga kommuner att öka hastighet, nytta och kvalitet i införandet av digitala lösningar, och därmed mer likvärdighet för medborgare över hela landet, initierades förändringsledningsprogrammet LEDA för smartare välfärd. Utmaningar kopplade till digital transformation finns inom en kommuns samtliga sektorer, men projektet valde att fokusera på utbildningssektorn och omsorgssektorn, två områden där behovet av service är både stort och växande.
LEDA:s mål var att identifiera, beskriva och sprida vad som möjliggör respektive hämmar utveckling och implementering av digitala lösningar i kommuner. Kunskapen skulle baseras på erfarenheterna från ett antal kommuner som framgångsrikt digitaliserat sin verksamhet och på det sättet uppnått en tillgängligare, mer inkluderande och effektiv service till medborgarna. För att leda arbetet byggdes en stark projektledningsgrupp internt på SKL. En styrgrupp tillsattes och har funnits med under hela projektets gång.
Genom en ansöknings- och urvalsprocess byggdes LEDA-teamet av kommuner upp. SKL informerade om det kommande projektet via webbsidan skl.se, i nyhetsbrev riktat till förvaltningschefer inom respektive fokusområde, i direktmail till samtliga kommundirektörer samt på ett antal konferenser och webbsända informationsmöten. Intresset för att delta var stort och totalt inkom 71 ansökningar från 52 kommuner som ville delta och bidra med sina erfarenheter inom antingen spåret skola och lärande eller hälsa och omsorg. Baserat på ansökningarna valdes 10 kommuner ut till varje spår, varav två till att delta i båda spåren. I urvalsprocessen fanns förutom dokumenterat framgångsrik digital transformation även kriterier som geografisk spridning och varierande kommunstorlek, samt att deltagarnas samlade erfarenhet skulle täcka in många aspekter av digital transformation. LEDA samfinansierades av Vinnova, de deltagande kommunerna och av SKL.
Deltagande kommuner
Röda kartnålar = skola och lärande
Gröna kartnålar = hälsa och omsorg
Gula kartnålar = deltagare i båda spåren
I tabellen redovisas de kommuner som valdes ut för att delta i projektet, och kartan visar den geografiska spridningar av deltagarna.
Deltagande kommuner
Skola och lärande | Hälsa och omsorg |
---|---|
Botkyrka kommun | Göteborgs stad |
Härryda kommun | Halmstad kommun |
Lidingö stad | Helsingborgs stad |
Linköpings kommun | Karlskrona kommun |
Malmö stad | Malmö stad |
Nordmalings kommun | Östersunds kommun |
Sollentuna kommun | Skellefteå kommun |
Uddevalla kommun | Trelleborgs kommun |
Umeå kommun | Vara kommun |
Uppsala kommun | Västerås stad |
Genomförande
Organisation
LEDA planerades och genomfördes som ett designbaserat projekt med stort fokus på kreativitet, öppenhet och samskapande. Målsättningen var att deltagarna, de 20 utvalda kommunerna, tillsammans skulle analysera och dela med sig av sina erfarenheter för att på så sätt beskriva vad som möjliggör verksamhetsutveckling och vad som kan stå i vägen för densamma. Arbetet skulle leda till att de formulerade ett antal framgångsfaktorer i form av en spridningsbar produkt för resten av kommunsverige att ta del och lära av, i syfte att öka hastighet, nytta och kvalitet i införandet av digitala lösningar.
Varje kommun bemannade sina respektive projektgrupper med fem personer så som de ansåg lämpligt, men med fokus på att så stor del av styrkedjan som möjligt, och därmed också många olika perspektiv, skulle vara representerade. Dessa totalt ca 100 personer utgjorde tillsammans med projektledningen från SKL, LEDA-teamet som arbetade tillsammans under 10 heldagsträffar, samt ett antal digitala träffar, från september 2016 till oktober 2017.
Träffarna syftade till att med hjälp av olika övningar och metodstöd analysera HUR deltagarna genomfört sin egen digitala transformation. VAD de gjort skilde sig åt mellan kommuner och verksamheter, och de var alla utvalda för att de var bra på olika saker. Målsättningen under LEDA var att försöka hitta likheter, och därmed skalbara kunskaper, kring HUR man lyckas genomföra en förändring. För detta arbetade man genom olika workshopmetoder fram ett antal faktorer som hämmar respektive främjar utveckling, vilka sammanställdes till elva avgörande nyckelområden för en lyckad digital transformation. Transparens var ett ledord under processen och i ett utökat format deltog fler personer från deltagarkommunerna och även intressenter från andra kommuner och organisationer, via digitala kanaler. Samtliga möten webbsändes live på Facebook och projektets samarbetsytor bestod av en öppen Facebook-grupp med drygt 1300 medlemmar, samt en öppen Google Drive för delade arbetsdokument och dokumentation från träffarna.
Gruppen som arbetade med att driva LEDA framåt bestod av en projektledare, en förändringsledare och två sektorsspecifika experter från SKL. De fem första träffarna leddes av en mycket erfaren moderator och facilitator av kreativa workshops. Samtliga möten dokumenterades av en graphic recorder. Ett filmteam var också med under hela projektets gång, dels för att webbsända samtliga möten och dels för att producera en sammanfattande film från varje träff. Filmerna hade som syfte att involvera fler i processens gång, både från de medverkande kommunerna och andra intressenter. De fungerade också som en brygga mellan träffarna för deltagarna. En träff inleddes alltid med en tillbakablick på den förra för att säkerställa progressionen i arbetet. Allt material tillgängliggjordes på Facebook och på den öppna Google Driven under licensen CC BY. I denna rapport återanvänder vi några av bilderna från vår graphic recorder Maja Larsson.
I inspirationssyfte, men också som stöd för reflektion, bjöds olika personer in för kortare föreläsningar. Specialister på digital transformation anlitades för att facilitera workshops och belysa frågan ur ett för deltagarna delvis nytt perspektiv. För ytterligare input arrangerades den tredje träffen i samband med Internetdagarna 2016, där deltagarna tog del av föreläsningar och därefter reflekterade och diskuterade tillsammans. En träff förlades till Skellefteå och en till Helsingborg på dessa kommuners inbjudan. Vid dessa tillfällen fick deltagarna möjlighet att få djupare insikter i just värdkommunens syn på, och erfarenheter av, digital transformation genom inspirationsföreläsningar från fler medarbetare än de som ingick i LEDA-teamet.
Innehåll
Innehållet i och upplägget av LEDA för smartare välfärd skiljde sig på många punkter från de projekt som SKL vanligtvis driver. En projektplan upprättades där syfte, mål och önskad effekt specificerades, men någon aktivitetsplan upprättades inte. Processen skulle växa fram succesivt. Alla moment syftade till att nå den önskade leveransen, det vill säga de framgångsfaktorer som skulle fungera som stöd för samtliga kommuners digitala utveckling. Den initiala planen från projektledningen var att deltagarna skulle involveras i en samskapande process även gällande upplägg och innehåll på varje träff. Feedback från deltagarna efter första träffen, då de fått påbörja planering inför kommande möten, ledde dock till beslutet att samskapandet skulle begränsas till att omfatta leveransen. Projektet bedrevs dock iterativt och någon linjär aktivitetsplan för innehåll av träffarna fanns inte från start.
Deltagarna påmindes kontinuerligt om projektets mål och syfte och att processandet vartefter skulle staka ut vägen mot målet och den önskade leveransen. I inledningen av varje träff summerades den resa som gruppen gjort tillsammans dittills, både utvecklingsmässigt och med en kort rekapitulation av de olika träffarnas innehåll. En grundlig utvärdering efter varje träff ledde till en rigorös planering av innehållet i nästa för att på bästa sätt fånga upp gruppens expertis och erfarenheter. Det planerades även in uppdrag, ”läxor”, för grupperna att genomföra mellan träffarna för att tiden tillsammans skulle kunna leda till så mycket som möjligt.
Den för deltagarna viktigaste läxan handlade om att sätta ord på den transformation som de genomfört och som var orsaken till att de valts ut bland många sökande till att ingå i programmet. Den var viktig både för att få syn på sina egna styrkor och för att lära känna varandras utvecklingsresor och därmed kunna urskilja likheter. Teamen beskrev sin resa i ord för projektets graphic recorder, som därefter visualiserade berättelsen. Under LEDA #2 gjorde varje team en kort presentation för varandra med bilden som utgångspunkt. Övningen uppfattades som väldigt värdefull då den gav teamen anledning att se tillbaka på sitt eget arbete och sätta ljus på allt bra de åstadkommit. Det öppnade även upp för teamen att börja lära känna varandra och hitta ingångar till nya samarbeten. Berättelsen och bilden har flera kommuner använt även i andra sammanhang, inte minst för att få tillstånd en samverkan över förvaltningsgränserna inom den egna verksamheten.
När förberedelseprojektet övergick i ett genomförandeprojekt 2017 beslutade LEDA:s projektledning att resultatet av deltagarnas erfarenheter, de nyckelfaktorer som de arbetade fram och som skulle fungera som hävstång och öka takten och kvalitén i införandet av digitala lösningar för andra kommuner, skulle tillgängliggöras i form av den fiktiva kommunen Mittköping. Mittköping har använts av SKL i tidigare sammanhang, bland annat för att presentera ett stöd för upphandling av skoladministrativa system. Därigenom var den redan en etablerad företeelse, i alla fall för många inom utbildningsväsendet. Mittköping är ett digital kommun i framkant, en kommun där man identifierat nyckelfaktorer för att lyckas och där man delar med sig av HUR man genomfört digital verksamhetsutveckling.
Mittköping tog formen av en wiki, vilket gick i linje med den transparens och det samskapande som hela projektet byggde på. LEDA-deltagarna snabbutbildades i förmågan att redigera en wiki och i varje kommun utsågs en wikiredaktör. Arbetet med att formulera alla erfarenheter som framkommit under arbetets gång påbörjades. Under uppbyggnaden av wikin arbetade LEDA-deltagarna i team bestående av personer från olika kommuner och från båda sektorerna för att beskriva HUR Mittköping arbetat utifrån de nyckelområden som tagits fram som avgörande för en lyckad transformation. För varje nyckelområde fyllde dessutom varje kommun på med exempel på hur de arbetat, här med något mer fokus på VAD de gjort. Som helhet tecknade det en bra bild för både små och stora kommuner att dra lärdom av. För att öka sökbarheten och i någon form strömlinjeforma informationen anlitades en utomstående person för att strukturera upp innehållet under sommaruppehållet. Allt material i wikin är licensierat CC BY och kan användas, vidareutveckla och spridas av den som vill.
Efter sommaruppehållet 2017 bedrevs ett intensivt arbete, både internt i varje kommun men också digitalt i teamen ansvariga för vart och ett av nyckelområdena, för att fylla wikin med all klokskap man ville dela med sig av. Därefter återstod två heldagar för gruppen. Först en Grand Final för att sammanfatta allt man varit med om, finslipa innehållet i wikin och förbereda inför den stora presentationen av resultatet. Därefter Grand Opening, en festlig öppning av Mittköping med presentationer, firande, inbjudna gäster från deltagarkommunerna och en inbjudan och uppmaning för fler att bli medborgare. I och med detta sattes det punkt för den här fasen av LEDA för smartare välfärd och aktiv projektmedverkan upphörde för de flesta kommundeltagare.
Nedan följer ett sammandrag av de stora programpunkterna under tillfällena då samtliga kommundeltagare träffades, samt de hemuppgifter som de förväntades genomföra mellan träffarna. Sammantaget ledde arbetet fram till projektets slutgiltiga resultat.
Aktiviteter i LEDA
LEDA#1 |
Läxa: att beskriva sin digitala transformation för projektets graphic recorder och förbereda en presentation |
---|---|
LEDA#2 |
Läxa: att med utgångspunkt i den feedback man fått fundera på:
|
LEDA#3 |
|
LEDA#4 |
|
NÄTVERKSDAG | Dag med fokus på erfarenhetsutbyte mellan hälsa och omsorg för sig och skola och lärande för sig. |
LEDA#5 |
Läxa: Att finslipa självklarheterna. Vad de ni löst och som nu är självklart för er men som kanske inte är självklart för andra? |
LEDA#6 | I Skellefteå
|
LEDA#7 | I Helsingborg
Läxa: Kritiska vänner. Förbered återkoppling på andra gruppers arbete. |
LEDA#8 |
Läxa: Utveckla materialet i wikin utifrån återkoppling och egna reflektioner. |
LEDA#9 |
|
LEDA#10 |
|
Varje träff inleddes med att projektledningen påminde om mål och syfte med förändringsledningsprogrammet, om den samskapande arbetsmetoden och om processen steg för steg fram till den punkt där mötet skulle ta vid. Man visade även den film som klippts ihop från den föregående träffen med intervjuer med några av deltagarna och med en voice over från någon i projektledningsteamet. Filmen sammanfattade det arbete som gjorts, de lärdomar som dragits och hur de nu skulle ge skjuts framåt i dagens arbete. Allt för att hylla de goda insatser, de smarta inspel och den innovationskraft som gruppen tillsammans visat och samtidigt sätta fokus på det gemensamma målet.
Spridningsfasen
I och med Grand Opening i oktober 2017 övergick LEDA för smartare välfärd helt i Mittköping och året av förändringsledning och gemensamma träffar var slut för deltagarna. Istället inleddes spridningsfasen. I den långsiktiga planen ingick att medborgarantalet i Mittköping, vilket initialt bestod just av deltagarna i LEDA, skulle växa. Mittköping är en kommun för de som bestämt sig - de som vill förändra, digitalisera och vill vara med och dela och lära av andra. Alla som ville kunde ”söka medborgarskap” via wikin. I praktiken innebar ett medborgarskap att man fick rättighet att redigera wikin och därmed möjlighet att bidra till innehållet. Genom fortsatt samskapande och generöst delande skulle Mittköping fortsätta att växa och frodas.
En kommunikationsplan för spridningsfasen upprättades med den grundläggande strategin ”inifrån och ut”. Med detta avsågs dels en spridning inom LEDA-kommunerna, från hittills berörda verksamheter till andra verksamheter/förvaltningar. Dels en spridning från LEDA-kommunerna till grannkommunerna, och därefter till andra kommuner i en allt vidare cirkel. Prioriterade målgrupper lyftes, budskap filades på och kanalstrategier togs fram.
Redan tidigt fanns tankar på att låta några kommuner på ett strukturerat sätt använda sig av slutprodukten, dvs. de medverkande kommunernas samlade erfarenhet i form av Mittköping, som ett verktyg för sin digitala förändringsresa. Resultatet av det var tänkt att utvärderas tillsammans med dem för att få feedback på den möjliga effekten av LEDA. Genom att pröva hypotesen om nyttan med Mittköping skulle projektledningen få beslutsstöd i vilka vägval som skulle göras framåt. Dvs. om konceptet höll, om vad som behövde förändras, tas bort eller läggas till, om vilken hjälp som kunde behövas med implementering etc. Kontakter togs med ett antal kommuner som på olika sätt visat intresse för LEDA men som inte aktivt deltagit i arbetet. Det visade sig dock svårt att hitta samarbetspartners som hade möjlighet att avsätta tid och personer för att sätta sig in i materialet. I en kommun hölls ett inledande möte med information och inspiration från sakområdesexperterna i LEDA:s SKL-team, men det stannade där. Tyvärr ledde inte försöken till den kvalitetssäkring av Mittköping som man hoppats på.
En återträff med de LEDA-deltagare som ville planerades till början av 2018 med syfte att blåsa liv i engagemanget för Mittköping, men också för att följa upp resultatet och det fortsatta arbetet i kommunerna. Man ville även stärka nätverket och fånga upp vad som ansågs viktigt att ha med i spridningsinsatserna framåt. En förfrågan till deltagarna om att ingå i ett ”Mittköpingsråd” för fortsatt planering och utveckling av konceptet gick ut och ett antal personer nappade. Rådet inrättades och ett första möte genomfördes. Därefter inträffade ett antal händelser som ledde till ett avbrott i arbetet med LEDA för smartare välfärd och spridningen av Mittköping.
Spridningsfasen har tyvärr inte blivit så framgångsrik som vi önskade och planerade för. Den stora orsaken till detta är både förutsedda och oförutsedda personalförändringar. Av olika anledningar förändrades arbetssituationen för samtliga personer i SKL:s projektledningsteam under loppet av några månader efter den avslutande träffen. Projektet saknade bemanning under ett antal månader, med tappad fart som resultat. Kommunikationsplanen kunde inte genomföras och engagemanget i wikin avtog. Personalomsättning även i de deltagande kommunerna påverkade engagemanget och känslan av ägandeskap för wikin, och därmed också fortsatt adderande till och spridning av dess innehåll.
Under sommaren 2018 tillsattes en ny projektledare som tog upp kontakten med Mittköpingsrådet och försökte blåsa liv i diskussionerna i Mittköpings Facebook-grupp och i arbetet med att underhålla och sprida intresset för wikin. Avbrottet hade dock varit för långt och det var svårt för en person som inte varit med under insamlings- och genomförandefasen att ta vid och genomföra de planerade aktiviteterna för paketering och spridning av resultatet.
Resultat och måluppfyllelse
I ansökan till Vinnova och i SKL:s interna projektplan för LEDA står att projektet ska identifiera, beskriva och sprida vad som kan möjliggöra respektive hämma utveckling, samt ta reda på varför det som fungerar fungerar. Detta skulle resultera i ett paket av nyckelfaktorer för framgångsrikt förändringsarbete med digitaliseringen som hävstång, redo att implementeras i Sveriges 290 kommuner. Detta har LEDA för smartare välfärd uppfyllt. I enlighet med projektansökan planerade och genomförde projektledningsteamet tio heldagsträffar samt ett stort antal digitala möten under vilka deltagarna med ledning av teamet genomlyste sina egna processer, belyste dem genom ögonen på varandra samt med hjälp ett antal experters perspektiv. Detta gav dem möjlighet till att vidareutveckla, förbättra och vässa sitt egna förändringsarbete.
Genom att utgå från deltagarnas styrkor och erfarenheter hittade man ett antal avgörande faktorer som hämmar respektive främjar utveckling. Utifrån dem listades ett antal självklarheter som behöver finnas på plats för att man ska kunna arbeta på önskat sätt. Den självklarhet som av gruppen värderades som allra viktigast var möjligheten att kunna tänka stort men börja smått och succesivt genomföra förändring. Sammantaget ledde arbetet fram till elva nyckelområden för framgångsrikt förändringsarbete, vilka har beskrivits i wikin Mittköping, och nu även i rapporten Nyckelfaktorer för digital utveckling och förändring.
Följande avgörande nyckelfaktorer enades projektdeltagarna om:
- Arbetsprocesser och metoder
- Delaktighet
- Infrastruktur
- Juridik och säkerhet
- Kommunikation
- Kompetens
- Ledarskap
- Målbild
- Nytta och insikt
- Organisation och kultur
- Styrning
Illustrationen nedan beskriver hur processen tog sin utgångspunkt i de medverkande kommunernas presentationer av de digitala förändringar de genomfört, dvs. VAD och gjort och HUR de på ett lyckat sätt genomfört förändringen. Nästa steg blev att sammanställa ett stort antal främjande respektive hämmande faktorer, varefter fokus lades på deltagarnas självklarheter. Utan alla delar i processen hade man inte nått fram till och enats om nyckelfaktorerna.
Under processens gång har nya gränsytor skapats, så väl inom kommunerna som mellan deltagarna. LEDA för smartare välfärd rönte under genomförandefasen stor uppmärksamhet från andra kommuner och många av deltagarkommunerna har blivit kontaktade av andra kommuner för besök och samarbeten, och kontaktnät har vuxit. Den kontaktskapande funktionen var något som deltagarna lyfte som mycket positivt i en utvärdering av projektet.
Spridningen av LEDA var som störst under genomförandefasen, mycket tack vare den transparens med vilket det bedrevs. Vid varje möte var det ett stort antal människor som deltog på distans via livesändningarna på Facebook. Projektledningen deltog även under den här fasen på ett antal stora konferenser, bland annat Offentliga Rummet, DigiGov, SETT-mässan och MVTe, för att berätta om syfte och målsättning samt hur arbetet fortlöpte. Vi har dock inte, som beskrivet ovan, i enlighet med projektansökan lyckats genomföra en kvalitetssäkring av materialet genom att praktiskt pröva det i ett par kommuner som inte deltog i LEDA. Intresset för det var tyvärr inte tillräckligt starkt.
På grund av projektledarbrist under spridningsfasen har intresset för wikin Mittköping svalnat. För att få större spridning av resultatet, paketet av nyckelfaktorer för framgångsrikt förändringsarbete med digitaliseringen som hävstång, har dessa nu extraherats från wikin. De har paketerats till en rapport som tillgängliggörs dels via SKL:s webb och dels via webbsidan Dela Digitalt, där verksamhetsutveckling delas av idag 9500 användare från 770 organisationer som verkar inom det offentliga uppdraget.
För att få en oberoende analys av resultatet av LEDA har vi anlitat Dina Koutsikouri, forskare vid Institutionen för Tillämpad IT vid Göteborgs Universitet. Hon har analyserat nyckelområdena och de hämmande och främjande faktorerna utifrån existerande forskning kring digital mognad i offentlig sektor och skrivit en rapport där hon för en diskussion om och skriver fram rekommendationer för hur man kan arbeta med nyckelfaktorerna.
Rapporten ”Nyckelfaktorer för digital utveckling och förändring”, Dina Koutsikouris analys av nyckelfaktorerna samt den här slutrapporten, där vi redogör för genomförandet av LEDA samt lärdomar och erfarenheter av den metod med vilken LEDA genomfördes, utgör tillsammans det samlade resultatet av LEDA för smartare välfärd. Detta sammanfattas i ett webbinarium som tillsammans med rapporterna finns att tillgå på skl.se/leda.html.
Upplevelser av att arbeta med LEDA
LEDA för smartare välfärd genomfördes på ett sätt som var nytt för alla involverade. SKL som organisation har stor erfarenhet av att organisera och genomföra kurser och projekt som pågår under lång tid och som har många deltagare. Vi har dock aldrig förr genomfört samskapande och iterativa projekt av den här storleken. Inte heller hade deltagarna medverkat i något liknande tidigare. Lika viktigt som att utvärdera produkten av projektet är det att analysera formen för det. Här beskriver vi upplevelserna så som vi uppfattat dem utifrån först deltagarnas perspektiv och därefter SKL-teamets perspektiv.
Kommundeltagarnas upplevelser
Projektet LEDA för Smartare Välfärd genomfördes som en iterativ process med en tydlig målsättning om att identifiera, beskriva och sprida vad som möjliggör utveckling, och vad som kan stå i vägen. Processen syftade till att dra lärdom av de erfarenheter som de utvalda deltagande kommunerna hade med sig och paketera dem på ett sätt som skulle kunna fungera som stöd för andra kommuner i att öka hastighet, nytta och kvalitet i införandet av digitala lösningar. Ramarna var kända för deltagarna. Formerna för arbetet var initialt okända då de växte fram under processens gång. Hur slutprodukten skulle formas var inte heller klart under projektets inledande skede.
En utvärdering baserad på både enkäter och telefonintervjuer genomfördes av en konsult på uppdrag av SKL efter Grand Opening. Genom den har det framkommit att det fanns en upplevd diskrepans mellan hur projektet beskrevs i den marknadsförande kommunikationen gällande syfte och arbetsmetod, och projektet i realiteten. Merparten av respondenterna förväntade sig en djupgående analys av sitt eget förändringsarbete med både kritiska och konstruktiva inslag med fokus på fortsatt framåtsyftande utveckling. De upplevde att processen i större utsträckning syftade till att kartlägga deras erfarenheter för att hitta svaren på hur de gjort för att lyckas med sina respektive förändringsprocesser, och vad som hämmade respektive främjade dem, vilket istället är tillbakablickande.
Många sade sig heller inte vara införstådda i det öppna, samskapande och iterativa arbetssättet vilket i sig ställde flera krav på dem. Det handlade om att ge sig in i en process där både metod och slutprodukt var okända faktorer, och där de dessutom förväntades vara med och bidra till utformningen av processen. För att ett sådant arbetssätt ska kännas bekvämt kräver det att det finns tillit mellan alla parter, och då tillit är något som växer fram och inte något som kan förutsättas finns från start och per automatik, ledde det till en skakig projektstart. Deltagarna var heller inte beredda på den mängd arbete som de förväntades göra både internt i kommunteamen och digitalt på samarbetsytor mellan de fysiska träffarna. Samtliga deltagare hade under projektets gång fulla agendor inom ramen för sitt ordinarie arbete och ingen tid avsatt till LEDA, förutom just medverkan på de inplanerade träffarna. Det plötsliga merarbetet ledde till en stress, säkerligen orsakad av känslan att tiden inte räckte till för att genomföra uppdragen på den kvalitetsnivå som man egentligen ville.
De deltagande kommunerna valdes ut på grund av att de låg i framkant gällande att ställa om till en digital verksamhet inom sina respektive verksamhetsområden. En stor anledning till att de valt att delta var för att genom erfarenhetsutbyte och kontaktskapande kunna få draghjälp i det egna arbetet, genom att lära av andras framgångsrika arbete och genom att testa sina idéer och få återkoppling från andra spetskommuner. Att detta skulle ske sektorsövergripande, dvs. kommuner som deltog inom omsorgsspåret respektive skolspåret tillsammans, var ytterligare en överraskning för deltagarna, och något som man gärna ville se en ändring på. Man ansåg att man skulle få ut betydligt mer av tiden genom att renodla innehållet i diskussionerna genom uppdelning i två grupperingar. Projektledningen stod dock fast vid att arbetet skulle ske tillsammans och att utmaningarna man står inför kopplat till förändringsledning har fler likheter än skillnader oavsett förvaltning. Initialt lade deltagarna stort fokus på att lyfta fram olikheter mellan de olika verksamheterna. Vartefter projektet fortskred blev det dock tydligt att utgångspunkten var rätt och att de hämmande och främjande faktorer som kristalliserades fram gällde för omsorgssektorn så väl som utbildningssektorn och därmed också med stor sannolikhet är applicerbara på andra förvaltningar inom kommunal verksamhet. I utvärderingen vittnar flera om att just det faktum att man genomförde LEDA sektorsövergripande har lett till att kommunens olika verksamheter fått större förståelse för helheten och för varandra.
I anslutning till den utvärdering som genomfördes räknades ett NKI (nöjdkund index) fram för frågorna:
- Hur nöjd är du med arbetsformen i LEDA?
- Hur väl har arbetsformen i LEDA motsvarat dina förväntningar?
- Hur väl ser du att arbetsformen i LEDA motsvarar ett idealt sätt att genomföra ett utvecklings- och lärandeprojekt?
NKI-indexet för året då Mittköping processades fram och skapades är 41, vilket är precis ovanför gränsen för ”inte nöjd”. Det är långt ifrån ett resultat som vi kan vara stolta över. Samtidigt vittnar många deltagare om att det fanns andra vinster med LEDA än de som de förväntade sig att få ut. Genom LEDA fick de ett stort nätverk av kompetenta och erfarna personer som de, på grund av att de träffats regelbundet under projektets gång, har lättare att kontakta vid behov än till exempel kontakter på LinkedIn som man aldrig träffat. Flera kommuner blir även kontaktade angående studiebesök på grund av att de deltog i LEDA, vilket i sin tur bidrar till att kontaktnätet fortsätter att växa även efter LEDA:s avslut. Deltagandet i projektet har också ökat och förbättrat kontakterna mellan de olika förvaltningarna i den egna kommunen. I stort sätt alla respondenter i utvärderingen framhåller kontaktskapandet som den enskilt största vinsten med att delta i LEDA.
Andra vinster som lyfts är att man genom det stora fokus på ”hur-frågan” blivit bättre på att se vad man internt har åstadkommit, att se det som man faktiskt gör bra, vilket man annars inte så ofta fokuserar på. Samtidigt gav det även en chans att reflektera över vad man behöver arbeta mer med. Projektet har lett till att man enat sig internt och fått mer fart och fokus på att samverka över organisatoriska gränser, bortom stuprören. Slutligen lyfts även insikten om att digitaliseringsarbetet aldrig blir färdigt, att det handlar om ett ständigt utvecklingsarbete, och att LEDA resulterat i en bättre systematik och mer fokus och fart på digitaliseringsarbetet. Vikten av ledningens mod och engagemang och kommunens organisationskultur betonas av flera respondenter som värdefulla insikter, samt att processer är viktigare än projekt. Det är viktigt att göra – att våga prova, våga dela med sig och våga öppna upp för samverkan.
SKL-teamets upplevelser
Det finns ingen tidigare erfarenhet hos SKL att så storskaligt och under så lång tid driva ett designbaserat och samskapande projekt som detta. Den öppenhet med vilken projektet drevs var också ny för SKL. De fysiska träffarna livesändes för maximal transparens, och följdes av över 100 personer vid varje tillfälle. Deltagarkommunerna kunde genom detta medverka med fler personer än de fem som fick plats i rummet, och i praktiken kunde även övriga 272 kommuner ta del av, och delta i, processen, inspirationsföreläsningar, presentationer osv. i den mån de ville. Att intresset var stort märktes på diskussionerna i Facebook-gruppen, på det antal som följde sändningarna och på antalet visningar av de sammanfattande filmerna som delades på YouTube.
Målsättningar, syfte och att arbetet skulle bedrivas som en agil, och därmed inte i förväg utstakad process, kommunicerades ut under förberedelseprojektet då ansökningsprocessen till LEDA pågick. Direktmail skickades till samtliga kommundirektörer, och förutom information via SKL:s webb anordnades även informationsseminarium på konferensen Offentliga Rummet, samt ett antal dialogmöten med intressenter. I alla dessa kanaler informerades om vad LEDA var, men även vad det INTE var, dvs. ett linjärt projekt med en av SKL i förväg spikad aktivitetsplan. Då frågorna var många skapades även en FAQ på webben.
Trots den tydliga informationen inför LEDA går det inte att blunda för att förväntningarna från deltagarna inte till fullo stämde överens med målsättningen för projektet, varken till innehåll eller form. Syftet uppfattades av deltagarna som abstrakt och spretigt. Efter första träffen kom kritisk feedback från många deltagare. Inspirationsföreläsningarna uppfattades som intressanta men inte i linje med vad de ville ägna tiden till. Workshopen med DigJourney ansågs inte anpassad till offentlig verksamhet utan snarare till näringslivet och man efterfrågade modeller för att utvärdera och utveckla den egna verksamheten anpassade till just kommunala förutsättningar. Många uttryckte även önskemål om att göra det sektorsspecifikt, dvs. att vid träffarna dela upp gruppen i ett skolspår och ett omsorgsspår. Det framfördes kritik för avsaknaden av en tydlig och synlig processplan och att SKL-teamet inte syntes ha en tydlig bild av vad projektet skulle resultera i, vilket var en helt korrekt upplevelse. Projektledningen avsåg att processen skulle samskapas av samtliga deltagare under projektets gång, en uppgift som deltagarna inte förväntat sig och heller inte var beredda att ta sig an.
Projektledningsteamet från SKL tog till sig av den konstruktiva kritik som deltagarna gav. Det var tydligt att viljan var stark till att nätverka, lära av varandra och dela med sig av de styrkor man själv kunde bidra med och som var orsaken till att man valts ut att delta. Tron på LEDA och den nytta projektet skulle kunna bidra med utrycktes av samtliga, även om man inte var helt nöjda med innehållet i LEDA #1. För att bemöta kritiken och säkerställa att projektet skulle svara upp mot så många av deltagarnas förväntningar som möjligt genomfördes en stor workshop under LEDA #2. Önskemål, förväntningar och förslag samlades in och analyserades.
Resultatet visade att erfarenhetsutbyte och att få dela med sig, inspirera och inspireras, var det som stod högst på önskelistan. Deltagarna ville bygga relationer och en stämning där man vågar, är nyfiken, utmanar och reflekterar. Transparensen och öppenheten ville man ha kvar, och man ville komma framåt genom aktivt deltagande, effektivt arbete och fokus på målet. Genomlysningen tydliggjorde även att man skulle fokusera på att ringa in framgångsfaktorer och beskriva best practice genom att inventera, analysera och prioritera och därefter reflektera, följa upp och lära. Resultatet var helt i linje med projektets tänkta syfte, men övningen var mycket värdefull i och med att man nu visste att samsyn rådde. Tanken på att planeringen av innehållet för träffarna skulle samskapas av alla ströks och projektledningen tog fullt ansvar för det. Varje träff utvärderades grundligt och bidrog till planeringen av nästa. Däremot stod man fast vid beslutet att arbetet skulle bedrivas av samtliga deltagare tillsammans och inte delas upp sektorsvis. För att trots det möta upp önskemålet om att nätverka sektorsvis planerades och genomfördes en sådan dag, utöver de gemensamma arbetsdagarna.
Den ganska omfattade, men också konstruktiva kritik som kom projektledningen tillhanda initialt följdes under projekttiden av regelbundna inspel och önskemål och utvecklings- och förbättringsförslag från deltagarna. Detta uppskattades mycket av SKL-teamet och sågs som ett tecken på engagemang och en känsla av delägarskap i både genomförandet och resultatet. För att underlätta kommunikationen med deltagarna ytterligare genomfördes öppna webbmöten mellan träffarna där de som ville kunde delta, diskutera och komma med feedback och inspel till processen framåt.
Slutsatser och lärdomar
Vikten av tydlig kommunikation
Projektledningsteamet från SKL har kontinuerligt utvärderat varje träff och många lärdomar har dragits längsmed resans gång. En tydlig sådan är att hur noga man än försökte beskriva att LEDA inte skulle genomföras som ett vanligt projekt utan snarare som ett kreativt, samskapande, lära-längsmed-vägen projekt där slutprodukten inte på förhand var bestämd, så tolkades detta utifrån den förförståelse och de förväntningar som de deltagande kommunerna hade med sig. Utifrån den kontext vi befinner oss i och de erfarenheter vi har med oss är vi olika benägna att ”lita på processen” och ge oss in på okänd mark. Från SKL:s sida tar vi med oss att vi inte kan vara nog tydliga, både kring vad ett projekt är och vilka krav det ställer på deltagarna, men också vad det inte är och vad vi som SKL inte tillhandahåller som projektledning.
Utvecklingsprojekt lyckas inte alltid
Ett modigt ledarskap har gång på gång lyfts fram som avgörande för utveckling under projektets gång, och LEDA har verkligen haft ett modigt ledarskap som vågat prova nya projektmetoder. Mod från SKL:s ledning och projektteamet att ta på sig uppdraget att försöka hitta sätt att öka takten i den digitala transformationen i samtliga Sveriges kommuner. Mod från de medverkande kommunernas ledning och deltagare att dela med sig och skapa Mittköping tillsammans, och mod från Vinnova att delfinansiera projektet. Det modiga ledarskapet och entusiasmen från samtliga inblandade ledde till att man nådde stora delar av projektmålen. Men hela vägen fram kom man inte, och så kan det bli med nyskapande utvecklingsprojekt.
Oavsett ledarskapet kan man fundera på om den här typen av processande projekt fungerar i den kontext som vi skapade, där ca 100 personer från olika verksamheter och kommuner, med olika erfarenhet, bakgrund och förväntningar, tillsammans ska hitta nycklar både för vidare utveckling av den egna erfarenheten och som ska fungera som stöd för andra kommuner. Parametrarna att ta hänsyn till var många. Lägg till distans och att arbetet var utspritt i tid över ett helt år, så blev parametrarna kanske för många. Resultatet som deltagarna arbetade fram blev mycket bra och mötte väl de för projektet uppsatta målen, men ett mer styrt arbetssätt hade eventuellt minskat osäkerheten längs med vägen och lett till en högre grad av nöjdhet och en större känsla av ägandeskap av resultatet. I en mindre kontext där deltagarna känner varandra, eller har större möjlighet att snabbt lära känna varandra, och där syftet och målet med processen ligger närmre den egna och dagliga verksamheten, kan den här relativt abstrakta och kreativa arbetsformen troligtvis vara mycket framgångsrik. Baserat på det som deltagarna i utvärderingen lyfter fram som vinster tror vi att konceptet kan passa för samverkan över sektorsgränser inom en kommun alternativt för regional samverkan kring en viss fråga eller en viss sektor.
Betydelsen av eldsjälar
De flesta av oss kan skriva under på de många positiva effekter på en verksamhets utveckling som kommer av eldsjälar. Människor som med stark drivkraft och till synes outtröttlig energi orkar och vågar gå före för att bryta ny mark för både sig själva och sin organisation. Tittar man tillbaka på hur utbildningsväsendet i växande grad nyttjat digitaliseringens möjligheter för elevers lärande kan utvecklingen till stor del tillskrivas eldsjälar till lärare och skolledare som satsat, kompetensutvecklat sig själva och sina kollegor och utvecklat och utvärderat teknikstödd undervisningsmetodik för att på så sätt skapa beprövad erfarenhet. LEDA för smartare välfärd hade inte kunnat genomföras utan eldsjälar i form av alla deltagare från kommunerna och projektledningsteamet. Men att bygga en långsiktig utveckling, eller i det här fallet ett stort projekt över lång tid på eldsjälar är också mycket sårbart.
Då LEDA formades och genomfördes på ett sätt som var nytt för samtliga involverade ökade sårbarheten ytterligare. Som tidigare beskrivits skedde stora personalförändringar i slutet av 2017, och projektet tappade sina eldsjälar. Av den grupp som planerat, genomfört och utvärderat hela projektet fanns nu ingen kvar för att driva igenom de delar i projektplanen som syftade till att sprida resultaten så att de kom resten av kommunsverige till gagn. Personalomsättning pågick även inom deltagarkommunerna och någon tydlig ägandekänsla för att fortsätta bearbeta och sprida innehållet i wikin Mittköping fanns inte kvar. Efter flera månader utan projektledare tillsattes en ny, och tillsammans med Mittköpingsrådet har nu projektet drivits i hamn, dock utan att till fullo nå de effektmål kopplat till spridning som sattes upp initialt.
Att ta upp och planera för möjliga personalomsättningar i projektplanens risk- och sårbarhetsanalys är ett sätt att undvika den situation som uppstod under LEDA. Ett annat sätt är att säkerställa återväxt så att ett team inte krymper utan fylls på om någon slutar. Detta tappades bort i projektplanen för LEDA, där enbart risken att de deltagande kommunerna skulle hoppa av togs upp och planerades för. Detta är något vi kan lära av.
Strukturerad dokumentationsprocess
Transparens och samskapande var ledord under projektets gång. Information, kommunikation och dokumentation skedde på öppna digitala ytor på Facebook och Google Drive för att alla som ville skulle kunna delta. Det uppskattades mycket av personer som inte ingick i LEDA-teamet men som trots det kunde följa processen. Att kunna arbeta på delade ytor var även en förutsättning för samverkan på distans, något som skedde i stor utsträckning mellan deltagarna mellan de fysiska träffarna. De digitala ytorna användes också till allt arbete under själva träffarna, och innehållet växte vartefter till en riktig skattkista. All planering och kommunikation SKL-teamet emellan skedde också på delade digitala ytor, i en egen Google Drive, en sluten Facebook-grupp och i en Trello. Då teamet sällan befann sig på samma plats under planeringen inför en LEDA-träff fungerade detta mycket väl för dem.
Med det positiva i att kunna kommunicera och arbeta på distans på delade ytor kommer även mindre positiva effekter om man inte tänker sig för. Enkelheten i att i en Trello kunna skapa nya kort eller i en Drive att kunna skapa dokument gör att det lätt blir för mycket och rörigt. Det blir osorterat och därmed svårt att hitta det som faktiskt är viktigt. När vi nu ska sammanfatta detta omfattande projekt där alla som deltog har slutat på SKL, gör vi det delvis baserat på den omfattande dokumentation som finns kvar i de kanaler som användes. Men sättet att dokumentera, som för de insatta var fullt fungerande när projektet pågick, är relativt komplicerat att sortera ut, att hitta det väsentliga i och upprätta en tidslinje utifrån för någon som inte deltagit under projektet.
En lärdom som vi drar är att man självklart ska använda de delade digitala ytor som finns tillgängliga för att planera, kommunicera och samla dokumentation kring ett projekt, men att det samlade materialet behöver styras upp vartefter. Ett sätt kan vara att någon projektmedlem har som uppdrag att med en regelbundenhet som passar projektet städa i kanalerna. Kasta material som inte tillför något, sammanställ och strukturera upp annat och säkerställ att det går att följa en tidslinje. Detta underlättar när nya projektmedlemmar tillkommer och ska sätta sig in i arbetet. Det underlättar även för samtliga när ett projekt ska beskrivas och rapporteras, oavsett om det skett personalomsättningar eller inte.
Digitalisering – ett snabbrörligt område
Utvecklingen inom många områden går fort idag, inte minst när det gäller digitalisering. Innehållet i wikin Mittköping sammanställdes under 2017 och bygger på de deltagande kommunernas kunskaper och erfarenheter från de dessförinnan närmast föreliggande åren. När vi i slutet av 2018 gått igenom allt material i wikin för att hitta de mest väsentliga att lyfta ut till rapporten Nyckelfaktorer för digital utveckling och förändring, var det många av exemplen som kommunerna delat med sig av som redan kändes inaktuella. Då innehållets fokus var HUR man genomfört sin digitala transformation och inte VAD man genomfört, är dock värdet av arbetet beständigt. Vi vet att goda exempel och möjligheten att kunna inspireras och lära av andra efterfrågas i hög grad inom offentlig sektor. Men vi vet också att det sällan fungerar att rakt av kopiera en lyckad satsning som någon annan gjort och få samma fina resultat. Genom LEDA har vi lärt oss vikten av att jobba med samtliga av projektet lyfta nyckelfaktorer vid digital transformation och att det vid delande av goda exempel är minst lika viktigt att dela med sig av HUR man gick till väga som av VAD man faktiskt gjort.