Digital omställning fokus detaljplan

Enligt visionen om ett hållbart digitaliserat Sverige ska Sverige ska vara bäst i världen på att använda digitaliseringens möjligheter. Digitala tjänster ska, så långt det är möjligt och där det är relevant, vara förstahandsval i den offentliga sektorns kontakter med medborgare och företag vilket ställer krav på nya förmågor. Inom samhällsbyggnadsområdet pågår därför ett omfattande utvecklingsarbete med syfte att skapa en ny nationell infrastruktur där alla har tillgång till nationellt standardiserad digital information som används i olika delar av samhällsbyggnadsprocessen.

Regeringens digitaliseringsstrategi (PDF), Regeringen

Målsättningen är att information som används och tas fram i respektive delprocess levereras i format som kan återanvändas och förädlas i kommande processer, t ex genom att digital detaljplaneinformation kan användas i ärendehantering för bygglov. Detta sparar både tid och pengar. Lantmäteriet har ett utpekat ansvar att tillsammans med Boverket leda arbetet för en smartare samhällsbyggnadsprocess på nationell nivå.

Smartare samhällsbyggnadsprocess, Lantmäteriet

Den Nationella geodataplattformen är navet i den nya infrastruktur för standardiserad digital information som används i samhällsbyggnadsprocesserna. Det är en tjänst där konsumenter av geodata ges åtkomst till datamängder från olika producenter av geodata. Plattformen har tagits fram av Lantmäteriet på uppdrag av regeringen. Syftet är just att skapa en åtkomstpunkt där senast uppdaterad information inom samhällsbyggnadsprocessen tillgängliggörs som standardiserade informationsmängder i säkra och effektiva system.

Nationell geodataplattform, Lantmäteriet

Standardiserad och strukturerad information som återanvänds i olika skeden av samhällsbyggnadsprocessen förväntas bidra till både minskade kostnader och kortare ledtider. Genom att säkerställa att data och information som används tas från en och samma källa med en tydlig informationsägare och märkning av kvalitet och uppdatering så ökar även kvaliteten i analyser, beslutsunderlag och planer.

Andra mervärden är ökade möjligheter till medborgardialog och ökat engagemang för stadsutvecklingsfrågor med hjälp av visualisering Om processerna och de analyser som genomförs inom ramen för samhällsbyggnadsprocessen dessutom sker transparent och synligt ökar samsynen hos alla inblandade aktörer kring vad som planeras. Detta möjliggör också för en förbättrad dialog mellan aktörer där information, synpunkter och upptäckta fel och brister kan återkopplas tillbaka i processen så att de kan hanteras och kommuniceras innan en färdig plan.

Samhällsbyggnad är ett vitt begrepp som används för att beskriva processer, beslut och aktiviteter som leder till en förändring av den byggda miljön. Enligt Plan- och bygglagen (PBL) är det en kommunal angelägenhet att planlägga användningen av mark och vatten och kommunerna har ett ansvar att tillhandahålla snabba, effektiva och rättssäkra processer. Det kommunala ansvaret innebär också ett ansvar för en hållbar stadsutveckling där estetiska, ekonomiska, ekologiska och sociala dimensioner ska vägas och prövas i de planeringsprocesser som ryms inom plan- och bygglagen. De beslut som fattas får stor påverkan på enskilda människor, företag och miljön och påverkar stora ekonomiska värden.

Digitalisering av samhällsbyggnadsprocessen innebär många utmaningar för samtliga inblandade aktörer. Det går egentligen inte att prata om en samhällsbyggnadsprocess, planering och byggande är komplexa processer i flera olika skeden och innebär stegvis kunskapsuppbyggnad och beslutsfattande. Planeringsprocessen enligt PBL innehåller heller ännu ingen grundläggande modell för digital informationshantering, dvs ett ramverk eller enhetlig bild av hur information i varje del av samhällsbyggnadsprocessen ska hanteras, och tillgängliggöras för att nyttjas i andra processer och beslut som rör planering och byggande.

Lösningar och arbetssätt har därför utvecklats i egna kommunala system, ofta på verksamhetsnivå och med en hög grad av beroende av enskilda programvaror och leverantörer baserade på lokala förutsättningar och behov. Utifrån kommunernas ansvar är det viktigt att ramverk och specifikationer utformas så att man kan fatta väl underbyggda politiska beslut och verka för hållbara livsmiljöer med medborgaren i centrum på ett rättssäkert och ekonomiskt hållbart sätt. Detta kräver förståelse för de olika roller, förutsättningar och utmaningar som finns i samhällsbyggnadsprocessens faser.

Detaljplanen spelar en viktig roll i samhällsbyggandet. Kommunen ska i enlighet med plan- och bygglagen (PBL) reglera mark- och vattenanvändning genom detaljplanering. Detaljplanen består av en plankarta med bestämmelser som är rättsligt bindande. Till detaljplanen ska det finnas en planbeskrivning som bland annat beskriver planens syfte samt förklarar hur planen ska förstås och genomföras. Detaljplanen ska ha en ändamålsenlig kvalitet och detaljeringsgrad. Detaljplaneprocessen sätter därmed flera av förutsättningarna för kommande delprocesser. Det är viktigt att ett digitaliseringsinitiativ kopplat till detaljplaneprocessen bedrivs i samsyn och samverkan med de delprocesser som sker före, parallellt och efter för att säkerställa effektiva arbetssätt och en gemensam syn på vad som ska åstadkommas.

Under arbetet med vägledningen har flera intervjuer genomförts med kommuner i olika faser av arbetet med att ställa om organisation och arbetssätt inför digitala detaljplaner. Nuläget ser olika ut från kommun till kommun, liksom förutsättningarna att ta sig an digitaliseringsarbetet.

En målbild hos flera kommuner är att samtliga berörda aktörer ska ha tillgång till relevant digital samhällsbyggnadsinformation och att underlag och processer ska vara transparenta genom ett mer effektivt informationsutbyte. Syftet med digitaliseringsarbetet är att få en samlad lättåtkomlig bild av hur den byggda miljön kan utvecklas som är förståelig för alla, både invånare, tjänstemän och politiker.

Identifierade nyttor är tidsbesparing, minskat dubbelarbete, minskade stuprör samt bättre gemensam förståelse för processer och förslag. Vinsterna med digitala underlag hämtas hem både inom själva planeringsprocessen, men också i förvaltning och drift. En annan stor nytta är att allmänhetens möjligheter att följa och få insyn i planeringsprocesserna ökar.

Det finns delprocesser inom samhällsbyggnadssektorn där digitaliseringen kommit längre, framförallt gäller detta ärendehantering inom bygglov. Flera kommuner har idag e-tjänster, dvs en lösning där ansökan görs digitalt och uppgifterna hamnar i ärendehanteringssystemet. En fullt ut digitaliserad bygglovsprocess kräver att all data är digital, databasbaserad och kategoriserad efter regelsatt strukturerade metadata. Digitala detaljplaner ger en bra grund att kunna digitalisera bygglovsprocessen.

Kommunerna ser också fler möjligheter med framtida teknik, såsom digitala tvillingar, 3D-modeller och nya möjligheter till medborgardialog där kommunens digitala information, inte minst från detaljplaner, är en viktig grund.

Flera kommuner vittnar om utmaningar med att driva digitaliseringsprojekt eftersom de kräver en större samsyn än bara inom direkt berörd avdelning. Det finns ett stort behov av att få en förankrad syn på digitaliseringsprojekt från ledningsnivå samt en förvaltningsövergripande samsyn på vad som ska uppnås och varför.

Den här vägledningen fokuserar på digitalisering av nya detaljplaner, dvs de planer som berörs av kraven som blir tvingande den 1 januari 2022. Många kommuner har samtidigt påbörjat arbetet med att digitalisera befintliga detaljplaner. Det är viktigt att poängtera att dessa planer inte omfattas av kraven som kommer med de nya föreskrifterna och standarderna. Det finns heller inga andra krav på att digitalisera gällande detaljplaner. Om en kommun väljer att påbörja ett digitaliseringsarbete ska detta motiveras av att man ser en egen nytta av arbetet.

Erfarenheter från kommuner som har utrett möjligheterna att digitalisera befintliga detaljplaner visar att förutsättningarna ser olika ut, och att varje kommun behöver fundera över vilka nyttor som de ser med digitaliseringen i förhållande till arbetsinsatsen. Nyttorna och nyttjandet av den digitala informationen styr sen kraven på vad som ska digitaliseras och hur noggrant. Ett exempel är att många kommuner ser ett stort behov av att höja kvaliteten på fastighetsgränserna för att fullt ut kunna nyttja de digitala detaljplanerna i nästa skede, bland annat vid bygglovsansökningar. Detta gäller för såväl äldre som nya detaljplaner som tas fram. Flera innovationsprojekt pågår för närvarande, bland annat i Värmdö kommun med fokus på att höja kvaliteten på fastighetsgränser och gränspunkter.

Det finns också många utmaningar med att digitalisera gällande detaljplaner då det inom plan- och bygglagen och tidigare lagstiftning funnits stort tolkningsutrymme när det gäller detaljplaner, vilket gjort att informationen i en detaljplan kan vara strukturerad och lagrad på flera olika sätt. Med andra ord kan information i en detaljplan vara strukturerad på olika sätt dels från kommun till kommun, men också inom en och samma kommun. Samtliga planer gäller dessutom fortfarande enligt den lagstiftning som gällde när den skapades, och tolkning av respektive detaljplan görs utifrån den lagstiftningen. Det finns också olika system att arbeta med planer i och flera olika sätt att strukturera och lagra information i planerna. När detta ska digitaliseras krävs genomlysande utredningar av de olika alternativen och beslut om hur olika underlag ska tolkas in i det digitala underlaget för att bli rätt, och ge mest värde åt kommunen. Det är också viktigt att poängtera att den juridiskt bindande planen är den analoga plan som det fattas beslut om.

Vägledningen Handbok för digitala detaljplaner har tagits fram inom innovationsprogrammet Smart Built Environment som ett stöd för kommuner som vill digitalisera gällande detaljplaner.

Handbok för digitaliserade och standardiserade detaljplaner, Smart Built Environment

Idag är de underlag som tas fram och används inom detaljplaneprocessen ofta utspridda bland många olika aktörer, både offentliga och privata. Informationen finns i olika format och system, och är inte alltid ändamålsenligt strukturerad. I vissa fall finns samma data på flera olika platser – till exempel kan ett och samma underlag fås från såväl kommun, länsstyrelse och andra statliga myndigheter. Det kan innebära en utmaning att då veta vilket underlag som gäller och bör användas. Informationen behöver struktureras upp, och kvalitetssäkras, och en informationsägare utses för underlag som idag finns utspridda.

I samhällsbyggnadsprocessen involveras flera olika aktörer – kommuner, länsstyrelsen, statliga myndigheter, privata byggaktörer och privatpersoner. Alla har olika behov av data, information och analyser. En digital plattform behöver kunna hantera dessa data och underlag och möjliggöra för att de kan förmedlas ut och delas med berörda aktörer. Inte minst i detaljplanens samråds- och granskningsskede, där det också ges möjlighet till en digital dialog med alla intressenter.

När information blir digital och tillgänglig ställer det krav på att vi ser över våra analoga processer för att hantera osäkerheter och kvalitetsbrister i underlaget, och att vi hittar sätt att tydligt redovisa informationens kvalitet, samt hur den kan användas. En handritad gräns med tjock pensel blir plötsligt tolkad med betydligt större noggrannhet i ett digitalt verktyg där möjligheterna att zooma in på detaljnivå är mycket större. På samma sätt blir osäkerheter som finns i ett underlag i en delprocess lätt ärvt till andra delprocesser när informationen nu ska återanvändas i andra delprocesser.

Ett exempel är grundkartan som ligger till grund för detaljplaner och där detaljplanen ärver grundkartans osäkerheter. Frågan om exempelvis kvaliteten och noggrannheten på fastighetsgränser blir plötsligt än mer aktuell, när detaljplaneinformation nu ska tillgängliggöras digitalt, och förhoppningsvis nyttjas för att effektivisera kommande processer, till exempel bygglov. Möjligheter att kunna automatisera moment i bygglovsprocessen bygger på hur bra och hur känd kvaliteten på det digitala underlaget är.

Det finns juridiska utmaningar och frågeställningar som aktualiseras när detaljplaneprocessen digitaliseras. I SKRs rapport Digitalisera plan- och bygglovsprocesser - frågor och svar om utmaningar i form av lagstiftning, praxis och regelverk (2020) belystes ett antal ofta återkommande frågor kopplade till juridiska

utmaningar som uppstår när kommunen ska digitalisera processer inom PBL-området. Slutsatserna som drogs i den rapporten är bland annat att det i första hand inte är PBL som försvårar ytterligare digital utveckling utan snarare annan lagstiftning kopplad till informations- och ärendehantering.

Rapport: Digitalisera plan- och bygglovsprocesser, SKR

Oavsett formatet på informationen gäller exakt samma regler i plan- och bygglagen, tryckfrihetsförordningen, offentlighets- och sekretesslagen, arkivlagen med flera. Det innebär t.ex. att krav på de tekniska lösningar som utvecklas och upphandlas måste stämmas av mot gällande regelverk. En annan slutsats är att det som oftast kallas för juridisk utmaning snarare innebär en osäkerhet, dvs en osäkerhet hur regelverk ska tolkas i en digital miljö.

I samband med digitalisering stöter många organisationer på nya utmaningar och frågeställningar kopplade till informationssäkerhet. Innan planinformationen tillgängliggörs behöver det finnas rutiner för att säkerställa att lagstiftning och regelverk kring sekretess, integritet och säkerhet uppfylls i de tänkta lösningarna.

Att arbeta systematiskt med sitt informationssäkerhetsarbete innebär att som organisation ha en plan och metod för att skydda verksamhetsinformation och att arbeta aktivt med dessa frågor. För att ge information rätt skydd brukar man utgå från följande tre övergripande punkter:

• Konfidentialitet – dvs att information skyddas mot obehörig insyn.
• Riktighet – dvs att informationen skyddas mot oönskad förändring.
• Tillgänglighet – dvs att information görs åtkomlig för behöriga personer vid rätt tillfälle.

Inom projektet Smartare samhällsbyggnadsprocess sker en utredning på nationell nivå kring hur de informationsmängder som berörs påverkas av sekretess och säkerhet. Även om Lantmäteriet gör en informationsklassning och säkerhetskyddsanalys avseende den digitala detaljplanemodell som kan lagras och tillgängliggöras från den nationella geodataplattformen så har kommuner ändå ansvar för klassning och bedömning av sin egen information innan denna tillgängliggörs.

Det finns information som hanteras inom detaljplanearbetet som av olika skäl inte får delas. Till exempel kan synpunkter som kommit in via privatpersoner på samråd inte publiceras med uppgifter om vem som lämnat dem. Information om kommunens ledningsnät kan till exempelvis publiceras om det visar mindre områden, men inte om informationen kan aggregeras med annan som visar hela kommunens ledningsnät, då behöver åtkomsten behörighetsstyras. Oavsett säkerhetsnivå måste det finnas rutiner för att hantera dessa frågor och säkerställa att alla riktlinjer följs.

Ytterligare en juridisk utmaning finns i Arkivlagen och vad som ska gälla för digitala arkiv. Ett av syftena med Boverkets föreskrifter är att skapa förutsättningar för digital planinformation. Det finns inga formkrav i plan- och bygglagen eller annan lagstiftning som anger att en detaljplan måste vara i ett visst format, varken analogt eller digitalt. Huvudregeln enligt arkivlagen är att myndigheterna ska bevara sina allmänna handlingar och att handlingarna ska bevaras i det skick/format som handlingen kom in i eller skapades i. Informationen ska sedan skyddas mot förändring och det ska gå att säkerställa att just den information som presenteras som det laga kraftvunna beslutet är korrekt och exakt det som beslutande instans fattade beslut om, dvs det ska vara beständigt. Detta kan vara en större utmaning i en digital miljö än om detaljplanen utgörs av ett pappersoriginal. För att få en mer praktisk, och sammanhållen, arkivhållning finns möjlighet för arkivmyndigheter att fatta beslut om att digital information skrivs ut inför arkivering.

Den största utmaningen med digitaliseringen är inte tekniken, utan omställningen av våra sätt att arbeta. Det är en utmaning att ställa om, inte minst i en sådan komplex verksamhet som planprocessen, med så många olika aktörer och intressenter som involveras. Att påbörja arbetet med digital detaljplaneinformation kan innebära nya sätt att organisera arbetet och genomföra det – även om planprocessen i sig inte har förändrats.

Nya roller tillkommer i organisationen och nya samarbeten krävs. Detta ställer höga krav på ledning och styrning, och på varje medarbetare som inte bara ska utföra sina vanliga arbetsuppgifter i tid, utan också samtidigt ställa om.

Göteborgs stad har i projektform arbetat med att utveckla och implementera nya arbetssätt för att producera digitala detaljplaner. En slutsats är att det initialt tagit längre tid att skapa digitala detaljplaner. Dels handlar det om att lära sig nya sätt att arbeta och nya system. Men det handlar även om de förändrade kraven på lagring av data. De nya kraven är framtagna för att säkerställa att det finns en sökbarhet i underlag som tas fram. Till exempel har det tidigare i större grad funnits möjlighet att lägga in text för planbestämmelser i fritextfält. Genom att dela upp och tagga information så blir den sökbar i en databaslösning. Det ger en bra grund för framtida effektiviseringar och tidsvinster men kan innebära mer tid i inmatningsskedet. Göteborg räknar med att det i nuläget tar cirka en månad längre i varje delprocess att arbeta med en digital planprocess enligt de nya direktiven.

Som nämndes ovan kräver ett digitalt arbetssätt att fler aktörer inkluderas i arbetet. Det handlar om IT-avdelning, arkivarie, systemägare, kommunens ansvariga för geodatafrågor, informationsägare och systemleverantörer. En del av dessa har varit med tidigare i planprocessen, men för att säkerställa att val som görs avseende data och system stödjer hela samhällsbyggnadsprocessen behöver de vara med i tidigare skeden i processen och i större omfattning.

En förutsättning för att kunna arbeta enligt de specifikationer och föreskrifter som tagits fram är att de planverktyg som kommunerna och deras konsulter använder klarar av att skapa, lagra och leverera planer enligt kraven.

Lantmäteriet samverkar med kända systemleverantörer till kommunerna, och dialog och utveckling pågår för att se hur deras system ska klara av föreslagna krav. När denna vägledning publiceras finns ännu inte all funktionalitet på plats i något av de system som finns på marknaden. Myndigheter och kommunerna behöver tillsammans kravställa den vidareutveckling som krävs, och det sker redan nu flera utvecklingsinsatser för att få funktionerna i systemen på plats. Lantmäteriet och Boverket har en aktiv dialog med systemleverantörer och driver flera utvecklingsprojekt tillsammans med dem för att lösa de tekniska utmaningarna. Kommuner finns med i referensgrupper i detta arbete. Dock är det bra att som kommun ha en aktiv dialog med sin systemleverantör kring vad som händer, och vara med och kravställa, utifrån kommunens behov. Det är viktigt att systemen och verktygen som stödjer de nya arbetssätten finns tillgängliga när kraven börjar gälla.

Från och med den 1 januari 2022 åläggs kommunerna en skyldighet att ta fram detaljplaner utifrån nationellt angivna tekniska specifikationer samt föreskrifter för detaljplan och planbeskrivning. För att möjliggöra detta krävs att både juridiska och tekniska pusselbitar finns på plats. Syftet med tvingande föreskrifter (juridiskt ramverk) och specifikationer (tekniska krav) är att det skapar förutsättningar för standardiserade informationsmängder i detaljplaneprocessen samt ett nationellt digitalt tillgängliggörande via geodataplattformen. Här redogörs för hur allt hänger ihop

Kommunernas skyldighet att nationellt tillgängliggöra planinformation omfattas av EU-direktivet INSPIRE (Infrastructure for Spatial Information in Europe). Direktivet innehåller bestämmelser för inrättandet av en infrastruktur för geodata inom EU. Syftet med INSPIRE är att skapa tillgång till offentliga geodata för att myndigheter på ett effektivare sätt ska kunna utbyta data med varandra både inom det egna landet och med grannländerna.

Lagen (2010:1767) och förordningen (2010:1770) om geografisk miljöinformation är Sveriges sätt att implementera INSPIRE-direktivet och utgör de juridiska verktyg som för närvarande finns att tillgå för att möjliggöra en reglering av ett nationellt tillhandahållande av planinformation. Genom en ändring i Förordningen om geografisk miljöinformation tydliggörs kommunernas ansvar att tillgängliggöra digital detaljplaneinformation. Detta kallas i förordningen ”informationsansvar”, ett begrepp som inte återfinns i direktivet.

Lagen om geografisk miljöinformation

Förordningen om geografisk miljöinformation

Då planinformation finns på INSPIREs lista med informationsmängder omfattas den av kraven som följer med direktivet. För övrig kommunal geodata som ingår i INSPIRE-direktivet genom förordningen är statliga myndigheter informationsansvariga eftersom det anses mest kostnadseffektivt med ett samlat tillhandahållande.

Informationsansvaret innebär att kommunerna ska tillhandahålla geodata enligt kraven i direktivet och i dess genomförandebestämmelser, som innebär att:

• beskriva geodata på ett standardiserat sätt (metadata) och publicera beskrivningarna till Geodataportalen som är den nationella söktjänsten
• utveckla och tillgängliggöra visnings- och nedladdningstjänster samt beskriva dessa i Geodataportalen
• harmonisera geodata enligt dataspecifikationerna i INSPIRE så att geodata går att kombinera

Notera att Geodataportalen inte är densamma som den nationella Geodataplattformen som tas fram inom Smartare samhällbyggnadsprocess. Geodataportalen är en sedan tidigare befintlig portal som gör det möjligt att söka efter och utvärdera olika geodata i Sverige. Portalen innehåller metadata, dvs information om de geodata som finns, en visningstjänst samt länkar till de olika organisationernas tjänster från vilka geodata kan nås. Geodata som tillgängliggörs via Geodataportalen uppfyller också kraven från INSPIRE och är Sveriges koppling till den europeiska geodataportalen.

Geodataportalen, Lantmäteriet

Förutsatt att kommunen följer Boverkets föreskrifter och Lantmäteriets Nationella

specifikationer, samt tillgängliggör sin digitala detaljplaneinformation och planbeskrivningar i Nationella geodataplattformen (genom att nyttja Lantmäteriets datavärdskap, eller genom att ha tjänster i egen regi) så uppfyller Lantmäteriet kommunens INSPIRE-ansvar genom att:

• Säkerställa att Informationsspecifikationen för detaljplan är harmoniserad med INSPIREs dataspecifikation
• Ta fram och publicerar en nationell detaljplanetjänst för ny digital detaljplaneinformation (visnings- och nedladdningstjänst) som följer kraven i INSPIRE (senast 1 jan 2023)
• Beskriva datamängden och tjänsterna i Geodataportalen

Samordningsansvar INSPIRE, Lantmäteriet

Ytterligare information om hur INSPIRE-direktivet möjliggör ett tillgängliggörande finns i rapporten Nationellt tillgängliggörande av digitala detaljplaner från Lantmäteriet.

Rapport: Nationellt tillgängliggörande av detaljplaner (PDF), Lantmäteriet

Ett nationellt digitalt tillgängliggörande av detaljplaner kräver både juridiska och tekniska pusselbitar. Förra avsnittet redogjorde för den juridiska grunden i form av INSPIRE. Här går vi igenom övriga nationella byggstenar som skapar grunden för digital planinformation. För mer information och detaljerad beskrivning av hur allt hänger samman hänvisas till Boverkets och Lantmäteriets hemsidor samt framtagna föreskrifter, och specifikationer.

Den viktigaste byggstenen utgörs av en ny specifikation för detaljplaner. Specifikationen kravställer det digitala format som en detaljplan behöver ha för att tillgängliggöras. Syftet med ett kravställt format är dels att säkerställa att planinformation från landets kommuner kan samredovisas och blir jämförbara med varandra, dels att öka möjligheten att återanvända informationen i andra delprocesser inom samhällsbyggnadsprocessen.

Informationstext om Nationella specifikationer för detaljplan, Lantmäteriet

För att möjliggöra för specifikationen att fungera krävs såväl föreskrifter (bindande regler) och en uppdaterad planbestämmelsekatalog som stödjer specifikationen. Dessutom krävs informationsmodeller och tillkommande specifikationer kring datalagring och datautbyte för olika syften.

HMK Digital Grundkarta

En annan viktig byggsten är Handledning för digital grundkarta, kallad HMK Digital grundkarta. I HMK-Digital grundkarta ställer beställaren krav på grundkartans täckning, innehåll och kvalitet. Vid leverans av digital detaljplaneinformation till den nationella geodataplattformen ställs inga krav på att leverera in en grundkarta. Det är dock en viktig pusselbit då alla detaljplaner baseras på grundkartan, och därmed ärver planbestämmelserna och övrig information i detaljplanen sin kvalitet från grundkartan. Av denna anledning finns det skäl att läsa in sig på de kvalitetsrekommendationer som finns för grundkartan i handboken, som påverkar detaljplanen.

Ett av kvalitetskraven som sedan ärvs av detaljplanen är lägesosäkerheten. För att kvalitetssäkra detaljplanen och säkerställa att rätt metadata medföljer vid ett nationellt tillgängliggörande bör det säkerställas att grundkartan upprättats enligt handboken. Handboken med rekommendationer kring lägesbestämning och andra attribut som omnämns i detaljplanespecifikationen finns på Lantmäteriets hemsida.

HMK Digital grundkarta (PDF), Lantmäteriet

Föreskrift om detaljplan

Föreskrifter är bindande detaljregler inom vissa sakområden och beslutas av myndigheter. Föreskrifter preciserar de krav som ställs i lagar och förordningar.

Plan- och byggförordningen, PBF, ställer krav på att detaljplaner som påbörjats efter 31 december 2021 ska utformas så att uppgifterna i dem kan tillgängliggöras och behandlas digitalt. Informationen i detaljplanen måste då ha ett digitalt format och en funktionalitet som uppfyller kravet. Detta gäller både vid beslut om antagande av en ny detaljplan och vid beslut om ändring av en befintlig detaljplan.

Tidigare fanns allmänna råd för detaljplaner. Från och med den 1 oktober 2020 ersattes råden av Boverkets föreskrifter och allmänna råd (2020:5) om detaljplan, vilka blir bindande den 1 januari 2022. Det innebär att de ska tillämpas vid antagande av nya detaljplaner och vid ändring av befintliga planer, om planarbetet påbörjas efter 31 december 2021.

Föreskrift om detaljplan, Boverket

Syftet med föreskrifterna är att detaljplaner och tillhörande planbeskrivningar upprättas på ett mer enhetligt sätt över landets kommuner, med en enhetlig digital funktionaliteten och sökbarheten.

Planbestämmelsekatalogen

I samband med att de nya föreskrifterna trädde i kraft den 1 oktober uppdaterades Boverkets planbestämmelsekatalog. Katalogen är en samling med alla planbestämmelser som rekommenderas i vägledningar från Boverket eller andra ansvariga myndigheter från 1949 och fram till idag. Planbestämmelsekatalogen innehåller därmed information som kan nyttjas för tolkning av äldre planbestämmelser, förslag på färgsättning samt symbolik.

Planbestämmelsekatalogen, Boverket

Planbestämmelsekatalogen är det verktyg som kan användas för att säkerställa att den digitala detaljplaneinformationen följer de föreskrifter och de specifikationer som nu tagits fram. Följer kommunerna den ska planerna få det format och den struktur som möjliggör för ett nationellt tillgängliggörande. Planbestämmelsekatalogen innehåller sedan 1 oktober 2020 de ändringar som följer av föreskrift om detaljplan.

Föreskrifter om planbeskrivning

Även planbeskrivningar ska gå att tillgängliggöras och behandlas digitalt enligt plan- och byggförordningen, PBF. Boverkets föreskrifter och allmänna råd (2020:8) om planbeskrivning trädde ikraft 1 januari 2021 och kan därmed tillämpas från det datumet. De blir likt föreskrifterna för detaljplan obligatoriska att tillämpa för planbeskrivningar som hör till detaljplaner som har påbörjats efter 31 december 2021.

Föreskrifter och allmänna råd om planbeskrivning, Boverket

Föreskrifterna innebär inte någon förändring med avseende på krav på innehåll men är ett förtydligande av de krav som ställs i PBL. Informationen i planbeskrivningen ska vara lägesbestämd utifrån planområde, bestämmelseområde eller annan punkt, linje, yta eller volym. Motiven till regleringen ska enligt föreskriften kopplas till respektive bestämmelseområde.

Informationen i planbeskrivningen ska indelas och kunna identifieras utifrån vad informationen handlar om. Förutsättningar och bakgrundsfakta, förslaget samt genomförandet beskrivs var för sig. Detta säkerställer digital funktionalitet genom att all digital information i planbeskrivningar struktureras enligt en gemensam digital struktur.

Framför allt struktureringen av information bedöms för många innebära en förändring i arbetsmetodik samt att anpassade programvaror kommer krävas för ändamålet. Struktureringen av digital information bedöms ske med hjälp av funktionalitet i programvaran. Det kommer troligtvis vara möjligt att göra det utan särskild programvara, men det innebär då en större arbetsinsats, och fler tekniska utmaningar att lösa.

Specifikationen för planbeskrivningen är ännu inte framtagen.

Föreskrifterna som trädde i kraft 1 oktober 2020 utgör grunden för hur kommunerna ska kunna tillgängliggöra digital planinformation nationellt, på ett standardiserat sätt. Om kommunen väljer att tillgängliggöra via den nationella Geodataplattformen finns krav på att de nationella specifikationer som tagits fram följs. Kommunen kan också välja att tillgängliggöra information när som helst i detaljplaneprocessen, vilket innebär att information som ännu inte har fått laga kraft kan tillgängliggöras. Kraven gäller planer som påbörjas 2022-01-01 eller senare. Det finns inga krav på att tillgängliggöra detaljplaner påbörjade innan 2022-01-01.

Redan nu finns den nationella Geodataplattormen på plats och kommuner kan ladda upp detaljplaneinformation. Genom att ansluta tidigt finns möjlighet att påverka den slutgiltiga lösningen men man får också vara beredd på att det fortfarande finns osäkerheter kopplade till plattformen.

Ett producentavtal har tagits fram och finns att tillgå på Lantmäteriets hemsida I producentavtalet regleras åtaganden mellan kommunen som producent och Lantmäteriet som ansvarar för Nationella geodataplattformen.

Producentavtal, Lantmäteriet

Nationella specifikationer för detaljplaner

Specifikationer är beskrivningar av vad som ska kunna samlas in, lagras och tillhandahållas. Dessa skapar förutsättningar för att flera aktörer, t ex kommuner, kan arbeta på ett likartat sätt vilket underlättar för utbyte av information mellan parter i samhällsbyggnadsprocessen.

I Lantmäteriets regeringsuppdrag att ta fram en nationell lösning för informationsutbyte i samhällbyggnadsprocessen är nationella specifikationer en central del. Detaljplaner och byggnadsinformation är de första datamängderna som Lantmäteriet tar fram specifikationer för. För kommunerna innebär dessa specifikationer krav på hur de tekniskt ska tillgängliggöra sin information.

Detaljplanespecifikationen beskriver hur detaljplaneinformation ska struktureras för att kunna levereras till den nationella geodataplattformen. Det är viktigt att säkerställa att de system som används för leverans klarar av dessa krav. Till detaljplanespecifikationen finns fler specifikationer som bland annat beskriver hur information ska lagras och utbytas. Lantmäteriet räknar med att det under 2021 kan bli justeringar av specifikationerna allteftersom de implementeras och testas ute hos kommuner, systemleverantörer och andra aktörer.

Nationell dataproduktspecifikation för tillgängliggörande av detaljplan, Lantmäteriet

Nationella specifikationer kring informationsutbyte och lagring, Lantmäteriet

Datavärdskap

I samband med att digital detaljplaneinformation ska tillgängliggöras finns för kommuner en möjlighet att ansluta till Lantmäteriets lösning där Lantmäteriet utgör datavärd för kommunens detaljplaner. Datavärdskap är en lösning för producenter, i detaljplaners fall kommuner, som inte kan skapa förutsättningar för att användare ska kunna hämta geodata från källan, eller som av andra skäl vill nyttja Lantmäteriets lösning. Lantmäteriet är utpekad som datavärd för detaljplaner i egenskap av sin roll som nationell samordnare för digitaliseringen av samhällsbyggnadsprocessen. Datavärdskapet innebär inte att Lantmäteriet tar över myndighetsansvaret för att tillgängliggöra information och inte heller myndigheternas befintliga tillhandahållande – det vill säga kommunerna äger fortfarande informationen och skyldigheten att tillgängliggöra dessa via den nationella Geodataplattformen.

En kommun som ansluter sig till datavärdskapet får stöd i att tillgängliggöra detaljplaneinformation och stöd i hur de ska skapa tjänsterna enligt de krav som finns i och med ett tillgängliggörande. Vidare säkerställer Lantmäteriet att kommunernas informationsansvar enligt INSPIRE uppfylls om de tillgängliggör detaljplaneinformationen via Nationella geodataplattformen.

Det finns ingen anslutningskostnad för kommuner att ansluta sig till Lantmäteriets datavärdskap. Däremot kan det för kommunen innebära kostnader i form av anpassning av både system och arbetsrutiner.

För en kommun som väljer att nyttja Lantmäteriet som datavärd innebär det att kommunen upprättar detaljplanen enligt gällande föreskrifter och nationella specifikationer. Kommunen är fortsatt ansvarig för informationen och ansvarar för kvalitet och riktighet. Kommunen ansvarar också för att informationen är säkerhetsklassad innan den tillgängliggörs.

Lantmäteriet åtar sig att indexera informationen och göra den sökbar i detaljplanen enligt nationella specifikationen för digital detaljplan, och att tillgängliggöra informationen. Lantmäteriet tar fram maskin-maskintjänster API:er för att möjliggöra konsumtion av datamängderna.

Tillgängliggöra i egen regi

För kommuner som ej avser att använda sig av den nationella Geodataplattformen eller tjänsten med datavärdskap ska det finnas möjlighet att tillgängliggöra digital detaljplaneinformation i egen regi.

Om en kommun väljer att tillgängliggöra detaljplaneinformation nationellt i egen regi ställs krav på att ta fram detaljplaner där uppgifterna kan hanteras digitalt och som uppfyller föreskriften för detaljplaner som fastställts av Boverket. Förutom detta krävs dessutom att kommunen tar ansvar för kraven som kommer från INSPIRE avseende att följa INSPIRE-specifikationen, tillhandahålla en visnings- och nedladdningstjänst, samt publicera metadata på Geodataportalen för att uppfylla kraven på sökbarhet. Planinformationen blir då tillgänglig via Geodataportalen, enligt INSPIRE-specifikationen men inte enligt den Nationella specifikationen för detaljplaner. Kraven på tillgänglighet av informationen är dock höga, och kommuner som vill tillgängliggöra i egen regi behöver fundera på en lösning som klarar kraven på hög tillgänglighet för alla.

Om en kommun väljer att ansluta till Nationella geodataplattformen som producent men väljer att avstå från Lantmäteriets erbjudande om datavärdsskap betyder det att filer med mera som kan laddas ner via plattformen ligger kvar hos kommunen, men kommunen behöver då leverera referenser till Lantmäteriet för att det ska bli sökbart via plattformen. Kommuner som väljer att inte ansluta till Lantmäteriets datavärdskap ansvarar precis som övriga kommuner för att upprätta detaljplaner utifrån gällande föreskrifter samt för kvalitet, riktighet och säkerhetsklassning, såsom informationsägare av detaljplaner.

I nuläget finns dock inte möjlighet att leverera endast referenser på planinformation till den nationella Geodataplattformen. Det som testas under 2021 är att leverera digital detaljplaneinformation med Lantmäteriet som datavärd. Exakt hur formerna för tillgängliggörande utan Lantmäteriet som datavärd ska se ut är under framtagande och kommer beslutas under 2021. Information kommer att publiceras på Lantmäteriets hemsida, men det kan vara en god idé att kommuner som är intresserade av tillgängliggörande i egen regi tar direktkontakt med Lantmäteriet.

Föreskrifterna för detaljplaner ska möjliggöra utbyte av information i digital form vilket hänger samman med frågan om hur informationen ska kunna levereras och arkiveras. Under flera tillfällen i detaljplaneprocessen, inte minst vid samråd och granskning av planförslagen delges planhandlingarna både privatpersoner och berörda myndigheter, länsstyrelse med flera.

Detaljplanen, och det underlag som ska levereras respektive arkiveras, består av en plankarta med bestämmelser som är rättsligt bindande. Till detaljplanen ska det finnas en planbeskrivning som bland annat beskriver planens syfte samt förklarar hur planen ska förstås och genomföras och en grundkarta.

Som nämnts ovan finns från och med 1 januari 2022 krav på att en detaljplan och planbeskrivning ska utformas så att uppgifterna i dem kan tillgängliggöras nationellt och behandlas digitalt och att de specifikationer som tas fram följs vid leverans till den nationella Geodataplattformen. Det finns dock i dagsläget inga krav i plan- och bygglagen eller annan lagstiftning som anger att den juridiskt bindande detaljplanen, dvs den beslutade detaljplanen, måste vara i ett visst format, varken analogt eller digitalt. Beslut kan i princip tas på en papperskopia likväl som en PDF/A eller en databas eller fil, förutsatt att kommunen har förmåga att arkivera den beslutade detaljplanen. Informationen i den beslutade versionen och den digitala detaljplaneinformationen ska vara identisk. För att sedan uppfylla arkivlagen behöver handlingar som fattats beslut på bevaras. I SKRs rapport Digitalisera plan- och bygglovsprocesser fördjupas resonemang kring format och vilka krav som bör ställas på en informationsmängd för att det ska anses arkivbeständigt.

Tillgängliggörande inför samråd

Digitalt tillgängliggörande av planförslag innebär ofta att publicera dessa på kommunens hemsida, och på andra sätt kommunicera ut informationen med berörda parter. När informationen kommuniceras blir den en offentlig handling och omfattas då också av Arkivlagen. På samma sätt måste inkomna remisser och svar på samråd med mera sparas ner och arkiveras.

Informationsutbyte och leveranser

Digitala utskick och kommunikation mellan såväl kommuninvånare som berörda myndigheter sker idag på olika sätt i olika kommuner och mellan olika myndigheter. En digital leverans måste både kunna levereras och tas emot, så en enighet kring format är viktig.

Idag har t ex olika Länsstyrelser olika krav på leveransformat, några godkänner digitala leveranser, och andra bara leverans på papper. Dock pågår utveckling av en digital plattform för kommunikation i tidiga skeden i planärenden mellan kommuner och Länsstyrelse. Tanken är att skapa en plattform som ska underlätta utbytet av underlag och handlingar men också skapa bättre förutsättningar för tidig dialog. Länsstyrelsen i Västra Götaland är projektägare och projektet drivs i samverkan med ett antal kommuner.

Arkivering

De generella kraven i arkivlagen gäller även för digitala detaljplaner, samt respektive arkivmyndighets riktlinjer. För kommuner är det den egna arkivmyndigheten som bestämmer vilka format som ska användas för arkivering i kommunen.

I SKRs rapport - Digitalisera plan-och bygglovsprocesser fördjupas frågor rörande digital informationshantering i samhällsbyggnadsprocessen. Där finns ytterligare information om digital arkivering som kan vara till stöd i kommunernas arbete. Huvudregeln enligt arkivlagen är att myndigheterna ska bevara sina allmänna handlingar och att handlingarna ska bevaras i det skick/format som handlingen kom in i eller skapades i. Denna princip skulle innebära att digitalt skapad information också ska arkiveras och bevaras digitalt. På samma sätt innebär det att papper ska bevaras på papper. För att få en mer praktisk, och sammanhållen, arkivhållning finns dock möjlighet för arkivmyndigheter att fatta beslut om så kallad ersättningsskanning eller om att digital information skrivs ut inför arkivering.

Det finns idag olika tekniska lösningar för att verifiera, bevara och lämna ut information som lagras i databaser (t ex kontrollsummor och digitala stämplar) för att säkerställa att digital information inte har förändrats eller manipulerats. Utlämnande sker genom visualiseringar eller utdrag av rapporter eller liknande funktioner. Bevarandet av information i databaser sker i Sverige oftast genom uttag i exempelvis XML-format eller CSV-filer.

Då teknikutvecklingen går fort och det samtidigt är viktigt att information som arkiverats kan hämtas ut eller återskapas även efter en lång tid så pågår flera utredningar kring arkivbeständiga format. Idag är det inte många format som klarar kraven. Dock finns det möjligheter att lagra digital information idag så länge det finns en bevarandestrategi, dvs rutiner för hur det säkerställs att informationen är läsbar i framtiden. Detta är en utveckling som behöver bevakas utifrån ett kommunalt perspektiv.

Arbetet med att bygga upp en nationell geodataplattform och alla de förutsättningar som krävs är i högsta grad pågående, och det finns fortfarande möjligheter att vara med och påverka det som händer. För alla som berörs av de krav som kommer från och med 1 januari 2022 gäller det att hålla sig uppdaterade och bevaka utvecklingen.

År 2021 är ett testår för den Nationella geodataplattformen och Lantmäteriet och Boverket kommer löpande att uppdatera sina respektive ansvarsdelar om det visar sig behövas för att få funktionaliteten i infrastrukturen att fungera.

Länsstyrelsen har ett pågående uppdrag att ta fram ett digitalt dialogverktyg för planärenden och det pågår också parallella regeringsuppdrag som leds av DIGG med avsikt att fram en gemensam digital infrastruktur för informationsutbyte samt ramverk för grunddata inom offentlig förvaltning. Information om status och länkar till alla de parallella projekt som pågår finns på Lantmäteriets sida Smartare samhällsbyggnadsprocess.

Boverkets regeringsuppdrag från mars 2021 innebär att myndigheten får i uppdrag att fortsätta verka för en effektiv och enhetlig tillämpning av plan- och bygglagen, PBL, i en digital miljö – nu med fokus på lösningar. Förutom att utreda arkivfrågorna ska man bland annat:

• bedöma vilka hinder som finns för att den beslutade och juridiskt bindande detaljplanen ska vara digital
• bedöma förutsättningarna för att ersätta äldre detaljplaner med digitala original, bland annat hur arbetet ska finansieras, den förväntade nyttan och hur de planer som inte är lämpliga att ersätta bör hanteras
• föreslå hur översiktsplaner och regionplaner bör utformas i en digital miljö

Uppdrag att utveckla den digitala samhällsbyggnadsprocessen, Boverket

Utöver regeringsuppdragen pågår ett antal andra initiativ inte minst genom Smart Built Environment där projekt som DigSam och uppföljarna inom DigiGrow undersöker delar av digitaliseringen av samhällsbyggnadsprocessen – till exempel informationsutbyte mellan privat och offentlig sektor, integrationer mellan GIS (geodata) och BIM (byggnadsinformationsmodeller) och användning av generativ och parametrisk design för planering och utformning av stadsdelar, baserat på digitala detaljplaner.

Smart Built Environment

Ansvarar för strategisk inriktning på kommunens mark- och vattenanvändning. Ansvarar för att arbetet med digitalisering av planprocessen sker som en del av de nationella satsningarna inom arbetet med att digitalisera samhällsbyggnadsprocessen. Ansvarar för budget samt att digital utveckling inom kommunen sker förvaltningsövergripande och med en helhetssyn.

Ansvarar för handläggning enligt plan- och bygglagen samt upprättandet av detaljplanen enligt gällande föreskrifter, plan- och bygglagen samt det uppdrag som givits från kommunens ansvariga nämnd. Samordnar planarbetet och de kompetenser som deltar samt ansvarar för att tillgänglig information om planområdet hanteras i planarbetet. Samordnar och beställer, alternativt kravställare av, nödvändiga tekniska utredningar samt bevakar att dessa levereras på sådant sätt att de kommer till nytta i planarbetet och andra berörda processer. Ansvarar för att resultat från de tekniska utredningarna hanteras i planarbetet. Ansvarar för att inom ramen för planarbetet föra dialogen med berörda, inklusive byggaktörer, politiker och högre tjänstemän samt andra berörda inom kommunen, myndigheter, sakägare och andra berörda. Är införstådd i hur kraven på tillgängliggörandet av digital detaljplaneinformation påverkar arbetet och processen, med stöd från den som ansvarar för geodatafrågor på kommunen.

Många kommuner använder planarkitekttjänster för att upprätta sina detaljplaner. Oavsett vilken funktion på kommunen som fungerar som beställare av sådana tjänster innehar denna ett ansvar för upprättandet av detaljplanerna som representant för planmyndigheten. Det är viktigt att beställaren har kunskap och förståelse för hur kraven på digital detaljplaneinformation påverkar för att kunna kravställa enligt detta.

Ansvarar för kommunens geodata och säkerställer att såväl traditionella (till exempel grundkarta, vägar, markanvändning) som nya geodata (till exempel sensordata, IOT-data) finns tillgängliga och i den kvalitet som krävs för detaljplanearbetet. Ansvariga för geodatafrågor säkerställer att de system som används och den data som används, lagras och tas fram klarar kraven från nya specifikationer och föreskrifter. Stödjer också informationsägaren genom att kravställa format, kvalitet, uppdateringsintervall med mera både för detaljplan och andra delprocesser där informationen används. Sammanställer information och kan stödja vid visualisering och analyser. Är insatt i detaljplanespecifikationen och vad som krävs av informationen för att kunna leverera detaljplaneinformation digitalt enligt gällande föreskrift och har kunskap om vilka av dessa krav som kommunens eventuella systemleverantör hanterar, och vad som faller på kommunen.

Ansvarar för att utpekade informationsmängder är uppdaterade och kvalitetssäkrade och uppfyller kvalitetskraven. Kraven på information och underlag som ingår i detaljplanen kommer att öka när denna tillgängliggörs nationellt. Kraven innebär bland annat att säkerställa att informationen är säkerhetsklassad, kvalitetsgranskad, uppdaterad och att metadata (beskrivning av informationen) finns med. Kan ta stöd av kommunens ansvariga för geodatafrågor.

Ansvarar för processer som ansluter till eller löper parallellt med detaljplaneprocessen – till exempel översiktlig planering, fastighetsbildning eller bygglov. Då digitala processer också innebär att information ska hämtas från samma källa och återanvändas i andra processer behöver dessa roller inkluderas för att säkerställa att det finns transparens mellan processerna och att behov och önskemål fångas upp.

Har ett helhetsansvar för IT-stöd och IT-infrastruktur för hela kommunen. Säkerställer förvaltning, underhåll och utveckling av de IT-stöd som används både för framtagande av såväl plankarta som tillhörande handlingar. Säkerställer att det finns plattformar för att digitalt tillgängliggöra planer samt eventuellt erbjuda digital dialog i samråd.

Fungerar som stöd i det digitala formatet, presentation på webben, tillgänglighetsanpassning, kommunicerande av detaljplan till invånare och övriga intressenter

Ansvarar för att detaljplanen arkiveras enligt gällande riktlinjer och regelverk. Bevakar utvecklingen som sker inom lagring av digitala format. Fungerar som stöd i förvaltningarnas utvecklingsarbete kring hur man bör tänka kring original och arkivbeständighet i en digital miljö.

En extern eller intern leverantör av system med ansvarar för systemutveckling. Vissa kommuner har egna systemutvecklare internt. Utvecklar och anpassar system – bör ske efter de krav och önskemål som ställs i och med omställningsarbetet till digital detaljplaneinformation.

Digitaliseringen möjliggör direkta nyttor för den egna organisationens verksamhet. Flera nyligen gjorda utredningar och analyser pekar på att effektiviseringsmöjligheterna öppnar upp för vinster i form av frigjord tid, högre kvalitet och lägre kostnader. Se till exempel Lantmäteriets rapport Nationellt tillgängliggörande av geodata inom samhällsbyggnadsprocessen och Boverkets rapport ”Samhällsekonomisk analys av digital samhällsbyggnadsprocess. Inom de kommunala ansvarsområdena i samhällsbyggnadsprocessen har framförallt bygglovsprocessen pekats ut som ett område där digital ärendehantering skapar stora effektiviseringsvinster. Digital planinformation kan möjliggöra för ytterligare effektivisering. Förutom interna nyttor anses de externa nyttorna också vara stora. Det handlar bland annat om bättre och förenklad service till invånare och näringsliv, som i sin tur leder till en attraktiv kommun att bo, arbeta och leva i. Det finns också flera utpekade stora nyttor som är svårvärderade men viktiga såsom samhällsnytta i form av ökad demokrati, högre tillit till myndigheter mm.

Slutrapport: Nationellt tillgängliggörande av geodata i samhällsbyggnadsprocessen, Lantmäteriet

Samhällsekonomisk analys av digital samhällsbyggnadsprocess, Boverket

Gemensamt för nästan alla ovan nämnda samhällsnyttor är att nyttorna inte faller ut där kostnaderna uppstår och inte kommer att falla ut alls om inte alla aktörer i samhällsbyggnadsprocessen ändrar sina arbetssätt och hittar nya sätt att samarbeta – över enhets- och förvaltningsgränser men också mellan offentlig och privat sektor. Information måste delas och samarbeten måste ske på andra sätt än tidigare där alla arbetar mot gemensamma mål (visionen om det obrutna digitala informationsflödet) för att få de stora synergieffekterna av digitaliseringen. Av denna anledning så är det viktigt att digitaliseringsprojekt inte bedrivs som isolerade pilotprojekt på enhetsnivå, utan att alla satsningar inom digitalisering sker enligt en gemensamt tagen och förvaltningsövergripande strategi.

Det är viktigt att ledarskapet inom kommunen tydligt kommunicerar ut varför det satsas på digitalisering, vad som ska uppnås och hur detta påverkar verksamheten. Främja och stöd digitala initiativ som genomförs på enheterna men säkerställ att de genomförs utifrån ett förvaltnings- och kommunperspektiv, dvs system, format och processer ska stödja ett helhetsperspektiv.

Regeländringarna för detaljplaner är tvingande och kommunen behöver lägga tid och resurser på att utreda vad som behövs göras för att klara kraven, sett utifrån de egna förutsättningarna. Ett sätt att påbörja arbetet är att kartlägga interna processer och informationsmängder som kommer att beröras och sen anpassa insatsen efter egna förutsättningar, behov och visioner om vad digital utveckling av samhällsbyggnadsprocessen kan skapa för nyttor för den egna kommunen – både för medborgare, näringsliv och internt. Lantmäteriet erbjuder stöd i form av underlag och information som riktar sig till beslutfattare.

Information för politiker och ledare om smartare samhällsbyggnadsprocess, Lantmäteriet

Arbetet att förbereda kommunen på att kunna ta fram digital detaljplaneinformation enligt kommande krav bör samordnas med (eventuellt framtida) digitalisering av andra delprocesser inom samhällsbyggnadsprocessen (tex översiktsplan och bygglov). Se över befintliga system och fundera över huruvida vidareutveckling eller byten bör göras.

Var förberedd på att omställningsarbetet med digitala detaljplaner och digital samhällsbyggnadsprocess kräver resurser i form av både budget, kompetensutveckling och teknik. Omställningen kan innebära ändrade arbetsformer både vad gäller samverkan och interna processer. Målet är en mer effektiv planprocess men till en början behöver det finnas en förståelse för att processerna kan ta lite längre tid för kommunens handläggare, beroende på hur stor förändring det innebär. Det kan också finnas skäl att fundera kring förändringar av organisationen. Om kommunen har tillgång till någon med ansvar och kunskap om geodatafrågor– kan dessa integreras bättre i detaljplaneverksamheten?

Att tänka på:

• Det blir nu ett krav att arbeta digitalt med detaljplaner, säkerställ att organisationen har resurser och mandat att klara kraven som ställs enligt Boverkets föreskrifter och Lantmäteriets nationella specifikationer.
• För att få full effekt av digitaliseringen krävs en helhetssyn, som är väl förankrad i kommunledningen och som genomsyrar alla digitaliseringsprojekt.
• Detaljplaneprocessen är en del av samhällsbyggnadsprocessen, inte en isolerad process.
• Digitalisering är till stor del en kulturfråga – tekniken finns men det krävs också förändringsvilja och förmåga att ta till sig möjligheterna som nu finns.
• Hindra inte goda enskilda initiativ, säkerställ bara att de stödjer det större perspektivet gällande system, format och processer.

De förändringar inom planarkitektrollen som följer av de nya föreskrifterna och kraven på digital planinformation kan både tyckas betydande och relativt små. Det beror delvis på hur kommunen arbetar idag. Många planavdelningar i landet arbetar redan med arbetsmetoder och verktyg som gör att det digitala ”språnget” inte blir så stort. För andra är vägen längre. Förändringarna är även en kulturfråga, där alla behöver förhålla sig till ett mer standardiserat sätt att upprätta planhandlingar i syfte att uppnå vinster i samhällsbyggnadsprocessen.

Gemensamt för alla planavdelningar är att de behöver vara delaktiga i arbetet med att förbereda verksamheten på att kunna ta fram digital detaljplaneinformation enligt gällande krav. Detta behöver ske i samråd med geodataansvarige på kommunen för att gemensamt kartlägga processer och informationsmängder som berörs. Om kommunen inte har geodatakompetens, kontakta er regionala geodatasamordnare på Lantmäteriet för vägledning. Arbetet behöver ske i samförstånd och förankras hos högre tjänstemän och den politiska ledningen. IT- och/eller digitaliseringsavdelningen ska involveras för att säkerställa den digitala infrastrukturen. Andra delar av kommunens samhällsbyggnadsverksamhet, inte minst bygglov, behöver vara involverade. Planavdelningens förankring i de egna processerna och bland samtliga medarbetare är också grundläggande för att säkerställa bredden i den arbetsgrupp som gemensamt behöver förbereda kommunen på kommande krav.

Internt i kommunen bidrar digitaliseringen till ökad transparens och bättre möjlighet till samordning inom kommunens processer och verksamheter. Digitaliseringen innebär också en mer effektiv samhällsbyggnadsprocess eftersom det material som arbetas fram enklare kan uppdateras, återanvändas och hållas ajour genom ett mer kontinuerligt arbetssätt. För att uppnå effektiviseringsvinster krävs dock inte bara tekniska lösningar utan ändrade processer. Att fortsätta att göra precis som man alltid gjort men i digitala plattformar leder sällan till att utpekade nyttor uppnås. Omställningsarbete utgörs därför av både teknisk utveckling och förändring av arbetsformer.

Programvara som stödjer föreskrifter, teknisk standard och specifikationer är en förutsättning för att uppfylla kraven på nya detaljplaner. Den färdiga digitala detaljplanen skiljer sig från de analoga plankartor som upprättas nu. Slutprodukten utgör en juridisk handling med plankarta och planbeskrivning på liknande sätt som idag men bör likaså kunna betraktas som del av en kommunövergripande planmosaik. Varje yta och planbestämmelse bör kunna betraktas och förstås var för sig och inte vara beroende av att läsas i det sammanhang som planområdet utgör. Detta kräver ett lite annat angreppsätt när de ytor och planbestämmelser som utgör detaljplanen upprättas.

Kvalitetssäkring av den digitala informationen utifrån bland annat Lantmäteriets specifikationer blir ett nytt moment i planarbetet. Förändringar är även att vänta i hur Länsstyrelsen och andra berörda myndigheter tar emot planhandlingar vid samråd, granskning och laga kraft. Detta behöver bevakas framöver. Likaså blir samordning med kommunens arkivansvariga viktigt så att diarieföring fungerar för beslutsfattande och den efterföljande arkiveringen av det digitala materialet.

Föreskrifterna för planbeskrivningar syftar till att planbeskrivningen ska kunna tillgängliggöras och behandlas digitalt. Informationen ska struktureras och presenteras på ett bestämt sätt. Konsekvensen blir bland annat krav på särskild programvara. Vilka programvaror som kommer att kunna användas för digitala planbeskrivningar är inte helt klarlagt, utan är under utredning. Information om arbetet som pågår finns hos både Lantmäteriet och Boverket. När förutsättningarna är på plats kommer information att finnas på Boverkets PBL kunskapsbanken.

Smartare samhällsbyggnadsprocess, Lantmäteriet

Pågående arbete med digitala detaljplaner, Boverket

PBL Kunskapsbanken, Boverket

Digital detaljplaneinformation och ett digitaliserat arbetssätt öppnar också upp för nya sätt att modellera fram underlagen till detaljplanerna, t.ex. genom parametrisk design. Den nytta som digitaliseringen innebär för den externa presentationen är möjligheten att åstadkomma en mer lättöverskådlig och tilltalande presentation av innehållet samt på ett mer interaktivt sätt förmedla planinformation. Steget till att ta fram 3D-modeller och digitala tvillingar inför samråd blir kortare med en digital detaljplan.

Boverkets föreskrifter för detaljplan gäller för den antagna planen. Det är dock lämpligt att kommunen arbetar digitalt genom hela processen för att undgå onödiga ändringar sent i processen.

Att tänka på:

• Planavdelningen bör tillsammans med kommunens ansvariga för geodatafrågor ta ledning i arbetet med att förbereda organisationen på arbetet med digitala detaljplaner. Om kommunen saknar geodatakompetens – kontakta den regionala geodatasamordnaren för vägledning.
• Säkerställ att processen är förankrad hos politik och höga tjänstemän och att ni har ett politiskt beslutat uppdrag och mandat att driva omställningsarbetet.
• Kartlägg nuläget genom att inventera processer, system och berörda informationsmängder. Kartlägg även digitaliseringsinitiativ som sker eller ska ske i kommunens övriga verksamheter. Ta stöd av information som finns på Lantmäteriets och Boverkets hemsidor.
• Avsätt tid och resurser för kunskapsutbyte och intern samordning.
• Sätt er in i, och håll er uppdaterade på Boverkets föreskrifter, Lantmäteriets tekniska specifikationer och andra formulerade krav som tagits fram och som kan komma att utvecklas.
• I arbetsgruppen för detaljplanen bör finnas person med ansvar för den digitala informationens kvalitet.
• Arbeta digitalt från start. Detta innefattar även arbete med planbeskrivning.
• Nyttja den digitala informationen för att kommunicera med allmänheten på ett visuellt lättillgängligt sätt under samråds- och granskningsskeden.

Information till handläggare i plan- och byggprocesser om smartare samhällsbyggnadsprocess, Lantmäteriet

Kommunen har ansvaret för att förbereda verksamheten för att klara kraven på digital detaljplaneinformation. Vilka som utför det arbetet är inte givet desamma i alla kommuner, men det är att rekommendera att det i arbetsgruppen finns kompetens om lagkrav, processer och informationsmängder som krävs för att upprätta detaljplaner. Om inte den kompetensen finns på kommunen kan en planarkitekt som är expert på hur detaljplaner upprättas upphandlas för att delta i arbetet att förbereda kommunen på kraven. Om den tjänsten är svår att kravställa är en möjlig väg för kommunen att samråda med någon kommun som har kommit längre.

Ett moment i arbetet bör då vara att i samarbete med lämpliga funktioner på kommunen arbeta fram ett underlag för framtida upphandling av planarkitekttjänster samt arbetsrutin för konsult för att upprätta digital detaljplaneinformation.

Att tänka på:

• Formulera ett tydligt uppdrag för arbetet, förankrat hos högre tjänstemän eller politiker.
• Bemanna en arbetsgrupp där tjänstemän från kommunen finns representerade, utöver plankonsult. Kommunens ansvariga för geodatafrågor bör vara del av arbetsgruppen.
• Tänk igenom ansvar och befogenheter för arbetsgruppen och plankonsulten samt hur förankring ska ske i organisationen. Viktiga beslut bör tas av ansvarig på kommunen.

I den omställning som nu sker, och i alla de uppdrag och de initiativ som drivs i syfte att digitalisera samhällsbyggnadsprocessen så är digital och tillgänglig geodata en självklar förutsättning. Geografisk information har länge varit en självklar del i kommunens planprocesser. Sedan en tid tillbaka har såväl tillgången till geodata och de tekniska verktyg som kan processa geodata utvecklats oerhört snabbt. Det innebär att det idag finns tillgång till mer och ofta bättre data och det finns större möjligheter att använda den i analyser, visualiseringar och simuleringar.

Mängden data som har en geografisk koordinat har också ökat. Information som går att koppla till ett geografiskt läge har tidigare bedömts utgöra cirka 80 procent av all information. Inom samhällsbyggnad så mycket som 90 procent. I den tid som vi nu befinner oss ökar användningsområden och nyttor med så kallad IoT-data, dvs data från sensorer, mobiltelefoner mm. Dessa data är lite värda om de inte kan kopplas till en geografisk koordinat. För närvarande pågår det flera initiativ på nationell nivå för att skapa standardiserade gemensamma riktlinjer för att hantera data insamlad med sensorer. Det handlar t ex om att definiera och besluta om nationella ramverk, nödvändiga standarder, gemensam terminologi samt principer och förmågor för implementering och förvaltning av dataplattformar för tillämpning för sensorstyrda data.

Det öppnar upp för ännu större möjligheter för en kommun att ta fram kvalitetssäkrade underlag för såväl drift och förvaltning av kommunens verksamhet som bättre underlag in i planprocessen.

Regeringen har också identifierat geodata som en av grundförutsättningarna för att åstadkomma de effektiviseringar och de automatiseringar som nämnts som möjliga genom en digitalisering av samhällsbyggnadsprocessen. Detta visas till exempel i de regeringsuppdrag som nu sker inom Smartare samhällsbyggnadsprocess. I detta arbete kommer högre och fler krav att ställas på kommunerna avseende tillgängliggörande av geografisk information, men samtidigt öppnas också fler möjligheter upp för att få tillgång till mer och bättre kvalitetssäkrad information.

Detaljplaneprocessen är en del av samhällsbyggnadsprocessen, information och underlag som används här samlas in från tidigare processer, bearbetas och lämnas vidare till andra parallella och senare delprocesser. Därför är det viktigt att fundera på vilka data och vilka analyser som görs, vilka av dessa återanvänds i flera delprocesser, och för vilka syften och nyttor. Säkerställ att dessa data lagras så att de är tillgängliga och fyller sina syften.

Nu finns tydliga krav på hur kommunen ska strukturera och tillgängliggöra detaljplaneinformation. I din roll som ansvarig för kommunens geodatafrågor behöver du kunna stödja planverksamheten med förståelse för vad detta innebär båda vad gäller nya arbetssätt, kravställningar kring behov mot era systemleverantörer samt i dialoger med IT-avdelningen för att säkerställa att kommunens plattformar klarar kraven.

Som ansvarig för geodatafrågor har du en central roll när det gäller att peka på hela processperspektivet för informationen och betydelsen av att involvera samtliga berörda förvaltningar i omställningsarbetet. Stöd, utbildningsmaterial och mer information i dessa frågor finns bland annat på Lantmäteriets hemsida

Smartare samhällsbyggnadsprocess, Lantmäteriet

Att tänka på:

• I din roll är det viktigt att ha ett tätt samarbete med planarkitekten och förstå behoven och syftet med digitalisering av planprocessen, inte bara för det interna arbetet.
• Ta stöd i analyser av nya data och nya IT-stöd, försök säkerställa att de är kvalitetssäkrade och i format som gynnar tillgängliggörande och vidareförädling av data
• Säkerställ att geodata är återanvändbar, och att det som tas fram för detaljplanen kan användas till andra syften och i andra delprocesser. Skapa förståelse för varför detta är nödvändigt genom att involvera samtliga berörda förvaltningar, det gäller både planering, exploatering och genomförande samt förvaltning.
• Lär av vad andra kommuner och myndigheter gör – det pågår just nu många digitaliseringsprojekt och det är fler aktörer som står inför samma utmaningar och möjligheter. Lär av varandra och dela med er av det som görs.
• Ta kontakt med Lantmäteriet redan nu. Den nationella Geodataplattformen som ska användas för tillgängliggörande av digital detaljplaneinformation finns uppe och kommuner kan redan nu börja ladda upp data. På så vis kan ni börja testa att allt fungerar det blir obligatorisk för alla kommuner att nationellt tillgängliggöra digital detaljplaneinformation.

Digitaliseringen av samhällsbyggnadsprocessen såsom den är föreslagen i regeringsuppdragen ska leda till såväl effektiviseringar som på sikt automatiseringar, bland annat i syfte att öka bostadsbyggandet men också för att t ex skapa bättre stöd för analyser, återanvändning av planeringsunderlag och ökat engagemang för stadsutvecklingsfrågor med hjälp av visualisering.

För att dessa mål och möjligheter ska uppnås krävs tillgång till uppdaterad och kvalitetssäkrad information. När planprocessen och andra delprocesser digitaliseras kommer krav på att information harmoniseras och standardiseras för att lättare kunna skapa enhetliga riktlinjer, processer och verktyg. Detta i sin tur kommer att ställa högre krav på att informationen är uppdaterad och av rätt kvalitet.

En roll som informationsägare blir då än viktigare – en utpekad informationsägare bör ha kunskap om informationen, för vilka syften den kommer att kunna användas, vilken kvalitet som krävs samt hur ofta den bör uppdateras. Då detaljplaneprocessen är en del av den större samhällsbyggnadsprocessen är det viktigt att se inte bara till informationens syfte inom detaljplanearbetet, utan hur den kommer att kunna användas, återanvändas och vidareförädlas genom hela processen. Som en del av den här rollen ingår också rutiner för att fånga upp erfarenheter från tidigare processer och ständigt förbättra och komplettera informationen med de lärdomarna för att den bättre ska kunna nyttjas och bidra till utpekade nyttor och mål.

Att tänka på:

• Informationen behöver tillgängliggöras – om kvaliteten inte är bra nog för tänkt syfte så kan informationen fortfarande tillgängliggöras och märkas med aktuell kvalitet och användningsområde
• Allteftersom riktlinjer och krav kommer på att harmonisera och standardisera information kommer anpassningar behöva göras efter dessa krav.
• Ta stöd av kommunens ansvariga för geodatafrågor avseende tekniskt format, attribut och anpassning efter de råd och riktlinjer som finns angående just den aktuella informationsmängden
• All information bör klassas avseende säkerhet och sekretess. Kan den spridas som den ser ut, kan den aggregeras med annan information utan att innehållet blir känsligt?
• När detaljplaneinformationen tillgängliggörs nationellt är kvalitén på informationen kommunens ansvar. Rutiner, tid och resurser för att säkerställa den kvalitén behöver finnas.

Närliggande processer såsom översiktlig planering, fastighetsbildning och bygglov är alla delar av samhällsbyggnadsprocessen. I strävan efter ett obrutet digitalt informationsflöde är det viktigt att samarbetet och samsynen mellan de olika ingående delprocesserna ökar. Genom att vara delaktig i detaljplaneprocessen skapas en förståelse för vilka synergieffekter som kan nås genom samarbete, samt vilken information som används i de olika processerna. Detta ger stöd i att vara med att förstå behov och i förlängningen kravställa den information som ska användas och återanvändas för olika syften.

Vad gäller fastighetsbildningsprocessen kan den med fördel löpa parallellt med detaljplaneprocessen. Det skapar tidigt en samsyn för vad som ska göras, och möjliggör för att processen kan effektiviseras och ledtider kortas. I samband med detta kan också en eventuell rättning av fastighetsgränser ske, vilket säkerställer att plangränser som följer dessa blir riktiga och håller högre kvalitet vid tillgängliggörande.

Att tänka på:

• Samsyn i kringliggande processer skapar förståelse för behov och ger bättre möjligheter att kravställa information och öka möjligheten för informationen att användas i flera delprocesser

När samhällsbyggnadsprocessen blir digital och detaljplanearbetet övergår till att bli digitalt ställer det stora krav på en väl fungerande support och förvaltning av kommunens IT-system. Det blir även viktigt att digitala strategier och målbilder om vart kommunen är på väg förmedlas ut till de olika kommunala förvaltningarna. För många kan ett digitalt arbetssätt innebära ett nytt arbetssätt och då är det viktigt att ge stöd och support men även guida medarbetarna i vad ett digitalt arbetssätt kan ge dem på både lång och kort sikt.

Detaljplaneprocessen är inte en isolerad process utan en självklar del i samhällsbyggnadsprocessen. Ur ett systemperspektiv innebär detta system som möjliggör för tillgängliggörande och utbyte av information. Förutom att system ska kunna stödja tillgängliggörandet av information internt i kommunen ska de även kunna förse medborgare och myndigheter med information som är betydelsefull för samhällbyggnadsprocessen.

Nu finns tvingande krav på hur data i detaljplaner ska struktureras samt levereras och tillgängliggöras via den nationella Geodataplattformen. Idag arbetar de systemleverantörer som finns på marknaden med att utveckla sina olika plattformar för att möta kraven, kommunerna behöver stödja och kravställa systemleverantörer för att få de IT-stöd som behövs. Kommunens IT-stöd behöver klara kraven, samtidigt som de ska uppfylla kommunens övergripande IT-policys. Lantmäteriet erbjuder ett kostnadsfritt datavärdskap för tillgängliggörande av detaljplaneinformation. IT-avdelningen bör tillsammans med kommunens ansvariga för geodatafrågor fundera över om det är ett bra alternativ för kommunen eller ej.

Som en del av den här rollen ingår det att vara delaktig i kravställning mot systemleverantörer och säkerställa att nya system kan integreras i den befintliga systemarkitekturen på kommunen. Det innebär även att säkerställa att det finns en långsiktighet i förvaltningen och supporten av kommunens system.

Att tänka på:

• Det är viktigt att ha ett helhetstänk gällande systemarkitektur, systemintegrationer och IT-infrastruktur.
• Digital strategi, hur vill kommunen arbeta framöver och vilka nyttor kan ett digitalt arbetssätt medföra.
• Support och stödfunktion, samla förvaltningar på kommunen och guida i de digitala processerna.
• Läs in er på de krav som kommer kring tillgängliggörandet av digital detaljplaneinformation och var ett stöd till verksamheten i kravställning mot systemleverantör, samt i vägval av datavärdskap eller ej.

När detaljplanen övergår från analogt till digitalt format ökar kraven på tillgänglighet på webben. Hur planinformationen presenteras visuellt beskrivs i de allmänna råden som planarkitekten kan följa vid framtagande av detaljplanen men kommunikatörerna bör ta ett ansvar för att den digitala informationen som presenteras på kommunens hemsida och i webbkarta är lätt för medborgarna att ta till sig och uppfyller kraven på tillgänglighet. En detaljplan som är tillgänglighetsanpassad innebär att personer med olika funktionshinder har tillgång till det digitala materialet. Tillgängligheten bör även säkerställas för presentation via olika medier t.ex. smartphones och surfplattor samt vid utskrift av detaljplanen.

Att arbeta med tillgängligheten på webben är en viktig del för att nå ut till en bredare målgrupp och öka delaktigheten hos kommuninvånarna.

Kommunikationsavdelningens roll kommer inte enbart in under och efter detaljplaneplanarbeten utan denna grupp bör även vara delaktig i arbetet med att förbereda kommunen på att kunna ta fram digitala detaljplaner. T.ex. för att samråda kring den tekniska infrastruktur som krävs för att presentera kommunens detaljplaner på webben.

Att tänka på:

• Bevaka att den detaljplaneinformation som presenteras på kommunens hemsida uppfyller gällande krav på tillgänglighet. Hur detaljplanens reglering redovisas och att detta uppfyller Boverkets allmänna råd är dock planarkitektens ansvar.
• Säkerställ att detaljplanens innehåll är möjligt att ta del av via mobil, surfplattor mm.

I alla de initiativ som pågår inom digitaliseringen av samhällsbyggnadsprocessen har det redan från början tryckts på vikten av att återanvända information och erfarenheter från tidigare projekt och arbete. Det är av den anledningen processen ritas cirkulär – och arkivering anses inte längre vara slutpunkten för ett utfört arbete – den information som lagras här behöver vara tillgänglig och återanvändbar på sätt som tidigare inte planerats för. Samtidigt ska till exempel detaljplaner som har fått lagakraft och andra beslutsdokument kunna tas fram i den form de hade när beslut togs.

Det innebär att det händer mycket inom samhällsbyggnadsområdet nu, och den som ansvarar för arkiveringen behöver vara medveten om detta då det med säkerhet kommer att komma nya direktiv att förhålla sig till.

Arkiveringen av underlag i form av till exempel digitala modeller, databaser, utredningar och handlingar som är en del av samhällsbyggnadsprocessen och säkerställandet att dessa ska kunna läsas och återanvändas i framtiden utmanar de nu tillgängliga tekniska formaten och juridiken kring arkivering. Idag är det inte många format som bedöms vara arkivbeständiga. Dock har den utredning som SKR tagit fram (Digitalisera plan- och bygglovsprocesser visat på att om beslut fattats på digitala handlingar så är det dessa som gäller som original och som bör arkiveras om inte arkivmyndigheten fattar annat beslut.

Kommunerna lyder inte under Riksarkivets krav utan under sina respektive arkivmyndigheter (till exempel Kommunstyrelsen). För detaljplaner finns inga specifika formatbestämmelser annat än att formaten ska vara hållbara över tid. Det är de generella kraven i Arkivlagen som gäller och att följa respektive Arkivmyndighets riktlinjer. Alla handlingar som ska bevaras för framtiden ska vid behov konverteras, överföras, till de format som ansvarig arkivmyndighet hänvisar till alternativt säkerställa att det finns en bevarandestrategi.

Inom PBL-området finns även ytterligare krav som kan påverka valet av format. Detta rör de krav som t.ex. länsstyrelser ställer på planhandlingar som ska sändas till myndigheten. I dessa fall kan det bli en krock mellan olika arkivmyndigheters instruktioner om vad som gäller för exempelvis format som är lämpliga för arkivering. Olika länsstyrelser runt om i landet har olika riktlinjer gentemot kommunerna gällande filformat och digitaliseringsnivån för de handlingar som ska skickas in till dem. Detta gäller troligtvis också för samråds- och granskningshandlingar. Merparten av länsstyrelserna godkänner dock digitala format såsom PDF (och då helst PDF/A), tiff och jpeg – dvs de format som är godkända av Riksarkivet som arkivbeständiga. Några enstaka länsstyrelser har gått så långt att de endast kräver digitalt format, medan några enstaka fortfarande kräver pappershandlingar på arkivbeständigt papper.

Som ansvarig för arkivering av information från planprocessen är det viktigt att känna till den utveckling som sker, och vilka krav som kommer på leveranser till andra myndigheter. Det pågår just nu flera digitaliseringsprojekt, inte minst på Länsstyrelsen som kommer att ha en direkt påverkan på kommunikation och utbyte av information med länsstyrelserna.

Att tänka på:

• Det viktigaste att komma ihåg gällande arkivering är att det pågår en utveckling i dessa frågor, och det är viktigt att hålla sig uppdaterad i det som händer, och de möjligheter som öppnas upp.
• Ta en aktiv del i kommunens omställningsarbete till en digital samhällsbyggnadsprocess. Övriga yrkesgrupper behöver kompetensutveckling för att själva kunna bidra till avvägningar som behöver göras när processer och information ska transformeras från analoga format till digitala. Se dig som en motor i det arbetet.
• Arkiveringen är ingen slutstation för digitalt material, det som finns här ska kunna plockas ut och återanvändas vid behov. Bistå med kunskap om hur nya arbetsformer och rutiner ska byggas.

Vare sig kommunen har en extern eller intern leverantör av de tekniska systemen kopplade till framtagande och tillgängliggörande av digital detaljplaneinformation så behöver systemleverantören ha en helhetsbild över de krav som kommer från både de nationella satsningarna på digitaliseringen av samhällsbyggnadsprocessen och också på de krav, behov och önskemål som kommer från kommunens verksamhet. Det är nödvändigt för kommunerna att anpassa befintliga system så att de hanterar de nya nationella regelverken. Inom ramen för de nationella projekten tar nu Lantmäteriet fram och tillhandahåller API:er för Nationella geodataplattformen som är tänkt att fungera för maskin-maskin kommunikation, och såväl kommuner som systemleverantörer uppmanas att ta del av utvecklingen och vara med och tycka till samt att testa lösningarna. För mer information och kontakt med Lantmäteriet, se Lantmäteriets hemsida.

Information till systemleverantörer, Lantmäteriet

Vissa systemleverantörer har eller arbetar med att utveckla arbetsflöden och funktioner som underlättar både skapandet av planen men även de kringliggande processerna. Andra erbjuder mer generella system anpassat för GIS/CAD. Om kommunen har det senare behöver kommunen vara medveten om att de själva ansvarar för att ta fram rutiner för att till exempel kunna leverera färdig detaljplaneinformation i gällande utbytes-/leveransformat. Dock uppmanas alla systemleverantörer att vara med och utveckla och anpassa sina system tillsammans med såväl Lantmäteri som kommuner. Även om systemleverantörerna säkerställer att systemen klarar en leverans till den Nationella geodataplattformen, krävs det fortfarande ett arbete med processen och det digitala underlaget för att leva upp till de nya kvalitetskraven och möjliggöra leverans. En validering av inlevererad detaljplaneinformation sker vid leverans till Lantmäteriet, men den valideringen säkerställer endast leveransformat. Kommunen eller systemleverantören behöver säkerställa att det sker en validering av informationens kvalitet och riktighet innan den levereras.

Den färdiga detaljplanens information ska tillgängliggöras nationellt och till detta kan kommunen nyttja Lantmäteriets Nationella geodataplattform. Detaljplaneinformationen behöver också kunna kommuniceras ut och visualiseras till olika aktörer, synpunkter från samråd, granskning och andra dialoger behöver kunna samlas in och återinföras in i processerna. Detaljplaneprocessen är inte en isolerad process, utan den är en del av samhällsbyggnadsprocessen. Geodata och underlag som används i detaljplanen kan komma från tidigare processer liksom kan komma att återanvändas längre fram. De system som används av kommunerna för detaljplanearbetet är en viktig pusselbit i målet att säkerställa ett obrutet digitalt informationsflöde

Vidare är det viktigt att det finns en förvaltningsplan för systemet som säkerställer att det finns support, möjligheter till felanmälan, överenskomna åtgärdstider samt vidareutveckling. För både system och dataformat behövs en bevakning av utvecklingen som säkerställer att detaljplanen hålls tillgänglig över tid.

Att tänka på:

• Detaljplanen är en del av ett större sammanhang. Information i detaljplanen ska kunna användas vidare för andra behov och underlag från andra delprocesser i samhällbyggnadsprocessen ska kunna användas i planarbetet.
• Det pågår flera olika nationella initiativ kring tillgängliggörandet av geodata inom samhällsbyggnadsprocessen, det är viktigt att säkerställa att systemen klarar av de krav som kommer genom de regeringsuppdragen mm.
• Utvecklingen är i högsta grad pågående, så det är bra att ha en dialog med de myndigheter som arbetar med dessa frågor om vad som komma skall.

Avsnittet syftar till att ge kommunerna stöd i att påbörja och utföra arbetet med att förbereda verksamheten för att kunna ta fram digitala detaljplaner, på ett sätt som utgår från de egna förutsättningarna och behoven men också för att säkerställa ett nationellt tillgängliggörande av planinformation.

En övergång till ett digitalt arbetssätt kan innebära en stor eller mer begränsad förändring beroende på hur digital kommunens arbetsprocess är från början. Vilka digitala informationsmängder finns redan att tillgå i kommunen? Vilka andra processer är digitala? Hur framställs plankartor i dagsläget, i GIS, ”vanlig CAD” eller en CAD-applikation för plankartor? Kartläggning av informationsmängder, system och processer är en viktig del för att avgöra startpunkten.

Väsentligt är också vilka ambitioner kommunen har att arbeta mot ett digitalt arbetssätt, både på kort och lång sikt. Fundera kring hur kommunen vill utveckla digitaliseringen, idag och i framtiden. Att detaljplaneinformationen från nya detaljplaner behöver vara digital 2022 gäller alla kommuner, men beroende på om kommunen t.ex. även digitaliserar översiktsplan och bygglovsprocessen finns fördelar med att göra ett samordnat val av IT-system som ger ett smidigt flöde över hela den kommunala samhällsbyggnadsprocessen. Likaså en ambition att sträva mot mer digitala analys- eller samrådsmetoder kan färga vägval idag. Digitalisering av detaljplaner kan vara en motor för ett bredare digitaliseringsarbete och en högre grad av digital mognad i kommunen. För att inte begränsa sig för framtida utveckling är det bra att ha en långsiktig plan.

Förankring i organisationen och hos beslutsfattare är också viktigt för att på bästa sätt kunna dra fördelar och skapa värden av den digitala detaljplaneinformationen och det arbete som krävs för att ställa om till att leverera digital detaljplaneinformation. En digitaliserad process och en bred arbetsgrupp ger både bred kompetens och en möjlighet att förankra arbetet brett i organisationen. Genomför en nyttoanalys som underlag för hur kommunen avgränsar sin insats. Detta ger en tydlighet och robusthet inför framtiden. Satsa på interna utbildnings- och förankringsinsatser för att möjliggöra detta.

Det är än så länge inget tvång för kommunerna att digitalisera sina befintliga planer men beroende på kommunens förutsättningar och avsikter med digitalisering kan vinster uppnås i verksamheten. En digitalisering av befintliga detaljplaner möjliggör en heltäckande plangeometri med fördelar för såväl intern hantering som externt tillgängliggörande.

Att organisera arbetet

• Generellt gäller att digitaliseringen bör ses som ett arbete som bedrivs ”på tvären”, integrerat i berörda verksamheter, och inte som ett separat uppdrag.
• Men: Arbetet att förbereda kommunen för de krav som ställs på kommunen vad gäller tillgängliggörande av digital planinformation kräver dock ett medvetet angreppsätt och kan med fördel avgränsas till ett uppdrag med arbetsgrupp, budget, mål och tidplan.
• Definiera mål, delmål, tidplan, frågeställningar, ansvarsområden etc.
• Ge utrymme i budget för kompetensutveckling och utbildningsinsatser. T.ex. inom programvara eller nya föreskrifter.

Arbetsgrupp

• Tillsätt en bred arbetsgrupp. Planavdelningen, geodata-/GIS-avdelningen samt bygglovs-avdelningen bör vara involverade. Utöver det bör övriga kompetenser som nyttjar eller arbetar med att tillgängliggöra den digitala planinformationen, eller ingår i samhällsbyggnadsprocessen vara involverade (översiktsplanerare, lantmätare, IT, kommunikation etc.)

Identifiera externa krav

• Kartlägg externa krav och håll er uppdaterade över tid. Vad som specificeras i den här rapporten kan inte garanteras vara fullständig information vid senare givet tillfälle.
• Se till att vara påläst och insatt i Boverkets föreskrifter för detaljplan och planbeskrivning samt planbestämmelsekatalogen.
• Följ upp de krav som gäller nya detaljplaner och hur dessa förväntas tillgängliggöras, bl.a. den nationella specifikationen för detaljplaner som Lantmäteriet arbetat fram. Det kommer att påverka hur informationen ska vara beskaffad, organisationens struktur, IT-system och samarbetet med systemleverantörer.
• I samband med upprättandet av ett nationellt tillgängliggörande av detaljplaner har en ändring gjorts i Förordningen om geografisk miljöinformation som nu tydliggör kommunernas ansvar att tillgängliggöra digital detaljplaneinformation. Kommunerna har pekats ut som informationsansvariga för detaljplaner. Det innebär att det med tillgängliggörandet tillkommer vissa krav – de flesta av kraven tas om hand av Lantmäteriet, men säkerställ att er kommun är införstådd med kraven och vad som faller på kommunen.
• Undersök om era digitala tjänster omfattas av lagen om tillgänglighet av offentlig service samt vilka krav det ställer på er digitala produkt.
• Undersök vilka arkiveringskrav som ställs på den digitala produkten.
• Det är inget krav men kan vara till nytta att delta som remisspart eller på annat sätt i det arbete som myndigheter m.fl. genomför kring digital samhällsbyggnadsprocess. Detta ger direkt inblick i utvecklingen samt en möjlighet till att påverka.

Identifiera behov utifrån kommunens samhällsbyggnadsprocess

• Det är inte ett krav i detta skede, men det finns mervärde att vid digitalisering av planprocessen se över hur den hänger ihop med övriga delprocesser. Om kommunen t ex avser att digitalisera sin bygglovshantering är det viktigt att lagring, format och informationsflöde för detaljplanerna tas i beaktande så att utbytet mellan detaljplan och bygglov underlättas.
• För att identifiera dessa mervärden - kartlägg hur angränsande delprocesser i samhällsbyggnadsprocessen hanterar datamängder. Angränsade delprocesser kan bland annat vara översiktsplaneringen, bygglovhanteringen, fastighetsbildning samt drift och förvaltning av kommunens fastigheter och anläggningar. Kommuner med statlig lantmäterimyndighet behöver involvera Lantmäteriet i dessa dialoger.
• Kartlägg också vilka datamängder som bör överföras mellan delprocesser i samhällsbyggnadsprocessen. Utbyte av information underlättas genom att säkerställa att format, lagring och informationsflöde stödjer detta.
• Undersök vilka samordningsmöjligheter det finns med digitalisering av andra delprocesser inom samhällsbyggandsprocessen. Digitalisering av flera kommunala processer, inklusive översiktsplan, fördjupad översiktsplan och bygglovshantering ger mervärden, särskilt om samma data kan nyttjas av flera processer.

För ytterligare mervärden vid digitalisering

• Ha en dialog med kommunens arkivmyndighet för att säkerställa bevarandestrategi för detaljplanerna. Se över möjligheterna att arkivera digitalt underlag.
• Finns det en ambition att detaljplaneinformationen ska göras tillgänglig för fler verksamheter inom kommunen? Definiera då målgrupp/användare av informationen. Kartlägg hur detaljplane­information används i andra interna kommunala processerna och verksamheterna idag och specificera behovet framöver av den digitala planinformationen.
• Ha ett helhetstänk och samordna förvaltningens pågående digitala processer med varandra. Stoppa inte initiativ för att inte helheten finns, men säkerställ att det som sker görs i sådana system, format och processer så att samarbeten och utbyte av information möjliggörs.

Denna del av checklistan behandlar detaljplanens data och information. Data kallas den tekniska representationen av information som lagras. Data har ett lämpligt format för att kunna överföras, tolkas eller bearbetas av människor eller maskiner. När data struktureras och presenteras i en kontext så att data blir användbart kallas det information. Data kan i detta sammanhang exempelvis vara geografiska data och den information som den ger kan exempelvis vara den reglering av mark- och vattenanvändning som detaljplanen utgör.

Genom att utreda vilka data och vilken information som behövs i planprocessen och i angränsande projekt och vilka av dessa som bör utbytas digitalt, har ett första steg mot en digitalisering av processerna skett. Delar av det som beskrivs nedan är inget krav för att kunna tillgängliggöra digital detaljplaneinformation från den 1 januari 2022, men ger en god start mot en digitaliserad detaljplaneprocess. Flera kommuner arbetar delvis redan på detta sätt, andra kommuner kan fundera över vilka av rekommendationerna nedan som kan ge mervärde åt kommunen.

Övergripande informationsflöde inom kommunen

• Kartlägg vilka digitala informationsmängder från kommunens interna processer och verksamheter som behöver tillgås för planprocessen. Utveckla i samråd med respektive informationsägare eller avdelning ansvarig för hanteringen av informationsmängderna en rutin för hur det kan åstadkommas.
• Avgör vilka som behöver ta del av den digitala planinformationen och på vilket sätt. Via intern webbkarta, databas, arkiv eller dylikt. Utveckla en rutin för hur detaljplaneinformationen tillgängliggörs internt.
• Det finns fördelar att tillgängliggöra den geografisk informationen från kommunens olika verksamheter och processer på samma gemensamma plattform. Strukturera all data på ett enhetligt sätt samt skapa rutiner för hur gemensamma data och information kan samnyttjas.
• Beakta hantering av säkerhetsklassad information inom kommunen. Undersök hur behörigheter styrs och vilken information som olika behörighetsgrupper ska komma åt.
• Verka för att så mycket data som möjligt återanvänds.
• Undvik dubbellagrad information.
• Tydliggör vilken källa/vilka dokument som respektive datamängd härstammar från, se de särskilda rekommendationer kring detta som kommer från uppdaterade krav på grundkarta (HMK Digital grundkarta) och nationella specifikationer.
• Kartlägg regelbundet hur och i vilken utsträckning den geografiska informationen används inom kommunen.
  

HMK Digital grundkarta (PDF), Lantmäteriet

Detaljplanens data och information

• Detaljplaneinformationen ska vara i sådant format så att Boverkets föreskrifter samt Lantmäteriets nationella specifikation kan uppfyllas. Säkerställ att nya eller förändrade krav som påverkar val av format uppfylls.
• Ett grundläggande krav för planinformation, och som kan ha bäring på val av format är att informationen behöver klara tydlighetskravet i plan- och bygglagen.
• Valet av format ska vara sådant att det fungerar för hela detaljplaneprocessen. Från att informationen och underlaget skapas, bearbetas, tillgängliggörs och arkiveras. I de fall då samma format inte kan användas för hela flödet behöver informationen kunna migreras och/eller konverteras. Ett sådant byte av format ska kunna ske utan att informationsinnehållet förändras eller förstörs i processen.
• Planinformationen behöver vara i ett format som fungerar för hur kommunen avser tillgängliggöra information nationellt och uppfylla de krav som ställs i och med de nya nationella regelverken, samt till de som efterfrågar informationen av kommunen. När informationen tillgängliggörs via den Nationella geodataplattformen får kommunen stöd i att uppfylla kraven från INSPIRE.
• För den beslutade detaljplanen är det viktigt att kunna avgöra vilken planinformation som utgör ett original. Originalet ska sedan skyddas mot förändring och det ska gå att säkerställa att just den information som presenteras som original är korrekt. Det finns tekniska stöd såsom kontrollsummor och digitala stämplar för att säkerställa att digital information inte har förändrats eller manipulerats. Den tekniska utvecklingen pågår för närvarande inom detta område och det är bra med kommuner som kan bidra till utveckling genom kravställning. Originalet måste inte vara en digital handling utan kan vara till exempel pdf-format.
• Ett flöde av information inom den digitala samhällsbyggnadsprocessen underlättas av att data är överförbart mellan respektive delprocessers system (dvs formatet bör kunna användas i översiktsplanering, detalj­planering, bygglovhantering, fastighetsbildning eller kunna konverteras mellan dessa utan att information går förlorat).
• Kommunen behöver se till sin egen verksamhet för att avgöra hur den planinformation som skapas får största möjliga värde för kommunen.
• Strukturera innehåll och datamängder på ett sätt som gör det användbart i efterföljande skeden i samhällsbyggnadsprocessen.

Underlag till detaljplanen

• De informationsmängder som nyttjas som underlag i planprocessen kommer från utredningar, internt upprättat underlag, underlag från myndigheter etc.
  • Stäm av med kommunens ansvariga för geodatafrågor vilka informationsmängder som tas hem från t.ex. Länsstyrelsen och på vilket sätt dessa kan tillgås för planprocessen.
  • Kartlägg vilka digitala informationsmängder från kommunens interna processer och verksamheter som behöver tillgås för planprocessen. Utveckla i samråd med respektive informationsägare eller med den ansvariga avdelningen en rutin för hur det kan åstadkommas.

• Ställ krav på hur den information som kommunen får inlevererat som utredningsunderlag samt underlag från byggaktörer ska vara beskaffad, för digital hantering i plankartan, så att informationen passar för såväl detaljplanens som kommunens övriga behov.
• Underlaget bör finnas lagrat på ett sätt så att informationen delas inom kommunen och risker med inlåsningseffekter och personberoende minimeras.

Ägande av planinformationen

• Kommunen är ansvarig för sin detaljplaneinformation, detta gäller även i de fall där Lantmäteriet tillgängliggör kommunens detaljplane­information.
• När detaljplaneinformation tillgängliggörs och delas i allt fler syften ökar kraven på att information är uppdaterad och kvalitetsangiven. Av den anledningen ska de viktigaste informations­mängderna ha en tydlig informationsägare
• Tillsätt en ägare för planinformationen. Ägare kan vara såväl person som funktion inom kommunen. Om ägandet sätts på funktion, t.ex. planavdelningen, bör ansvar för de åtaganden som ingår specificeras inom gruppen. Informationsägaren ansvarar för att informationen är korrekt, uppdaterad och kvalitetsbedömd.
• Vid arkivering bör det säkerställas att såväl data som den tillhörande informationen och systemdokumentationen som är viktig för den digitala detaljplanen arkiveras.
• Säkerställ att kommunen avsätter resurser i form av tid och budget till en informationsägare.
• Kvalitetskrav
• Genomlys era processer och IT-system i ett tidigt skede och undersök hur ni kan uppfylla de krav som kommer att ställas genom Lantmäteriets specifikationer eller Boverkets föreskrifter. Vänta inte med att arbeta enligt dessa tills de har blivit krav. Påbörja arbetet innan och förbered involverade parter. Specifikationer och föreskrifter finns tillgängliga.
• Arbeta fram en rutin kring hur och av vem data ska kvalitetsgranskas enligt gällande kvalitetskrav. Detta bör vara ett moment i planarbetet. En validering av detaljplanens riktighet och kvalitet bör ske innan leverans till den Nationella geodataplattformen.
• Arbeta fram en rutin för hur inkomna felrapporteringar i data ska hanteras och av vem. Gäller även fel som rapporteras efter detaljplanens tillgängliggörande via den Nationella geodataplattformen.
• Vid varje planprocess, säkerställ att detaljplanen uppfyller de krav som Lantmäteriet kommer att ställa på detaljplaner påbörjade efter 2021-12-31, för leverans till den Nationella geodataplattformen.
• Ansvaret att uppfylla kvaliteten på detaljplanen ligger på kommunen.
• Utlämning av information
• Kommunen behöver säkerställa att planinformationen kan lämnas ut vid begäran om allmän handling. Utlämnande av allmän handling är ofta en funktionalitet som finns i de verksamhetssystem man jobbar i där olika typer av visualiseringar av informationen kan användas för att på ett tydligt och rättssäkert sätt dela information.
• Undersök kommunens möjlighet att tillgängliggöra detaljplaneinformation som öppna data. Det kan finnas ett stort mervärde i att tillgängliggöra data för kommunens medborgare och företag. Det ger möjlighet att skapa helt nya tjänster och lösningar på den tillgängliga informationen.
• Säkerhetsklassad information
• Se över hanteringen av säkerhetsklassad information. Tydliggör vilka data som kan och bör tillgängliggöras internt respektive externt samt vilka rutiner som gäller för säkerhetsklassad information. När detaljplaneinformation tillgängliggörs 2022 är det varje kommun som ansvarar för vilken information man tillgängliggör.
• Arkivering och diarieföring
• En grundläggande förutsättning för i vilket format informationen ska arkiveras är att myndigheten ska bevara materialet i samma format som det kom in eller skapades i. Denna princip skulle innebära att digitalt skapad information också ska arkiveras och bevaras digitalt. Dock finns vissa begränsningar, bl.a. vilka format som är godkända som arkivbeständiga format. Arkivmyndigheten kan dessutom besluta om att digital information skrivs ut inför arkivering vilket kan ge kommunen förutsättningar för en mer praktisk arkivhållning om kommunen i dagsläget saknar förutsättningar för e-arkivering. Läs mer i SKRs rapport Digitalisera plan- och bygglovsprocesser.
• Definiera behov av att utveckla/förnya system för diarieföring. Hur informationen sparas i diariet hör samman med på vilket sätt kommunen avser arkivera informationen när ärendet är avslutat.
• Vid arkivering behöver all data och tillhörande information arkiveras på ett sätt som är läsbart i framtiden. Säkerställ långsiktig digital arkivering utöver kommunens digitala ärendehanteringssystem.
• Kravet på arkivering finns i arkivlagen, inte i PBL, det är därmed arkivlagen som gäller.
• Det är respektive arkivmyndighet som bestämmer exakt vilka format som ska användas i kommunen. Rådfråga ansvarig arkivmyndighet vilket digitalt format som är möjligt att arkivera i.
• Arkivera alla versioner av detaljplanen – samråd, granskning, antagande.
• Normalt sett uppfyller inte det digitala ärendehanteringssystemet de punkter för arkivvård som lyfts i arkivlagen (§ 6 punkt 1-5), och som ställs på ett e-arkiv/system för långtidsbevarande. Om ärendehanteringssystem och andra verksamhetssystem används som e-arkiv/system för långtidsbevarande är det viktiga att säkerställa att systemet uppdateras, har en aktiv förvaltning och att behörigheter till systemet regelbundet ses över.
• Kommunen måste inte ha ett e-arkiv på plats för att klara kraven på digitala detaljplaner, men man behöver ha en strategi för hur planinformationen ska sparas i enlighet med arkivlagen i väntan på ett e-arkiv.
• Kraven för digital arkivering är ett pågående arbete. Håll er uppdaterade! Ta stöd i rapporten som SKR tagit fram Digitalisera plan- och bygglovsprocesser.

Denna del av checklistan behandlar kommunens IT-system som bland annat utgörs av programvaran för att upprätta detaljplanen, system för lagring av detaljplanen samt applikation för att visualisera och tillgängliggöra detaljplanen. Kommunens IT-system utgörs även av övriga interna verksamhetssystem.

Här rekommenderas ett helhetstänk där lösningar för de olika momenten (upprättande, lagring och tillgängliggörande) samspelar, det är viktigt att informationen lagras på rätt sätt från början. Det är därmed viktigt att ställa krav på den programvara för upprättande av detaljplaner som väljs. Detta beskrivs mer detaljerat i följande stycke.

Inför val av IT-system och systemleverantör

• Undersök om kommunen redan ingår avtal med en systemleverantör, eller behöver upphandla en.
• Besluta om kommunen vill köpa en färdigutvecklad produkt eller bedriva nyutveckling.
• Undersök kommunens förutsättningar och behov - vilka övriga system används inom kommunen, kostnad för inköp och underhåll för systemet, planerarnas preferenser och kunskaper inom olika programvaror med mera.
• Ofta kan en informationshanteringsplan vara en bra grund för att säkerställa att hela flödet och alla handlingstyper som påverkas har tagits med i bedömningen
• Om befintligt avtal finns med systemleverantör, undersök om det finns behov av nyutveckling eller om arbetet kommer kräva nya programvarulicenser.
• Undersök kommunens behov av stöd från systemleverantören.
• Om nytt system ska upphandlas förankra beslutet om upphandling av systemleverantör inom hela förvaltningen så att det är hållbart över tid.
• Kommunicera behov och önskemål om IT-system med kommunens IT-avdelning eller enheten som ansvarar för geografiska data för att säkerställa att det IT-system som väljs för detaljplanen är kompatibelt med kommunens övriga interna system och passar in i det helhetstänk som nämnts ovan.
• Fundera över hur IT-system ska användas i ett förvaltningsskede och utred eventuella kostnader för löpande drift, förvaltning och support.
• Undersök kommunens förutsättningar att själva ha kontroll över och kunna erbjuda tekniskt stöd och vidareutveckling av IT-systemen.
• Skapa nätverk tillsammans med andra kommuner för att kunna diskutera för- och nackdelar med olika IT-system.

Val av IT-system

• Specificera vilka krav och förväntningar ni har på den digitala detaljplanen tidigt i processen och basera valet av IT-system på den kravspecifikationen.
• Det är viktigt att IT-systemen stödjer och förenklar för kommunen i sitt arbete att leverera detaljplaneinformation till den Nationella geodataplattformen.
• Kravställ IT-system så att informationen lagras på ett sätt som uppfyller de nya gällande kraven på detaljplaner.
• Det är viktigt att programvaran som används för att upprätta detaljplaner har en koppling till Boverkets planbestämmelsekatalog, samt att det finns stöd för de geometrier som är lämpliga att använda (t.ex. polygon där en bestämmelse utgör en fysisk yta, kunna hantera överlappande bestämmelser, ta höjd för hantering av 3D-bestämmelser). Säkerställ att informationen upprättas på ett sätt som är anpassat även för senare steg med hänsyn till lagring och tillgängliggörande av informationen till den nationella Geodataplattormen enligt den nationella specifikationen, minimal handpåläggning bör krävas. Reflektera över om programvaran lämpligen bör ha koppling till andra verksamhetssystem (tex fastighetsregistret).
• Det rekommenderas att lagring av informationen sker i databas eller liknande (ej i lokala filsystem) för att undvika risken för dubbellagring, varierande struktur på data och för en säker versionshantering.
• Om kommunen väljer att nyttja Lantmäteriets datavärdskap bör kommunen säkerställa att de IT-system som kommunen väljer kan leverera detaljplaneinformation i rätt format till datavärden.

Programvara för att upprätta plankarta samt planbeskrivning:

• Välj en programvara som stödjer och förenklar för kommunen att skapa och leverera detaljplaner enligt Boverkets föreskrifter och planbestämmelsekatalogen, samt de krav som kommer från Lantmäteriets specifikation för detaljplan. Säkerställ att vald programvara klarar av de krav som ställs för att detaljplaneinformationen ska kunna tillgängliggöras via den Nationella geodataplattformen som Lantmäteriet ansvarar för. Säkerställ att kommunen har en lösning som stödjer uppförande av planbeskrivning enligt Boverkets föreskrifter liksom Lantmäteriets nationella specifikation för planbeskrivning.

System för lagring av detaljplaneinformation:

• Undersök om den programvara som kommunen väljer för upprättandet av plankarta och planbeskrivning även inkluderar system för databaslagring av detaljplaneinformation. Om kommunen väljer en lösning där programvaruleverantören tar fram system för lagring är kravställning viktigt, se föregående sida. Oavsett om detta upphandlas eller förvaltas internt är det viktigt att systemet framtidssäkras och att de nya gällande kraven på detaljplaner uppfylls.
• Det är vanligt att systemen inte lagrar de data som man jobbar med när planen byggs upp i exakt samma format som planen senare ska levereras i. I dessa fall är det självklart viktigt att systemet både kan importera från och exportera till den standard som för tillfället är gällande. Möjlighet att exportera är ett måste för att kunna leverera detaljplanen i gällande format och struktur. Möjligheten att importera är viktig i de fall kommunen har en extern konsult som hjälper till att skapa planen. I dessa fall vill man på ett enkelt sätt importera arbetet konsulten gjort för att kunna använda planen internt och sedan exportera till myndigheter och andra intressenter.
• För att få till ett bra flöde och minska tiden som går åt till att importera och rätta data så bör den som upphandlar en konsult att göra planarbete sätta som krav att:
  • Leveransen ska vara enligt gällande standard för utbyte
  • Leveransen ska vara gjord i det koordinatsystem som kommunen använder
• Lantmäteriets datavärdsskap innebär att Lantmäteriet lagrar detaljplaneinformationen för att tillgängliggöra den nationellt, dock har kommunen skyldighet att självständigt kunna uppfylla arkivkraven. Exakt vad Lantmäteriets datavärdsskap kommer innebära och hur kommuner kommer välja att nyttja det är inte helt klart, bevaka utvecklingen och fundera på hur kommunen vill nyttja möjligheten.
• Information som ska bevaras och nyttjas av fler processer bör inte vara inlåst i ett specifikt system utan det är bra om det är i ett format som inte är systemberoende.
• Detaljplaner uppförs med fördel i program som stödjer databaslagring. För kommuner som fortfarande arbetar CAD-baserat och med fillagring så kommer denna lösning fungera för de krav som ställs från och med 1 januari 2022, men flera av de nyttor som kommer med digitaliseringen av detaljplaner kommer inte kunna realiseras på samma sätt.

Applikation för att på ett visuellt sätt tillgängliggöra den digitala detaljplaneinformationen internt och externt

• Välj en applikation som kan stödja kommunen i sitt arbete att på ett visuellt sätt tillgängliggöra den digitala detaljplaneinformationen internt och externt.
• Fundera över hur applikationen ska användas som ett internt handläggarverktyg respektive externt presentationsverktyg i ett förvaltningsskede och utred eventuella kostnader för löpande drift och underhåll.

Kravställning och utveckling av applikation för att visualisera detaljplanen

• Arbeta iterativt med systemleverantören. Då slutresultatet är en digital produkt finns stora möjligheter att göra förändringar under arbetets gång.
• Samarbeta gärna med andra kommuner och där det är passande andra myndigheter i kravställning.
• Definiera tydliga krav gällande livslängd på systemet.
• Säkerställ att systemleverantören dokumenterar källkod, kodbibliotek och övriga beroenden som finns.
• Säkerställ att krav från Tillgänglighetsdirektivet uppfylls
• Förtydliga om det är kommunen, systemleverantören eller båda som äger systemet och hur systemet och källkod får nyttjas.
• Stäm av internt så att uppdateringar i systemet synkas med interna releaser på kommunen.
• Säkerställ att personberoende minimeras genom att spara och vid behov uppdatera systemdokumentation och användarguider.
• Säkerställ att systemet harmonierar med den typ av datastruktur som finns/eftersträvas internt.
• Om ni nyttjar en extern systemleverantör kan det vara en god idé att samordna sig med andra användare av samma system. Sammanställ gärna gemensamma krav och återkoppla dessa till systemleverantören.

Allmänna råd (2020:6) om redovisning av reglering i detaljplan, Boverket

Om lagen om tillgänglighet till digital offentlig service, DIGG

Krav kopplade till externt tillgängliggörande och den Nationella geodataplattformen

• Detaljplaner påbörjade efter 2021-12-31 kommer vara obligatoriska att tillgängliggöra nationellt när de fått laga kraft. Kravställ systemet enligt de tydliga krav som finns enligt Lantmäteriets nationella specifikationer på hur data ska presenteras, levereras, tillgängliggöras etc.
• För en planbestämmelse i en detaljplan som fått laga kraft finns det i specifikationer för detaljplaner beskrivning av hur kvalitetsbeskrivning såsom lägesosäkerhet, ursprung med mera kan redovisas. Läs mer om dessa i specifikationen och säkerställ att ni kan få ut dessa kvalitetsmått. Säkerställ att såväl processer som system kan hantera dessa.
• Undersök om det nationella tillgängliggörandet av detaljplaneinformation kommer att ställa ytterligare krav på era IT-system och externa applikationer. Kommer det krävas uppdateringar eller utföras prestandaförbättringar?
• Om kommunen själva inte vill ansvara för prestanda, drift, upprättande av de tjänster som krävs i och med tillgängliggörandet av den information som de levererar till Lantmäteriet kan kommunen välja att ansluta sig till Lantmäteriets datavärdskap. Kommunen bör i ett tidigt skede besluta sig för om de vill nyttja Lantmäteriets datavärdskap eller ej.
• Om kommunen vill nyttja datavärdskap är det viktigt att kommunen är väl insatt i vad datavärdskapet kan komma att ställa för krav på kommunen, exempelvis krav på hur detaljplaneinformation ska levereras, kvalitetskrav på information, supportorganisation m.m.
• Kommunen behöver kunna tillhandahålla kunskap om den detaljplaneinformation som kommunen levererar till Lantmäteriet fr.o.m. 2022. Kommunen bör således säkerställa att det finns en organisation som är utsedd att svara på eventuella supportärenden på planinformationen som kommunen ansvarar för, som kan ta emot och hantera inkomna supportärenden från Lantmäteriet. Det innebär att det kommer behöva tecknas avtal och sättas upp supportrutiner mellan Lantmäteriet och kommunen. På Lantmäteriets hemsida finns information riktad till producenter, den fylls på allteftersom fler detaljer blir klara.

Nationella specifikationer, Lantmäteriet

Nationell geodataplattform, Lantmäteriet

Förvaltning och support av IT-system

• Ta i ett tidigt skede reda på hur förvaltningen av IT-system kommer att fortlöpa. Ta stöd av de riktlinjer som kommuner har avseende förvaltning, eller titta på en etablerad förvaltningsmodell (till exempel pm3) som ger stöd i att säkerställa att alla delar av systemförvaltning kommer med.
• Kommunen behöver till exempel tillsätta organisation och rutiner kring:
  • Daglig drift och underhåll
  • Dokumentation och specifikationer
  • Användarstöd
  • Ärendehantering inkomna ärenden
  • SLA (Service Level Agreement)-nivåer - dvs vilka tider på dygnet support kan fås, respektive hur snabbt åtgärder ska ske
  • Ändringshantering
  • Versionshantering
  • Vidareutveckling
  • Livscykelhantering
  • Omvärldsbevakning
  • Kommunikation
• Tydliggör om det är kommunen eller systemleverantören som ansvarar för att hålla sig uppdaterad med information om nya releaser eller uppdatering av programvara.
• Tydliggör vilka SLA:er som gäller för drift av IT-system.
• Tydliggör vem som ansvarar för förvaltning och drift av IT-systemen.
• Säkerställ att ni har god förståelse för vilka SLA:er som gäller för era IT-system, både programvara, lagring och applikation för visualisering av detaljplan. Det kan vara en god idé att göra en inventering av dessa och även utbilda organisationen internt.

Denna del av checklistan behandlar kommunens verksamhet och ger rekommendationer kopplade till den löpande verksamheten inom vilken digital detaljplaneinformation kommer upprättas. I denna del lyfts bland annat roller och ansvar, process, samordning och förankring. Dessa är alla viktiga grundstenar för att kommunen ska lyckas i sitt digitala arbetssätt.

Långsiktig förankring och förvaltning av kommunens digitaliseringsarbete

• Transparens och information är viktigt för bred och långsiktig förståelse för vikten av digitalisering. Se till att den digitala detaljplaneinformationen, liksom relevanta underlag för detaljplanerna, blir tillgängliga för kommunens andra förvaltningar/verksamheter. Följ upp om/hur den nyttjas för att säkerställa att informationen används och fortsätter användas över tid. Se vidare rekommendationer under ”Övergripande informationsflöden inom kommunen”.
• Säkerställ att kommunens politiker och högre tjänstemän, liksom de tjänstemän som blir involverade i upprättande av digitala detaljplaner, är införstådda i de externa krav som kommer ställas på kommunen framöver.
• Håll er uppdaterade i pågående regeringsuppdrag och arbetet hos myndigheterna och se till att den informationen delges alla berörda i organisationen.
• Skapa en gemensam bild inom samhällsbyggnadsorganisationen av vad de krav som nu ställs kommer innebära vad gäller förändringar i arbetssätt.
• Låt politiker och förvaltningschefer nyttja de digitala produkterna så att de inte endast ser detaljplaneinformationen i t.ex. PDF-version.
• Kvalitetsgranskning av den digitala informationen behöver ske vilket uppmuntrar till ett systematiskt kvalitetsarbete. Det finns inga krav på det i kommande lagstiftning men kommunen kan med fördel tillsätta en bred grupp med flertal kompetenser som tillsammans ansvarar för att säkerställa kvalitet utifrån de tekniska specifikationerna från lantmäteriet, liksom att krav i föreskrifterna uppfylls samt att upprättande av detaljplaner sker enhetligt inom kommunen. En sådan grupp bidrar till kunskapsuppbyggnad och förankring inom organisationen.
• På samma vis kan en övergripande översyn av kommunens organisation vara lämplig. Det är inget krav, men skapar mervärde för kommunen om kompetens inom geodataområdet liksom IT blir mer inkorporerade i planverksamheten. En digitaliseringsenhet med ett övergripande ansvar kring kommunens digitalisering kan vara ett lämpligt tillskott till organisationen. Placering av GIS- eller geodatakompetens ute i verksamheten kan underlätta omställningen.
• Kommuner som sällan gör en detaljplan kan med fördel söka samarbeten med andra kommuner – både för att få stöd i omställning och med kompetenshöjning internt.

Planprocess för den digitala detaljplanen

• Ha en förståelse för att de nya krav som ställs på digital detaljplaneinformation innebär förändringar i sättet att ta fram detaljplaner, i olika grad för olika kommuner. Med tiden kommer mer effektiva samhällsbyggnadsprocesser kunna uppnås, men till en början kan förändringarna behöva återspeglas i detaljplanernas tidplaner.

Arbetsgrupp

• Detaljplanens projektgrupp bör kompletteras med kompetens som ansvarar för den digitala planinformationens kvalitet. Planinformationen behöver granskas för att säkerställa att den uppfyller krav enligt Boverkets föreskrifter och de nationella specifikationerna samt att planinformationen är korrekt och har tillräckligt hög kvalitet för att publiceras och tillgängliggöras.
• Tydliggör roller och ansvarsområden kopplade till den digitala planinformationen i ett tidigt skede.
• Involvera en kommunikatör i projektorganisationen/utse en kontaktperson på kommunikationsavdelningen som kan bistå med stöd och kvalitetsgranska detaljplaneinformationen på kommunens webbsida.
• För att stärka arbetet med digitalisering av samhällsbyggnadsprocessen med ett stabilt informationsflöde får breda arbetsgrupper med representanter från bl.a. översiktsplanering, bygglovhantering, lantmäteri och geodata än större betydelse.

Handläggning

• Tänk på att tydlighetskravet i PBL 4 kap 32 § alltid ska uppfyllas.
• Grundkarta upprättas enligt Lantmäteriets handledning HMK Digital grundkarta 2020.
• Nyttja planprocessen till att vid behov rätta upp fastighetsgränser. Kvaliteten på fastighetsgränser är oerhört viktig för hur informationen kan användas framöver, så det är bra att hitta rutiner för att rätta upp dessa tidigt i planprocessen.
• Detaljplanen ska upprättas enligt Boverket föreskrifter för detaljplan och planbestämmelsekatalogen, samt Lantmäteriets nationella informationsspecifikation för detaljplaner. Den programvara som plankarta och planbeskrivning tas fram i ska stödja dessa.
• När detaljplanen upprättas, tänk på att produkten nu också utgör planinformation som betraktaren kan tillgodogöra sig på ett annat sätt än en analog plankarta. Den kommer delvis läsas och förstås på annat sätt än tidigare. Varje planbestämmelse ska vara geografiskt kopplad till en yta. Varje yta i kommunens planmosaik ska kunna förstås var för sig. Detta har bland annat bäring på hur planbestämmelser formuleras.
• Planinformationen ska vara lägesbestämd, och det faktum att planinformationen ska finnas och kunna betraktas i en digital miljö, inte längre enbart som PDF eller i utskrivet format, ställer krav på att planinformationen upprättas med en hög grad av exakthet vad gäller respektive planbestämmelses position. Utbredningen av respektive planbestämmelse behöver vara korrekt och begränsas av rätt punkter eller linjer, vilket ställer krav både på hantverket att upprätta detaljplanen samt på att underlag såsom grundkartan är korrekt.
• Planbeskrivningar ska upprättas enligt Boverket föreskrifter för planbeskrivningar samt Lantmäteriets nationella specifikation. Den programvara som planbeskrivningen tas fram i ska stödja dessa.
• Det finns stora fördelar med att jobba digitalt på en gång. Kravet att planinformationen samt planbeskrivningen ska vara digital inträder vid antagande men onödigt dubbelarbete riskeras om man digitaliserar planhandlingarna i ett slutskede.
• Enligt nationella informationsspecifikationen för detaljplaner från Lantmäteriet kan kommunen välja att nationellt tillgängliggöra detaljplaneinformation kontinuerligt under detaljplaneskedet. Detta innebär att kommunen redan vid planuppdrag kan tillgängliggöra planinformationen på den Nationella geodataplattformen och sedan uppdatera informationen allt eftersom under processen. Denna transparens kan vara till stor fördel för kommunen likväl som för andra aktörer med intressen i området.
• Tid bör avsättas för granskning av den digitala informationen. Planinformationen behöver granskas för att säkerställa att den uppfyller krav enligt Boverkets föreskrifter och de nationella specifikationerna samt att planinformationen är korrekt och har tillräckligt hög kvalitet för att publiceras och tillgängliggöras. Kvalitetsgranskning av den digitala planinformationen behöver ske kontinuerligt under planprocessen, minst inför samråd, granskning och antagande.
• Låt den digitala detaljplaneinformationen ligga till grund för eventuella beslut om samråd och granskning.
• Kartlägg vilka instanser som vid samråd och granskning kan ta emot detaljplaneinformationen digitalt och vilka som fortsatt behöver ha planinformationen i annat format.
• Idag har olika Länsstyrelser olika krav på leveransformat. Det pågår utveckling av en digital plattform för kommunikation inom detaljplaneärenden mellan kommuner och Länsstyrelsen. Bevaka den utvecklingen då den påverkar hur och i vilka format data ska levereras till Länsstyrelsen.
• Den digitala informationen ger nya möjligheter för hur detaljplanen kan presenteras och samrådas under samråds- och granskningskeden. Användningen av 3D-modeller liksom digitala verktyg för dialog underlättas.
• Om digitala verktyg för dialog-eller samrådsprocesser utvecklas behöver det tydliggöras för medborgare som deltar i dialog- eller samrådsprocessen på vilket sätt deras synpunkter tas omhand, om de registreras som yttrande i ärendet, hanteras anonymt eller annat.
• Antagna detaljplaner ska sändas till Länsstyrelsen och Lantmäteriet enligt 5 kap. 32 § PBL. Det pågår en utredning om det ska räcka med leverans till den Nationella geodataplattformen, kommunen behöver bevaka huruvida några förändringar sker för hur dessa ska levereras.

Administrativa rutiner

• Upprätta/revidera informationshanteringsplan utifrån den digitala planprocessen och dess digitala planinformation. Den utgör stöd för diarieföring och arkivering av planinformationen.
• Kommunen behöver säkerställa att planinformationen kan arkiveras långsiktigt.
• Förvaltningen ansvarar för informationen i ert arkiv fram till att informationen överlämnas till arkivmyndigheten och den därmed har övertagit ansvaret. Detta innebär att en god dialog mellan förvaltningen och arkivmyndigheten är en förutsättning för en bra och sammanhållen process från att information skapas eller kommer in fram till arkivering i slutarkivet.
• Kommunen behöver säkerställa att planinformationen kan lämnas ut vid begäran om allmän handling. Utlämnande av allmän handling är ofta en funktionalitet som finns i de verksamhetssystem man jobbar i där olika typer av visualiseringar av informationen kan användas för att på ett tydligt och rättssäkert sätt dela information.

Supportorganisation

• Om sådan inte redan finns på plats behöver kommunen tillsätta en supportorganisation för att hantera frågor som kan bli en konsekvens av att planinformationen tillgängliggörs nationellt. Kommunen behöver kunna tillhandahålla kunskap om den information som kommunen levererar till den Nationella geodataplattform fr.o.m. 2022. Kommunen bör således säkerställa att det finns en så kallad 2nd Line Support som kan hantera inkomna supportärenden från Lantmäteriet. Det innebär att Lantmäteriet kommer vara den första kontakten (1st line) in för supportärenden, men där det är frågor som berör kommunens planinformation behöver det finnas en utsedd kontaktperson på kommunen (2nd line) som Lantmäteriet kan skicka vidare ärenden till. Detta kommer att regleras i det producentavtal som tecknas med Lantmäteriet.

Information till producenter i den nationella geodataplattformen, Lantmäteriet